段取りがいい人の特徴とは？効率的な進め方や必要なスキルを解説！
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「段取りがいい人」になることで、仕事の効率が上がる場合がある
「段取りがいい人」の特徴や仕事の進め方を参考にしたい方は多いでしょう。段取りを上手に組んで仕事を進めるには、目標やゴールに沿った適切な計画を立てることはもちろん、突然のトラブルや状況の変化に対応できる柔軟性も重要です。
このコラムでは、仕事の段取りがいい人の特徴や、段取りを上手に組む方法について解説します。段取りを上手に組んで、仕事の効率アップを目指しましょう。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
「段取りがいい人」になると仕事の効率アップにつながる！
仕事の段取りを上手く組めば、無駄な作業が省けて仕事の効率アップにつながるでしょう。
また、ビジネスシーンにおいて「段取り八分、仕事二分」と言われることがあります。これは「事前準備（段取り）をしっかり行えば、仕事の八割は終わったようなもの」という意味があり、仕事の成功における段取りの重要性を表している言葉です。
段取りには、計画性が大きく影響するケースがあります。「いつまでにこれをやろう」「今日はここまで仕事を進めよう」と思っていても、別のことで手が回らず予定どおりに進まないこともあるでしょう。「段取りがいい人」になるためには、先読みする力や想像力などを働かせて、計画的に行動することが大切です。
そもそも「段取りがいい」の意味とは？
「段取り」とは、「目標を達成させるための順序や手順」を指す言葉です。つまり、「段取りがいい」とは、目標達成のための順序を上手に組み立て、物事をスムーズに進められることだといえるでしょう。
たとえば、期限までに提出するべき書類があるとします。書類の内容によっては、顧客や社内での打ち合わせが必要な場合もあるでしょう。また、必要な情報や資料を集めたり、書類の内容をまとめたりする時間も必要です。これらすべての順序や手順を組むことを、仕事における「段取り」といいます。
段取りが上手く組めれば、顧客や社内でのやり取りをスムーズに進め、期限までに質の高い資料を完成させることにつながるでしょう。
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仕事の段取りを上手く組めない理由
段取りを上手く組めなければ、提出期限に間に合わない、顧客との打ち合わせがスムーズに進まないなどのトラブルが発生しかねません。この項では、仕事の段取りが上手く組めない理由について解説します。
一つのタスクに時間をかけすぎている
一つのタスクに時間をかけすぎることで、ほかのタスクに手が回らなくなってしまうケースもあるでしょう。一つのタスクに時間をかけすぎてしまう要因の一つとして、細かい部分へのこだわりが挙げられます。こだわりをもって仕事を行うことは決して悪いことではありません。しかし、自分の抱えているタスク量や業務全体の流れを考慮して、重要度が高くなければそこにかける時間を短縮する必要があります。
タスクの優先順位や時間配分がどうしてもわからない場合は、上長へ相談してみるのも一つの方法です。第三者からチェックしてもらうことで、適切なアドバイスがもらえる可能性があります。
業務を一人で抱え込んでしまっている
周囲を頼ることが苦手な場合、仕事を一人で抱え込んでしまいがちです。一人で業務を抱え込むことで、リソース不足から期限に間に合わなかったり、仕事の質が落ちたりしてしまう可能性があります。スケジュールどおりに業務が進まない場合は、周囲へ相談して助けてもらいましょう。そのためにも、普段から周りとコミュニケーションをとり、協力してもらえる環境を整えておくことが大切です。
周囲を頼ることを過剰に申し訳なく思う必要はありません。自分の状況を伝えることでチーム全体のスケジュール管理がしやすくなるメリットもあるので、一人で抱え込んでしまう前に早めに相談するのがおすすめです。
優先順位を間違えている
優先順位を考慮せずひたすら目の前にある業務に取り組むことは、段取りのいい仕事とは程遠いでしょう。仕事の段取りにおいて、優先順位の見極めは重要です。期限の迫っているプロジェクトや重要度の高いタスクなど、優先順位の高い業務から計画的に進めていきましょう。
優先順位の判断が難しかったり、自分の考えに自信がなかったりする場合は、上長や周囲の意見を聞くことがおすすめです。誤った判断のまま進めてしまうと、あとで大幅な軌道修正が必要になる可能性もあるので注意しましょう。
スケジュール管理が苦手
スケジュール管理に苦手意識があると、仕事の段取りを組むことも難しく感じてしまうかもしれません。なぜなら、スケジュール管理と仕事の段取りを考えることは、よく似ているからです。どちらも、自分の抱えるタスクの全体像を把握したり、優先順位を判断したりすることが重要だといえます。
スケジュールを上手く管理するためにも、まずは目指すべきゴールや目標を明確にしましょう。そのゴールや目標を達成するために「何から取り組むべきか」「どのくらいの時間を要するのか」を一度書き出してみると、スケジュールの管理がしやすくなるのでおすすめです。
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仕事の段取りがいい人の特徴は？
仕事の段取りがいい人は、広い視野で物事を見ている傾向にあります。以下で、段取りがいい人がもっている特徴を4つ紹介します。
1.柔軟な対応ができる
段取りがいい人は、どのような状況下においても適切な対応を得意とする傾向があります。仕事で起こりがちなトラブルを事前に想定し、その都度適切な行動が取れるように準備をしているのでしょう。また、仕事をスケジュールどおりに進めることにこだわらず、「目標の達成」を念頭に置き、段取りを組み直せるのも段取りがいいひとの優れた特徴の一つといえます。
2.情報感度が高い
情報感度の高さも段取りがいい人の特徴でしょう。段取りのいい人は、普段から視野を広げ、さまざまな情報を集めている傾向があります。また、その時々で「今の自分に必要な情報が何か」を理解しているので、有益な情報を蓄えられるようです。
さらに、情報収集が上手い分、コミュニケーションスキルがあり、傾聴力に優れている人が多い点も特徴。常に新しい情報をインプットできる力は、段取りを上手に組み立てるために重要な要素といえるでしょう。
3.周囲に配慮できる
周囲に配慮できる人は、職場環境や仕事状況の小さな変化にも気づきやすいといえます。また、コミュニケーションスキルが優れている人が多いことも特徴。声掛けや業務割振りの見直しなど、さりげないやり取りから信頼関係を築くことで、チームの団結力は向上するものです。つまり、気配りの結果が上手な段取りの形成につながっていると考えられます。段取りのいい人は、「仕事は仲間との協力で進めるもの」と理解しているといえるでしょう。
4.見通しを立てられる
段取りがいい人は、目標の達成に必要な過程を構成することが得意な傾向にあります。物事を適切な順序で進めるには、先読みする力が重要です。起きる可能性があるトラブルの回避はもちろんのこと、トラブルが起きた際の対策を事前にきちんと立てられるのも、段取り上手な人の特徴といえるでしょう。
仕事の段取りを上手に組むための7つの方法
段取りがいい人になるためには、自分がどのような行動をとるべきなのか把握する必要があります。仕事で信頼を得られるよう、以下の7つの項目に取り組んでみましょう。
1.目的・目標（ゴール）を明確にする
段取り上手になるには、目指すゴールを明確にしましょう。たとえば「〇〇円以上の売り上げを目指す」など、数字を盛り込んで具体的な目標を立てると効果的です。また、「〇日までに仕事を完遂する」といった期日の設定も重要。不測の事態が発生する可能性を考慮し、ある程度の余裕をもって期日を設定しましょう。目的（ゴール）をはっきりさせることで、業務の軸がブレるのを防ぎます。
2.作業の事前準備をする
作業をスムーズに進めるためには、事前準備が重要なポイントです。作業手順やTODOの作成、トラブル回避の対処法などを準備しておきましょう。また、目標に対してどのような作業をしなくてはならないのかをリスト化することで、より快適に業務を進行できる可能性があります。
さらに、目的ごとにタスクを分類することも大切です。早く終わるものなのか時間がかかるものなのか、重要度は高いか否かなど、最終的なゴール地点を考えながら分けていきましょう。
3.スケジュールをしっかり組む
目的とともに設定した仕事の期日は厳守しなくてはなりません。また、実際に必要だと感じる日数より長めのスケジュールを確保しておくと、ギリギリになって焦らずに済むでしょう。仕事量や取り掛かる人数などを把握し、余裕のある計画を立てることがおすすめです。
4.作業の優先順位をつける
事前準備の際に分類した作業に、スケジュールと照らしあわせながら優先順位をつけます。優先度の高い作業から着手することで、仕事を効率的に進行できるでしょう。
しかし、目標の達成時期や業務の内容によっても作業の優先順位は変化するものです。段取り良く進めるためには、まず作業それぞれに優先順位をつけて、仕事の全体像を掴みましょう。一度すべてに目を通すことで、納期遅れや対応漏れなどを防げます。
5.計画を実行する
段取り良く計画を実行するには、完璧を求めるのではなく前に進むことも大切です。上手く進められない場合は、早めに上司や関係者に相談し、優先する作業を再度練り直しましょう。また、業務の依頼者に負担をかけないよう、報連相をしっかりと行うことも重要です。
6.評価する
予想と実績を比較し、次に活かせるポイントや反省点などを分析することも段取り上手になるポイントです。段取りの評価を積み重ねることで、次の仕事をより効率的に進めやすくなります。予定よりも早く作業を終了できれば、「仕事が早い」というプラスの評価につながるでしょう。効率的な段取りを組み、生産性の向上を目指すことが大切です。
7.メモをとる
思考の整理やミスの防止のために、こまめにメモをとりましょう。また、メモを見返すことで頭の中の考えや記憶を呼び戻しやすくなります。仕事中にメモをとる習慣がなかった場合、初めは大変に感じることもあるでしょう。しかし、この先仕事で役立ちそうなことを記録する癖をつけておけば、必要な場面が来たときに「事前準備」として活かせるので、段取り上手を目指す場合はおすすめの方法です。
仕事の段取りを上手に組むためには日々の工夫が重要
段取りのスキルを身につけるには、日々の訓練が大切です。たとえば、業務のすべてを自分一人でやろうとせず、必要に応じて周りを頼ることも一つの方法。つい遠慮してしまうかもしれませんが、周りに協力してもらうことで仕事を任せた相手との関係性が深まることもあります。また、通勤の際に隙間時間があれば、メールの確認や情報収集に当ててみることもおすすめです。わずかな時間でも活用できれば、1日の生産性が高まるでしょう。
「仕事の段取りがなかなか上手く組めない」「業務がスムーズに進まず、自信をなくしている」という場合は、仕事内容が自分に合っていない可能性もあります。自分の適職に就くことで段取り上手になれることもあるので、悩みが解決しなくて困っている場合は、転職を考えてみるのも選択肢の一つです。
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仕事の段取りがわからなくなってしまう場合は、優先順位を誤っていたり上手にスケジュール管理ができていなかったりする可能性があります。そのようなときは自分一人で悩まず、周囲の人に相談してみることも一つの方法です。第三者からアドバイスをもらうことで、解決の糸口が見つかるかもしれません。
仕事の悩みを相談できる相手がいないとお悩みの方は、「仕事の悩みを相談できる人がいないときはどうする？窓口機関や対策を紹介」のコラムも参考にしてみてください。
段取り良く仕事を行うためには、目的や目標（ゴール）を明確にし、それを達成するための事前準備や計画を適切に行う必要があります。詳しくは、このコラムの「仕事の段取りを上手に組むための7つの方法」をご覧ください。
段取りを上手に組んで、仕事の効率アップを目指しましょう。
