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仕事の効率が悪いのなら段取り上手になろう!

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【このページのまとめ】

  • ・仕事の段取りとは、目標達成のための道筋を考え、リスクを最小限にする方法を実践すること
    ・効率的な段取りを踏むためには、自分がどんな仕事をしなければならないのかを整理する必要がある
    ・必要な作業をリスト化し、余裕のあるスケジュールを設定するのが大事
    ・段取り上手になるためには日々の訓練が大切

仕事の進め方がわからなくて困っている人はいませんか。
こちらのコラムでは、業務における段取りの情報をまとめました。
段取りの仕方を改善し、作業時間の短縮と生産性の向上を目指しましょう。

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◆段取りが悪いと損をしてしまう!

仕事における段取りとは、目標達成のための道筋を考え、リスクを最小限にする方法を実践することです。
段取りの良し悪しが仕事の効率を左右すると言われています。
どんなに高いスキルをもっていても、段取りが良くなければ、「この人は仕事ができないのではないか」「この人に仕事を任せて良いのか」といった不安を与えてしまう可能性も。

与えられた仕事に対して、何も考えずに着手するのは危険です。
正当に評価してもらえるよう、仕事の段取りを知っておきましょう。

◆仕事の段取り

段取りでは、自分がどんな仕事をしなければならないのかを整理する必要があります。
信頼を得られるよう、以下の項目に取り組んでみましょう。

・目標を明確にする

「○○円以上の売り上げを目指す」など、数字を盛り込んで具体的な目標を立てましょう。
目的をはっきりさせることで業務の軸がブレるのを防ぎます。

・期限、期日を設定する

「○○日までに開発を終わらせる」など、その日までにどのようなスケジュールを組めばいいのかを考えます。
不測の事態が発生する可能性を考慮し、ある程度の余裕をもって期日を設定するのがおすすめです。

・必要な作業をリスト化する

目標に対してどのような作業をしなくてはならないのかをリストアップします。
可視化することでよりスムーズに業務を進行できるでしょう。

・作業を分類する

作業をリスト化したら、次は目的別に分類します。
早く終わるものなのか時間がかかるものなのか、重要度は高いか否かなど、最終的なゴール地点を考えながら分けましょう。

・作業の優先順位をつける

スケジュールと照らし合わせながらどの作業を優先すべきか順位を決定します。
優先度の高いものから着手することで効率的な作業が可能です。

・スケジュールを組む

業務の期日は厳守しなくてはなりません。
実際に必要だと感じる日数より長めのスケジュールを確保しておくと、ギリギリになって焦らずに済みます。

・計画を実行する

計画を実行する際は、完璧を求めるのではなく前に進むことが大事です。
うまく進められない場合は早めに上司や関係者に相談しましょう。

・評価する

予想と実績を比較し、良かったポイントや反省点などを分析しましょう。
段取りの評価を積み重ねることで、次の仕事をより効率的に進められるようになります。

予定よりも早く作業を終了できれば、「仕事が速い」と良い評価に繋がるでしょう。
効率的な段取りを組み、生産性を向上することが大切です。

◆仕事を効率よく進めるコツ

業務の全てを1人でやろうとせず、任せられる業務は周りにお願いしてみましょう。
つい遠慮してしまう人もいるかもしれませんが、タスクを任せることで交流が深まることもあります。

また、通勤などで5分でも10分でもスキマ時間があれば、メールの確認やちょっとした情報収集に当ててみましょう。
わずかな時間でも活用できれば、1日の生産性が高まります。

段取りのスキルを身につけるには、日々の訓練が大事です。
「自分は段取りが下手…」と思っている人も、コラムで紹介した内容を繰り返し実践し、段取り上手を目指しましょう。

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