「仕事を効率化させるにはどうすればいいんだろう？」とお悩みの方もいるでしょう。仕事の効率化には、「優先順位を意識する」「業務のバランスを考える」「無駄なことは省く」などが効果的です。ツールを活用してタスク管理をしたり、書類やデスクトップ上のファイルを整理したりして仕事を効率化することで、労働の負担が軽減することがあります。

このコラムでは、仕事効率化のアイデアや職場環境の大切さについてまとめています。ぜひ参考にしてみてください。

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仕事を効率化させるには？

「優先順位を意識する」「業務のバランスを考える」「無駄なことは省く」などを意識することで、仕事の効率化につながると考えられます。
仕事が効率化されていないと、長時間労働で疲労が溜まりミスが起こりやすくなる可能性が。ミスが多発すると生産性や業務の質が下がり、さらに労働時間が増えるという悪循環に陥ることもあるでしょう。

疲労状態のまま働き続けると身体的にも精神的にも負担になってしまうため、仕事の効率化が大切です。以下で、仕事を効率化させる3つのテクニックについて詳しく紹介していきます。

優先順位を意識する

仕事の優先順位を把握することで、効率的に業務をこなせるようになるでしょう。まずは、自分が抱えている仕事を把握することで優先順位がつけやすくなります。重要度と緊急性を考慮し、以下のように分類するのがおすすめです。

• （1）重要で緊急性が高いもの → 期限のある仕事、クレーム処理、災害対応
  （2）重要だが緊急性が低いもの → 準備や計画、人材育成、技術・サービス品質の継続的改善
  （3）重要ではないが緊急性が高いもの → 来客・電話対応、会議、報告書の作成
  （4）重要ではなく緊急性が低いもの → その他雑務

基本的に、上記の数字順が優先順位になると考えられます。一方で、「（3）は緊急性が高いからほかの業務より優先したほうが良いのでは？」と思う方もいるでしょう。しかし、（3）の業務の中には自分以外の人が行っても問題ないものや、完了しても生産性が上がるわけではないものがあります。緊急性が高いからと慌てて着手するのではなく、手が空いている人に対応を頼むなどすると、職場全体の仕事の効率化につながることが考えられます。また、優先順位の分類で迷ったら、上司などに早めに相談することも大切です。

優先順位を決定する際は、タスク管理のツールを利用するのもおすすめです。ツールの活用をはじめ仕事を上手に進める方法を知りたい方は「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」のコラムも参考にしてみてください。

業務のバランスを考える

あれもこれもと、業務を抱えすぎていないか見直してみましょう。業務を同時進行させることで残業時間がかえって増加したり、締め切りが重なり慌ててしまったり、といったケースに陥ることが考えられます。そのような状態は仕事が効率化されないだけでなく、良い成果を得るのも難しくなるでしょう。

1つの業務にどれだけ集中できるかが効率化において重要なポイントです。同時進行してすべての業務が中途半端になってしまいそうなときは、目の前の業務に集中できるようにほかの人に頼んだり振り分けたりして、効率化を図りましょう。
業務量が多いときの解決方法について詳しく知りたい方は、「仕事が多すぎるのでこなせない！原因と対処法などを解説」のコラムをチェックしてみてください。

無駄なことは省く

勤務時間の中に無駄がないか洗い出してみましょう。ルーチンワークを見直すだけでも、効率化につながることがあります。以下では、会議とメールチェックを例に紹介します。

会議

必要以上に行われる会議が原因で、仕事が効率化されないということも考えられます。たとえば、「目的はないけど会社で決まっている」という理由だけで会議が行われる場合、成果や影響を考慮したうえでやめる決断をすることも重要です。やめることが難しい場合は会議の頻度を下げるという方法もあります。

また、会議中はタイムキーパーを配置するなどして会議の効率化を図りましょう。仕事における時間管理については、「仕事が終わらない人は必見！原因・理由と解決法まとめ」のコラムでも紹介しています。

メールチェック

ビジネスメールのチェック回数を減らせるか見直してみましょう。仕事が効率化されない原因の1つに、メールチェックに時間がかかりすぎてしまうことが考えられます。メールソフトを開きっぱなしにせず、1日のメールチェック回数を2、3回に制限しましょう。また、チェックする時間帯を決めてしまうのも1つの手です。チェックにかかる時間を一定にすることで、仕事の効率化が期待できます。

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仕事の効率化には職場環境も大切

デスクにある書類を整理整頓したり、オフィス内の机の配置を変えて移動しやすくしたり、職場環境を整えてみるのも仕事の効率化に有効といえます。システム面の対策として、パソコンのデスクトップ上にあるフォルダの整理、データの手打ち入力やビジネスメールのテンプレートの作成が挙げられます。

一方で、自分の力だけではどうにもできない場合も考えられます。会社で残業が常態化している、上司との関係が上手くいかない、仕事が自分にあっていないなどの理由で効率化が難しい場合は、転職も1つの手です。「転職エージェントの使い方を解説！利用時の基本の流れと賢い活用方のコツ」のコラムでは転職エージェントについてまとめています。ぜひ、転職活動の参考にしてみてください。

「仕事の効率化を目指せる職場で働きたい」とお悩みの方は、若年層の転職支援に特化したエージェントであるハタラクティブに相談してみませんか？ハタラクティブでは企業を取材したうえで求人情報をご紹介し、リアルな職場環境の雰囲気や仕事内容を事前にお伝えしています。また、面接対策や書類の添削といったサポートも行っているので、転職活動において不安な点があればお気軽にご相談いただけます。転職・就職はぜひハタラクティブにお任せください。

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