仕事の断り方で印象が変わる！注意すべき4つのポイント

公開日：2017/10/24

【このページのまとめ】

・仕事を断ることよりも、クオリティが下がる、納期に間に合わないなどで迷惑をかける方が信用を失う
・仕事の断り方コツは、感謝の意と明確な理由を伝える、曖昧にしない、代案を提案すること
・忙しさや力量不足から仕事を断り続けても、スキルアップにはならない
・断る、断らないの判断基準を身に着けよう

仕事を断りたいけど、イメージが悪くなりそう…評価が下がりそう…と悩み、結局業務を抱え込んでいませんか？
仕事の上手な断り方のコツを学べば、印象や評価を悪くすることなく、上手く業務を調整することができるでしょう。
当コラムでは、仕事を断った時と断らなかった場合のリスク、印象を良くする仕事の断り方、断る際に気をつけるべきポイントをご紹介します。

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◆仕事を断るのはよくないこと？
◆覚えておきたい仕事の断り方　
◆仕事を断る際に気を付けたいこと

◆仕事を断るのはよくないこと？

仕事を断ってしまうと、印象の悪さから人間関係が壊れる、周りからの評価や自分の価値が下がる、次の仕事を任せてもらえない…といった不安が伴い、忙しくても引き受けてしまうという人が少なくありません。

本来であれば、仕事を断ることよりも業務量が増え過ぎて全てが中途半端になってしまう方が良くないこと。大量の仕事を引き受けるとクオリティが下がったり、納期に間に合わなくなったりすることも考えられます。引き受けた時の印象は良くなっても、結果的に周りの人に迷惑がかかり、相手の信頼を失うことにもなりかねません。
自分の能力以上の仕事を安易に引き受けるのは止めた方が良いということを理解しておきましょう。

ただし、単純に「できない」と伝えるだけでは印象が悪くなることがあるので、断り方には気をつける必要があります。
上手に断るにはどうしたら良いのか、下記項目にまとめました。

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◆覚えておきたい仕事の断り方

先の項目で触れたように、断り方次第では今後の人間関係や業務の割当・進行に影響が及ぶ可能性があるでしょう。
上手な断り方のコツは、簡単にまとめると「感謝」「理由」「明言」「代案」の4つのステップを踏むこと。どういうことか、詳しく確認してみましょう。

・感謝

業務依頼は、「この業務を任せても大丈夫」「あなたにぜひやってもらいたい」という信頼感があるからこそ行われるもの。信頼度が低ければ簡単な業務しか任せてもらえず、そもそも「仕事の断り方が分からない…」と悩む機会はないでしょう。

依頼してもらったことに対して感謝の意をしっかり伝えることで、誠意を見せられます。自分の気持ちを伝えることは信頼関係を維持するためのコツでもあるので、「やってみたかった」という意思や興味も示しましょう。

・理由

仕事を断る時に理由は不要、という人も見受けられますが、ビジネスシーンにおいては「なぜ仕事を引き受けられないのか」具体的な理由を添えた方が無難です。

これは、自分の都合だけでなく「スケジュールを上手く調整できないことで依頼主に及ぼす影響（損害）」についても詳しく伝える必要があるため。引き受けても、クオリティを維持できないことを伝えましょう。

・明言

曖昧な断り方は、相手に期待させてしまう要因です。こちらは断っているつもりでもわかってもらえず、頼み込まれてしまうこともあるでしょう。曖昧なまま話が進み、トラブルが発生する場合もあります。
断る時ははっきり「できない」と明言してください。

・代案

「この部分の業務ならできる」「○日までの納期であればできる」「○日からなら参加できる」などの代案を添えるのも誠意を示せる行為です。
スケジュール面や自分の能力面でできるかどうかをきちんと検討したこともわかるでしょう。

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◆仕事を断る際に気を付けたいこと

仕事を断った時にマイナスになるのは、人間関係や業務の割当に関することだけではありません。
忙しいから、力不足だからと断り続けると自分のスキルアップになりません。
忙しい中でもクオリティを下げることなく複数のタスクをこなすこと、自分の実力以上の業務にチャレンジすることは、大きなステップアップに繋がります。

自分のスキル・キャリアアップに繋がるような仕事を断らないよう、断るか断らないかの判断基準を身につけることが大切といえるでしょう。
ただし、クオリティの維持は業務において最優先に考えるべき事項です。判断に迷う場合は上司に相談してはいかがでしょうか。