仕事が多すぎてこなせない！原因と対処法などを解説

「仕事が多すぎてこなせない」と悩んでいる方もいることでしょう。このような状況が続くと、残業やミスが増えるなど業務にさまざまな支障をきたします。それだけではなく、心身の疲労も増えてしまうのです。このコラムでは、仕事が多くてこなせない原因や、効率的に仕事を進める方法などを紹介しています。仕事量が多くてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

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仕事が多くてこなせないときに起こること

どのような仕事においても、繁忙期や複数のプロジェクトが重なるなど、一時的に業務量が増えることはあります。しかし、「仕事が多くてこなせない」状況が日常的にあることは望ましいことではありません。この状況が続くと、以下のような事態が起こると想定されます。

• ・勤務時間内で仕事が終わらず残業することになる
• ・残業時間が長くなり疲れが取れなくなる
• ・疲労からミスが多くなる
• ・ミスを正すための業務が入りさらに仕事が増える

業務量が多いと残業をする必要が出てきますが、仕事が多すぎる場合は残業も長時間化しやすくなります。長時間の残業を続ければ自宅で休む時間が減り、疲労を残したまま、翌日出勤することになるでしょう。

疲れが残った状態で業務を行うと、集中力や注意力が散漫になることからミスが増え、それによってさらに仕事が増えるという悪循環を招きかねません。仕事が多くてこなせない状況は、言葉を換えると「キャパオーバー」の状態です。このコラムと合わせて、「キャパオーバーとはどんな状態？仕事が忙しくストレスが大きいときの対処法」のコラムを読むことをおすすめします。

仕事が多くてこなせない原因

仕事が多すぎてこなせない…こういった状況になる原因として考えられるのは、個人のスキル不足などもありますが、多くは上司や企業に要因があります。仕事が多い原因に関しては、「仕事が終わらない！原因は自分？会社？」のコラムでも取り上げています。ぜひ合わせてお読みください。

上司の割り振りミス

上司が部下の状況や適性、スキルを正しく把握しておらず、割り振りが適切に行われないと仕事がこなせない状況になりやすいでしょう。

また、上司が業務詳細について理解しておらず、「半日で終わるだろう」と見立てたものが実際は2日かかった…というケースも考えられます。本来、上司は部下の状況や適性をしっかりと把握して適切な指示を出す存在。無茶な依頼をする上司であれば、マネジメントスキルやアセスメント能力が不足していると考えられます。

人手不足

部署や企業全体で人手が不足している場合は、一人あたりの業務量がどうしても増えることに。周囲も仕事量が多い状態になるため、「助けてもらえない」「サポートをお願いしづらい」といった状況から、仕事が多すぎてこなせない…となりやすいでしょう。

人手不足は完全に企業側の責任です。退職者がいるにもかかわらず採用活動を行っていなかったり、採用活動は行っていても採用する気がなかったりする場合はより業務が増える可能性があるといえます。

自身のスキルが足りていない

割り振られたタスクや業務に関して、本人のスキルが足りていないことで時間がかかってしまい、ほかの業務にも影響が出て結果的に「仕事が多すぎる」という状態になることも考えられます。

明らかに経験やスキルが見合わない仕事を依頼された場合は、上司のマネジメントミスといえます。しかし、勤務経歴や業務経験から考えて不足はないにも関わらず難しいと感じる場合は、本人のスキル不足でしょう。

自分のタスクを把握できていない

担当しているタスクに優先度をつけず、目の前のものから取り組むといったスケジュールや管理ができないと、仕事がうまく進まずこなせない状況になりやすいです。

一口に仕事・業務といっても、改めて考えてみると「最も重要かつ期日が近いもの」「重要でも期日には余裕があるもの」「期日は近いが優先度は低いもの」など優先度や重要度で分類できるはず。また、「これをやらないと次の業務に進めない」「これを出さないとチームの業務に影響が出る」といったタスクもあるはずです。

こういった優先度や重要度を把握したうえで仕事のスケジュールを組まないと、「重要ではないけど時間がかかるもの」などから始めてしまうことも。優先度や重要度を把握するには自分のタスクについて理解する必要があります。

「仕事が多すぎてこなせない」状況を改善！業務を効率的に進めるには

そもそもの仕事量が多いことは問題ですが、取り組み方を変えることで業務効率が叶うことも。以下に自分で実践できる方法を紹介しますので、参考にしてみてください。

業務の優先度を明確化する

仕事が多すぎると感じたときは、担当している仕事内容をあらためて確認しましょう。そのうえで、前項で紹介した優先度を明確化することが大切です。これにより優先度・重要度の高い仕事から着手でき、納期遅れを防ぐなど効率的に仕事を進められるでしょう。

優先度を明確にするための方法は、「ある法則から仕事の優先順位を決めると業務効率UP！」のコラムにも書かれておりますので、参考になさってください。

完璧を求めない

業務内容によっては、「完璧に」ではなく「速く」を求められるものがあります。スピードを重視されているにもかかわらず完成度にこだわって期日を過ぎてしまうと、せっかく質の高い内容の仕事を行ってもマイナス評価になる可能性があります。仕事を依頼されたときは、納期と内容のどちらを優先させるか上司に確認しましょう。

短時間で終わるものはその場で対処する

次から次へと舞い込む仕事の中には短時間で終わるものもあるため、「30分以下で終わりそうなものは後回しにしない」などルールを決めてその場で対処することをおすすめします。また、「すぐに終わる仕事は朝の1時間に集中して終わらせる」など、溜め込まない仕組みを作ることも大切です。

リフレッシュの時間を設ける

ずっと仕事をしていると考えに詰まったりミスをしたりと、非効率的になりやすいといわれています。そのため、業務の間に席を立ってストレッチをする、外に出て気持ちを切り替える、コーヒータイムを設けるなどリフレッシュの時間を作ることもポイントです。

仕事が多すぎてこなせないときは周りの力を借りよう

前項で紹介した効率化の方法を実践しても、今ひとつ効果を感じられない場合は、周囲の力を借りる方法も検討してみましょう。

まずは上司に相談すること。上司は、あなたの仕事量の多さや内容をしっかりと把握しているでしょうか。特に、会社全体が忙しかったり、社員一人ひとりに仕事を任せる社風だったりする場合は、上司が部下の仕事を把握できていないことも。冒頭で説明したように、上司の仕事の1つに、部下のマネジメントがあります。そのため、上司には現状をきちんと話しましょう。

上司以外に、同僚にも相談して協力を得るのも1つの方法です。仕事は基本的にチームプレーのため、1人の業務が滞ると周囲に影響を及ぼす可能性も。それを防ぐためにも、仕事量が多いときは1人で抱え込まずに同僚や先輩、後輩など周囲の人に協力を依頼して進めましょう。

「仕事が多すぎてこなせない」は退職理由になる？

効率的に進める方法を知って実践したり、上司に相談したりしても仕事が多すぎてこなせない状況が変わらなければ、会社そのものに問題があると考えられます。

先述したように、業務量に対して人員が不足しているにも関わらず採用活動を行わないのは会社の責任。また、特定の従業員に業務が偏っていたり残業や休日出勤が慣例化していたりするのも、会社が根本的な問題解決に取り組んでいないといえるでしょう。

上司に相談しても状況が改善されない、キャリアアップにつながらない、業務量に見合った給与や待遇が得られないといった状況であれば、退職を考えるタイミングかもしれません。「仕事が多すぎる」は立派な退職理由になります。さらに、業務量が多いことを会社や上司が把握しているにも関わらず対策が講じられないのであれば、退職を選んでも仕方ないといえるでしょう。

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仕事が多すぎてこなせないことに関するFAQ

仕事量が多すぎると精神的にも肉体的にも疲労が蓄積し、ミスが増え、また業務が増えるといった悪循環を引き起こしてしまいます。以下のFAQを参考に、仕事量が多いときの仕事の進め方やリフレッシュ方法に関するお悩みを解消しましょう。

仕事量が多くても要領良く進める方法はありますか

「緊急性」と「重要性」を把握し、優先順位をメモして頭の中を整理する習慣をつけてください。「要領が悪いとは？仕事が遅いと悩む方に向いてる仕事と改善法」で解説しているように、人に頼ることを恐れず、集中した後はこまめに休憩をとりながら仕事をすることもポイントです。

どんなに注意してもミスをしてしまいます…

人によってミスしやすい点や内容が異なるため、自分の傾向を把握したらメモや付箋で見える化するのがおすすめです。
自分で「起こりやすいミス」と認識できていれば、チェックリストを作成して段階ごとに確認するなど、自分なりの対策をおこないましょう。「仕事でミスをしたときの対応方法は？防止策や落ち込むときの対処法も解説」でも、具体的な対処法をまとめています。

仕事量が多いことを上司に相談したら能力を否定されました..

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