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ある法則から仕事の優先順位を決めると業務効率UP!

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【このページのまとめ】

  • ・効率的に仕事をするためには優先順位を決めることがポイント
    ・優先順位決めする際は「緊急度」「重要度」から判断する
    ・プラス「難易度」「効果性」も考えて細かく順位を付ける
    ・優先順位を決めたあとは、ToDoリストを活用するのがおすすめ
    ・業務を回せないときには人に頼るという選択も必要
やるべき仕事がたくさんあると「どれから手をつけたらいいのかわからない」という状態に陥ることはありませんか?
どれも重要な仕事かもしれませんが、効率よく業務をこなすためにはまず優先順位をつけることがポイントです。
今回は、優先させるべき仕事を選択する方法をご紹介します。
これを実践すると成果を出すスピードがめきめきとアップし、仕事ができる人になれるかも…。


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◆できる人はやっている!仕事の優先順位決め

与えられた業務を順番にこなしていく人もいれば、仕事の優先順位をつけながら業務をこなす人もいます。
最終的にはどちらも仕事を完了させることはできるのですが、順番が1つ違うだけでその後に続く業務にも大きな影響を与えているかもしれません。
その見極めをするために必要なのが、仕事の優先順位を決めること、と言われています。
とはいっても、業務の一つ一つに順位決めをするのはなかなか難しいものです。ですが、ある考え方を用いることでスムーズに順位付けを行うことができます。

【優先順位は「緊急度」と「重要度」から考える】

業務の中には、緊急を要するものや重要度が高いものがあれば、緊急度や重要度が低い仕事もあります。
しかし、緊急度・重要度だけで仕事の優先順位を決めてもまだまだ絞りきれず、いくつもの業務を手元に抱えてしまいかねません。
このような事態を避けるためにさらに順位決めを行うには、下記のように4つに分類して考えてみるとよいでしょう。

1)緊急度・重要度がともに高い
2)緊急度が高く、重要度が低い
3)緊急度が低く、重要度が高い
4)緊急度・重要度がともに低い

まず言えるのは、「緊急度」が最も大切であるということです。

【「難易度」と「効果性」をプラスしてさらに絞り込む】

さらに絞りこむには、緊急度・重要度に「難易度」と「効果性」をプラスして考えるとよいでしょう。

1)難易度が低く効果性が高い
2)難易度・効果性ともに高い
3)難易度・効果性ともに低い
4)難易度が高く効果性が低い


ここまで絞り込むことで細かく優先順位をつけることができます。
しかし、急に追加業務が舞い込んできた際に判断できない場合には、上司に確認を取るのが無難です。
また、4番目のように「緊急度・重要度がともに低く、難易度が高く効果性が低い」といった業務は、本来やるべきことなのかどうかを今一度考え直してみるとよいかもしれません。
成果が出ない業務をいつまでも続けてしまうのではなく、終わりにするという選択肢もあることを念頭におき、業務の効率化を図ることも大切と言えます。

◆優先順位を決めたあとは、ToDoリストを活用しよう

いざ業務の順位付けを行ったとしても、他の業務が入ったり、新しい仕事を任されたりすることもあるでしょう。
そんなときに役立つのがToDoリストです。

ToDoリストを作成するタイミングは、一日の業務終わりや始業後などがおすすめ。また、ある程度内容を整理してから取りかかるのもよいでしょう。
まずは今日やらなければいけないことや1週間以内にやるべきこと、重要なことといった括りでをリストアップしていきます。その後、緊急度・重要度・難易度・効果性を反映させ、優先順位付けを行いましょう。
さらに、中長期的な業務に関してもリストアップしておくことで、先の仕事にも気を配ることができます。

作成したリストは、手帳やスケジュールの管理ツールなど、いつでも見られる場所に管理しておくのがおすすめです。急な追加業務が発生した際にもすぐに書き換えが行えます。

一つ注意したい点は、リストに振り回されないことです。
あくまでも優先する指標であって、必ずしもリスト通りに実行しなければならないわけではありません。いつでも臨機応変さを身につけておくことも大切です。
周りに業務の進行具合や自分自身の作業効率の良し悪しなど、その時々に応じて対応するといった判断力も重要と言えます。

◆業務を上手く回せない!そんなときに頼れるのは…

ToDoリストを作成しても、業務を上手く回せないこともあるかもしれません。
そんなときには、一人で背負い込まずに周りに助け舟を出すことも大切。
業務が上手く回らない、予定までに完了できそうにない、優先したい仕事が多くて一人ではさばけない…といった事態に陥ることも十分あり得ます。

リスト通りに事が運ばないときには、周りの人に頼ることも時には必要です。また、優先順位の低いものを同じチームのスタッフに割り振ったり、チームで成果を上げる機会を作ったりするなど、全体的にプラスになる方法を考えてみるのもよいでしょう。
その他に、優先度の高い仕事内容を得意とする人がいれば、その人に効率的なやり方を教わるのも一つの方法です。
もし、周りの人に手伝ってもらっても業務に終わりが見えないときには、上司に相談して解決の糸口を見つけてみてください。


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