「要領が悪い人」の特徴とその改善点

2017/05/12

【このページのまとめ】

  • ・要領が悪い人は「優先順位をつけられない」「全体を把握できない」「人に頼ることができない」といった特徴がある
    ・要領が悪い人は「優先順位をつけてリスト化する」「ゴールから逆算して計画を立てる」「自分なりにマニュアルを作る」「時には人に助けてもらう」といった改善方法がある
    ・優先順位をつける時は「重要性」と「緊急性」の高さを重視
    ・努力しても周囲から認めてもらえないのは、今の仕事が適性でない可能性がある

仕事をしていると「また同じミスを繰り返してしまった…」「何で自分はこんなに手際が悪いのだろう…」と、自分のことを「要領が悪い!」と責め、イライラしてしまう人も少なくないのではないでしょう。
でも、そんなあなたはいつも一生懸命で頑張り屋さんなのではありませんか?この場合、目の前のことに一生懸命になりすぎて視野が狭くなっている可能性があります。
今回のコラムでは、「要領が悪い人」の特徴とその改善方法をご紹介していきます。
要領が悪くて悩んでいる方は、ぜひ読んで活用してみてください。

◆そもそも「要領」って何?

「要領」といっても、具体的にはどのようなイメージを持っているのでしょうか?

「スピーディーで手際がいい」
「計画性があって段取りがいい」
「手を抜く部分と力を出すところの使い分けがうまい」
「人を使うのが上手」
「仕事のコツをつかむのがうまい」 etc.

このように「要領がいい」というイメージは人それぞれ違いがあるようです。

仕事に限ったことではありませんが、頭では分かっているつもりでも実際にはうまくいかないこは多々あります。
その中で、今までの失敗を次に活かせる人が「要領がいい」といえるのではないでしょうか。

どうしても、仕事上では「要領が悪い人」よりも「要領がいい人」が評価されてしまいがちです。

では、「要領が悪い人」と「要領がいい人」の違いは一体どこにあるのでしょうか?
それぞれの特徴を見ていきましょう。

◆「要領の悪い人」と「要領のいい人」

要領が悪い人の特徴をいくつか挙げてみます。

【要領が悪い人の特徴】

・仕事が終わっていないのに複数の依頼を受けてしまう
・全体を把握することが苦手
・優先順位がつけられない
・必要以上に仕事を丁寧にしている
・困った時に人に助けを求められない

一般的に「要領が悪い人」は、このような共通点があるといわれています。
やる気は十分にあるのに、周りに「要領が悪い」と言われてへこんでしまう人も多いようです。

次に、要領がいい人の特徴をいくつかみてみましょう。

【要領がいい人の特徴】

・常にゴールや目標を立て、そこから逆算して計画を立てている
・何が最優先かをすぐ把握し、取捨選択している
・1人では難しい仕事は、上手に人に頼ることができる
・同じ失敗を繰り返さないために他の手段を考えられる
・「できなかったら明日!」というように、切り替えが早い
・常に「効率が良い方法」を考えている
・完璧を求めず無理をしていない

「要領がいい人」にはこのような共通点があるようです。
「今やるべきこと」をすぐに把握し、優先順位をつけ、取捨選択することを得意としています。

「要領が悪い人」は、先ほど例に挙げたように「複数の依頼を受けてしまう」ことが多く、優先順位がつけられないことが多いのではないでしょうか?
職種によっては難しいかもしれませんが、複数の仕事を任せられるときは無理をせず「今の業務が終わってからでも大丈夫ですか?」などと事前に伝えておきましょう。周囲の人と上手くコミュニケーションを取ることができるのも「要領がいい人」の特徴です。

「優先順位のつけ方が分からない!」という方は、次の項目を参考にしてみてください。

◆基本的な「優先順位のつけ方」

「緊急性」と「重要性」を把握し、優先順位をメモしておくと頭の中を整理することができます。

【優先順位を決めるポイント】

(1) 重要性:高 緊急性:高
・・・締切日が間近に迫っているもの、お客様のクレーム対応など

(2) 重要性:高 緊急性:低
・・・まだ期限が迫っていない長期にわたる重要なプロジェクトなど

(3) 重要性:低 緊急性:高 
・・・重要でない電話や、重要ではないが締切が近づいている仕事など
 
(4) 重要性:低 緊急性:低 
・・・デスクの整理整頓など

もちろん例にあげたものは業界や職種によって基準は違ってきますが、基本的には「重要性」「緊急性」をポイントに考え優先順位をつけます。
また、その会社の風土や方針によって考え方は変わってくるので、新しい会社に入社して間もないうちは、上司や先輩に何が優先かを聞きましょう。
そして何度か経験を重ねて、その会社の「重要性」「緊急性」を把握し、自分で優先順位をつけられるようになるといいでしょう。

◆今すぐ実践できる!「要領よく仕事を進める方法」

「要領がいい人」と「要領が悪い人」の2つのタイプが存在するのは「得意なこと」「苦手なこと」がそれぞれ違うからだといえるでしょう。
上司や他の社員から教えられたやり方が合わないことだって時にはあります。
この場合、できる限り自分に合ったやり方を模索し創意工夫を加えていくことが大切です。

「要領が悪い人」の改善方法をいくつかご紹介していきたいと思います。

【仕事を要領よく進める方法】

(1) 仕事に優先順位をつけリスト化する
(2) 余裕を持った締切日や時間を決める
(3) 人に頼ることを恐れない
(4) 集中したら少し休憩をとる
(5) 終わらなかった仕事は明日やる

具体的にはこのような方法があります。
次に、それぞれについて詳しくご説明しますので、自分のやりやすい方法を試してみましょう。

(1)仕事に優先順位をつけリスト化する

自分のそれぞれの仕事をリストアップし、優先順位に並べて箇条書きにしましょう。
仕事をしていく上で自分が苦手なこと、時間がかかってしまう部分は何なのか、逆に得意な部分は何かをしっかり把握しておくことが重要です。それを基に計画やスケジュールを立てていきましょう。
そして一つの仕事が終わったら二重線などで消すのがポイント。
この方法はきちんと「達成できた仕事」を目で見て認識できるので、重ねていくうちに自信をつけることにも繋がります。

(2)余裕を持った締切日や時間を決める

仕事には基本的に納期や締切日があります。後から「間に合わない!」と気づいてしまうと、焦ってさらにミスが増える…といったことになりかねません。
そうならないためにも、最終的な締切日より少し早めに締切日を自分で設定し、計画を立てておくのがおすすめです。心に余裕が持てるだけでなく、イレギュラーなことにも対応できます。
一つの仕事量が大きい場合は、部分的に目標設定を行い、着実に一つずつ進めていくといいでしょう。

(3)人に頼ることを恐れない

効率のいい人、要領がいい人は、他の人に上手く甘えたり、ヘルプを出したりすることが上手です。
要領が悪い人は、「人に頼むのは申し訳ない」「人に嫌われたくない」といった気持ちが強く、真面目な方が多いのではないでしょうか?
とはいえ、仕事が終わらなければ結局は周囲に迷惑をかけてしまうことになってします。日頃から頼れる先輩とコミュニケーションを取り、困ったときは相談できるような信頼関係を築いておきましょう。

(4)集中したら少し休憩をとる

人が本当に集中できる時間には限りがあります。そこを無理して集中しようとしてもミスに繋がりがちです。
そこでトイレ休憩を挟んだり少しリフレッシュすると仕事の効率を上げられるでしょう。

(5)終わらなかった仕事は明日やる

今日の仕事を終わらせられなかった場合、落ち込んでしまう人も多いのではないでしょうか。
そうはいっても、必死に頑張って終わらなかったならそれは仕方ありません。「明日はもっと効率的に進めよう」「今日掴んだコツを次に活かそう」と、前向きに考えるようにしましょう。

その他、自分の工夫次第でより効率アップできる方法をご紹介します。
自分で考えながらオリジナリティを加えることで、仕事へのモチベーションもきっと上げられるでしょう。

<独自のマニュアルを作る>

自分のためにマニュアルを作ってみるのも一つの方法です。
マニュアルを自分で作ることで頭の中を整理することができ、複数の事柄に優先順位をつけやすくなります。
同じ失敗やミスを繰り返さずに済み、効率よく仕事を進められるというのが大きなメリットです。
また、自分なりに分かりやすく重要ポイントをまとめているので、新人の方が入ってきた時に分かりやすく教えたり質問にすぐ答たえられたりできます。

<便利グッズやツールを有効に使う>

パソコンを使用している人はパソコン画面に付箋紙を貼ったり、パソコン内にある便利ツールを使用するのも一つの方法です。
携帯電話を使用できる場合は、リマインド機能やタスク管理といった便利なアプリを駆使することで、より効率的に仕事が進められうようになります。
最近では便利なグッズやパソコンの無料ツールなどが充実しているので、そういった新しい便利グッズを使ってみるのもいいでしょう。
ネットで調べるとたくさんの情報が載っているので自分に合いそうなものをリサーチしてみましょう。
パソコンやスマホにあまり詳しくない人は、周囲の人に聞いてみるとおすすめのアプリやツールを教えてもらえるかもしれません。

◆「要領が悪い」ことで悩みすぎる必要はない

自分の「要領が悪い」部分に気づき改善したいと思っているということは、あなたには向上心があるということです。
あまり落ち込みすぎる必要はありません。大切なのは「失敗から学び、次にどれだけ活かせるか」なのではないでしょうか。
まずは冷静になって心に余裕を持ち、いつも頭の中を整理できる状態にしておきましょう。

【仕事のスピードが著しく落ちた・ミスが大幅に増えた】

このような場合、いつも時間に追われて仕事のことばかり考えている人が多いのではないでしょうか?
最近ではメンタルヘルスも仕事にとって重要な要素として考えられています。「無理をしすぎない」ということも、要領よく仕事を進める秘訣といえるでしょう。
大きな不安や悩みを抱えている人はストレスが溜まり過ぎている可能性があります。まずは身近な人に話をしたり専門家に相談してみることをおすすめします。

【努力しても周囲から評価してもらえない場合】

自分なりに努力して頑張っていても、周りからは認めてもらえられず悩んでいる方も少なくありません。
この場合、自分の考えと会社の考え方がマッチしていない可能性があります。
人はもちろん、会社によって価値観や考え方は様々です。ビジョンに共感できる企業へ転職することで問題が解決できる場合があります。

◆思い切って転職したい!そんなときはハタラクティブへ

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