仕事が早い人の特徴とは?効率的に作業するコツについて

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【このページのまとめ】

  • ・仕事の早い人には理解力が高い、段取りが良い、整理整頓しているなどの共通の特徴がある
    ・仕事が早くなるには、スケジュール管理や優先順位の決定などコツがある
    ・努力しても改善されないなら、仕事の内容そのものが自分に合っていないのかも
    ・仕事内容が合わないときは、配置転換や転職などを検討するのも1つの方法

自分の仕事のスピードで悩んだことはありませんか?職場に仕事の早い人がいると羨ましくなったり、もしかして自分は仕事が遅いのでは…要領が悪いのでは…と不安になったりしたことはありませんか?
仕事が早いと言われる人には特徴があります。それを知って、真似をしてみるだけでも仕事のスピードアップが望めるかもしれません。

◆仕事が早い人の特徴

まず、仕事が早い人にはいくつか共通した特徴があります。

・理解力が高い

与えられた仕事をきちんと理解する能力が高い人が多い傾向にあります。
ここで言う理解力とは、仕事がどんなものかだけではなく、相手がどの程度の納期でどのくらいのクオリティであげてほしいのか、何を重視してほしいのか、などしっかり相手の意図を汲んで仕事をすることです

・段取りが良い

仕事の段取りが良いのも特徴のひとつと言えるでしょう。
何から手を付ければ良いのか、この件は誰に確認を取れば良いのか、どの書類は後回しにしても間に合うのか、いつまでに何を終わらせれば良いのか、などをしっかり自分で把握できていると、自然と仕事の効率も上がります。

・整理整頓をしている

仕事の早い人の特徴として、整理整頓がされていることもあげられるでしょう。
デスク周りはもちろんのこと、パソコンのデスクトップも綺麗に整頓されているという人が多いようです。これは、デスク周りやデスクトップが整理整頓されていると、必要な資料などをすぐに取り出せたり、すぐにファイルの確認ができたりするからです。何かを探す無駄な時間を省くことができます。

・趣味の時間をもっている

仕事とは関係ないように思えますが、仕事の早いと言われる人は趣味をもっている人も多いようです。
趣味の時間を確保するというより、仕事から離れてうまくリフレッシュができると、仕事も効率よくこなせるでしょう。人間が集中できる時間はそれほど長くないので、休日に限らず、仕事中にもうまく休憩を挟んでリフレッシュすることが大切です。

◆仕事が早くなるためのコツ

仕事の早い人の特徴をみてきましたが、ではそれを真似するには具体的にはどうしたら良いのでしょうか?

・仕事に優先順位をつけて取り組む

これは、上記の段取りが良いという点に繋がります。
いくつも仕事を抱えているときに、指示された順、目の前にある順に進めていくと、納期に間に合わないこともあるのではないでしょうか?最初に仕事の優先順位をきちんと決めてから取り組むことで、必要な業務を納期までに終わらせることができるでしょう。

・すべての業務で100点を目指そうとしない

これも上記の段取りが良いと、理解力があるという点に繋がるでしょう。
全ての業務に最初から全力で取り組み、完璧を目指してしまうと、当然ながらほとんどの人は時間がかかります。
本来80%で問題ない仕事で100%のクオリティを目指して無駄に工数をかけたり、完璧を目指すあまりチーム全体の業務が滞ったり、相手が求めていない点に全力を尽くしていたのでは、本末転倒でしょう。

・スケジュール管理を行う

スケジュール管理と一口に言っても、いくつかの事が考えられるでしょう。
いつまでに何を終わらせれば良いのか把握する、必要に応じて周りのスケジュールとも調整する、何にどれだけ時間をかけるのか決める、なども挙げられます。また、自分の抱えている業務を書き出し、タスクリストを作ることや、ゴールを決めて、目標や期限に合わせて逆算して仕事を進めるのも、スピードアップには効果的なのではないでしょうか。

・周囲に頼る

自分一人で大量のタスクを抱えていても、できる業務量や時間は限られてくるので、非効率的です。
また、自分で抱え込みすぎて結局納期に間に合わない、ということになれば周りにも影響が出てしまいます。そうなる前に、分からないことは誰かに訊く、必ずしも自分でなくても良い仕事はチームの誰かにお願いしてみる、など周囲を頼ってみてはいかがでしょう。

◆要領の良さは適性にも関係する

ここまで、仕事の早い人の特徴や、早くなるためのコツをみてきましたが、もし努力をしても改善されない、どうしても仕事がうまくいかない場合は、もしかすると仕事の内容そのものが向いていないのかも知れません。
その場合は、上司に配置転換などを申し出てみましょう。業務内容が変わると仕事が早くなる可能性もあります。

また、転職も選択肢の1つ。自分の仕事の適性を知りたい、もっと自分に合った仕事を見つけたいという方は、ハタラクティブまでご相談ください。
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