仕事のスピードについていけないのはなぜ？速度を上げる8つのコツを解説

仕事のスピード感についていけないと感じている方のなかには、「なぜ自分は仕事が遅いのだろう…」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。また、仕事が早い人は、普段どのように業務を行っているのか知りたい方もいるでしょう。非効率な仕事の進め方をしていると、周囲のスピード感についていけないと感じる場合があります。このコラムでは、仕事のスピードを上げるコツを8つ紹介するので、参考にしてください。

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仕事のスピード感についていけないと感じる理由

仕事のスピード感についていけないと感じる理由には、「完璧主義になり過ぎている」「非効率な進め方をしている」「自分の作業だけを重視している」などが挙げられます。以下で詳しく解説するので、自分に該当する箇所がないかチェックしてみてください。

完璧主義になり過ぎている

完璧主義になり過ぎていると、「仕事のスピード感についていけない…」と感じやすいでしょう。正確に仕事をするには、確認作業を行うのは大切です。しかし、内容に完璧さを求め過ぎると、確認作業に追われ、想像以上に時間が掛かってしまうこともあります。仕事をするうえでは、ミスがないかを確認しつつ、作業にどのくらい時間が掛かっているかを意識するのが重要です。

非効率な進め方をしている

非効率な仕事の進め方をしていると、周囲のスピードについていけないと感じる場合があるようです。特に、スピードが重視される業務で非効率な進め方をしていると、「ついていけない」「合わない」と感じてしまうことも。たとえば、仕事の優先順位を考えずに、緊急度の低い作業から取り掛かるのは非効率です。プロジェクトに関連のない作業に時間を掛けることも、効率的とはいえません。作業の重要度や緊急度など、順序を冷静に見極めて効率的に仕事を行わないと、納期間近になって焦ったり、自分が今やるべき作業を見失ったりしてしまいます。

自分の作業だけを重視している

ほかの人が何をしているかを見ずに、自分の作業だけを重視していると、仕事のスピード感についていけないと感じることがあります。会社に属して働く場合、自分の力だけでは仕事を完結できません。仕事は同僚やチームリーダー、別の業務を行う人など、さまざまな力が影響し合って成り立っているのです。自分の作業に集中力をもって向き合うのは大切です。しかし、チームの一員として役割を果たすためには、周囲の進捗状況にも目を向ける必要があります。「仕事が遅い人の特徴とは？改善方法はあるの？」のコラムでは、「仕事が遅い」と思われやすい人の特徴やスピードアップのためにできることを解説しているので、あわせてご覧ください。

仕事のスピードを上げる8つのコツ

ここでは、仕事のスピードを上げるコツを以下の8つに分けて紹介します。

・優先順位を見極める
・仕事の目的を明確にする
・「やるべきこと」をリストアップする
・作業の終了時間を決める
・自分以外の人に仕事を割り振る
・メールはすぐに返信する
・技術や知識を高める
・できない仕事は断る

「仕事のスピードが早い人は何をしているの？」「行動のスピードを上げるには？」と疑問に思う方は、以下の内容を参考にして、できることから始めてみましょう。

1.優先順位を見極める

仕事のスピードを上げるには、優先順位を見極めることが重要です。具体的には、「緊急度」「重要度」が高い、あるいは「時間を要する仕事」を、優先的に取り掛かるべき作業と判断すると良いでしょう。比較的容易な作業や緊急度が低い内容は、隙間時間を利用して行います。このように、優先順位を決める基準を理解しておけば、途中でタスクが増えた場合も、着手する順序に迷わないでしょう。

2.仕事の目的を明確にする

作業のスピードを上げるには、仕事の目的を明確にすることも大切です。「何を求められているのか」「この仕事の最重要事項は何か」を自覚したうえで、作業を進める必要があります。たとえば、「納期までにA～Cの項目を完了して欲しい（D～Fは急ぎではない）」という要望の場合、A～Cに集中して取り組めば良い訳です。反対に、「●●という結果が出るまで調査・研究を続けて欲しい」と要望された場合は、納期よりも内容のほうが重要な目的だと判断できるでしょう。

3.「やるべきこと」をリストアップする

「やるべきこと」のリストアップは、仕事のスピードを上げるために有効です。すべての作業をリストアップすることで、自分が抱えている仕事を可視化できるので、優先順位が決めやすくなります。また、リストアップした作業一つひとつに掛かる時間や、期限などを把握できるので、全体のスケジュールを管理するうえでも役立つでしょう。

4.作業の終了時間を決める

仕事のスピードを上げるためには、作業の終了時間を決めておくと良いでしょう。終了時間を決めると、どうすれば効率良く完了できるかを意識しながら、作業に当たれるようになります。また、複数の業務を同時進行している場合も、一つひとつの終了時間を決めておくことにより、進捗状況の確認がしやすいでしょう。

5.自分以外の人に仕事を割り振る

仕事を1人で抱え込まずに自分以外の人にも割り振ると、作業を効率良く進められるでしょう。たとえば、同じ作業を複数の人数で行えば、処理のスピードを上げられます。また、自分の業務をほかの人ができるようになれば、個人の成長だけでなくチーム全体としての成長が見込めるでしょう。ほかにも、自分以外の人に仕事を割り振ることで、多様なアイディアが生まれるというメリットもあります。

6.メールはすぐに返信する

メールの返信を早くするのも、仕事のスピードを上げるためのコツです。仕事の依頼主とのやりとりがスムーズに進めば、問題点や改善策も発見しやすいので業務が早く進みます。また、関係各所と何度もコミュニケーションを図れば、信頼関係を深めることにも繋がるでしょう。

7.技術や知識を高める

仕事のスピードを上げるには、自分の技術や知識を高めることも大切です。たとえば、ITに関する知識を学んだり、機械を扱う技術を身につけたりすることが挙げられます。仕事に活かせる技術や知識が豊富なほど、解決策を見出しやすくなるので、効率良く作業を進められるのです。「仕事のスピード感についていけない…」と感じる場合、まずは自分が行っている業務に関連する本を読んだり、インターネットで情報を集めたりしてみると良いでしょう。

8.できない仕事は断る

「自分では処理できない」もしくは、「引き受けたとしても納期に間に合わない」という仕事は、断る勇気も必要です。ただし、トラブルを避けるためには、具体的な理由を説明しなければなりません。先述したように、まずは自分が抱える仕事をリストアップしたうえで、優先順位を決めます。そして、「自分が引き受けるとチームに迷惑を掛けてしまう」「ほかの仕事のスピードが遅くなってしまう」などの理由を伝えましょう。仕事のスピードを上げるコツは、「できる人はどうしてる？仕事を早く終わらせるコツとは」のコラムでも紹介しているので、あわせてご覧ください。

仕事のスピードが早いとどんなメリットがある？

ここでは、仕事のスピードが早いことによって得られるメリットを解説します。

残業時間を減らせる

仕事のスピードが早いメリットは、残業時間を減らせることです。残業時間が減れば、そのぶんプライベートな時間が増えます。スポーツをしたり映画を観たりして、リフレッシュする時間を多く捻出できるでしょう。また、空いた時間に資格の勉強をすれば、自分の知識を高めることもできます。日頃からプライベートを楽しんだり、知識の向上を図ったりしておくと、仕事への意欲も高まり、さらにスピードアップできるようになるでしょう。

成果を上げやすい

仕事のスピードが早い人は、ほかの人と比べて作業の量が多いので、そのぶん成果を上げやすくなります。「成果を上げる＝会社の利益」になるため、評価を得て昇給できる場合も。また、会社からの信頼が高まれば、より責任のある立場へ昇進できたり、重要な仕事に挑戦したりするチャンスも得られるでしょう。

仕事のスピードが早い人が行っている5つのこと

ここでは、仕事のスピードが早い人が行っていることを、以下の5つに分けて紹介します。

・朝早く起きる
・体調管理を心掛けている
・整理整頓している
・チームの進捗状況を把握している
・コミュニケーションを図っている

解説を読んで、すぐに真似できることがあれば試してみましょう。

1.朝早く起きる

仕事のスピードが早い人は、朝早く起きる習慣をもっているでしょう。朝早く起きれば、1日の流れや最新情報、あるいは忘れ物がないかなどを、しっかりと確認したうえで仕事に向かえます。また、朝食をしっかりとり、頭が冴えている状態で作業に取り掛かれば、ミスも減らせるでしょう。

2.体調管理を心掛けている

仕事を効率良く進めるには、心身の健康は欠かせません。そのため、仕事のスピードが早い人は、身体の健康維持を図るだけでなく、精神的にもストレスを溜めないよう心掛けているようです。日頃から食事や運動に気を遣ったり、仕事以外の人と交流したりする時間を大切にしています。

3.整理整頓している

仕事のスピードが早い人は、身の回りの整理整頓を心掛けています。なぜなら、どこに何があるか分からなくなると、「ものを探す」という無駄な時間が生まれてしまうからです。整理整頓していれば、必要なときに必要なものをすぐに取り出せるので、作業に集中できスピードも上げられます。デスクの上や中、バッグの中、パソコンのファイルなどは、分かりやすく仕分けしておきましょう。

4.チームの進捗状況を把握している

チームの進捗状況を把握することは、仕事のスピードの早さに関連しています。「周囲の人は今何をしているか」「遅れている作業／手が空きそうな人はいないか」など、視野を広くもって作業を進めているのです。仕事のスピードが早い人は、自分だけでなくチーム全体を把握しているので、トラブルや急な変更点があったときも、素早く対応・調整を行えます。

5.コミュニケーションを図っている

業務を円滑に進めるためには、コミュニケーションを大事にして、信頼関係を形成することが重要です。仕事のスピードが早い人は、同僚や上司はもちろん、別の部署の人や取引先など、さまざまな人との関わりを大切にしています。コミュニケーションを図るときは、「他者の意見を真摯に受け止めること」「自分の意見を正確に伝えること」を心掛けましょう。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

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