転職活動でメールを送るときの注意点は？返信方法についても例文付きで解説

転職活動中は、メールで企業とやり取りすることもあります。事前に、転職活動用のメールアドレスを用意しておくと良いでしょう。また、採用担当者からメールが送られてきたときは、できるだけ24時間以内に返信するようにします。記載内容については、件名・本文ともに分かりやすく、簡潔にまとめることが大切です。当コラムでは、面接日程の調整をメールで行う際の例文も記載していますので、参考にしてください。

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転職活動中に企業へメールを送るときの基本マナー

転職活動中にメールで企業と連絡を取り合うことはよくあります。メールのマナーが正しく身についているかどうかで、採用担当者の抱く印象が大きく変わることもあるでしょう。実際にメールのやり取りをする際は、以下のマナーを心得ておきましょう。

早めの返信

企業からのメールを受信したら、返信は早いに越したことはありません。なるべく24時間以内の返信を心がけましょう。ただし、返信が深夜になってしまうと、企業側に「不規則な生活を送っているのでは？」と不安を抱かせてしまう恐れも。返信する際は、時間帯にも注意が必要です。基本的には、応募先企業の就業時間に合わせて返信すると良いでしょう。

わかりやすい件名

企業は一日に多くのメールを受信しています。件名で内容を判断できないと、せっかく送ったメールが埋もれてしまう事態にもなりかねません。それを防ぐためにも、メールの件名はひと目で用件が分かるものが望ましいです。誰からのメールか分かるよう、件名に自分の名前を添えておくとさらに良いでしょう。企業からのメールに返信する場合は、件名についている「Re:」をそのまま残すようにします。採用担当者からすると、「Re:」が残っていたほうが返信メールに気付きやすいためです。

結論から先に伝える

用件を伝える際は、先に結論から述べるようにしましょう。最初に用件を伝えることで、採用担当者はその後の内容を理解しやすくなります。先に結論を伝える方法は、メール以外にもさまざまな場面で活用できるので、ぜひ取り入れてみてください。

今までの本文は残しておく

本文中に今までのやり取りが残っている場合は、消さずに残しておきましょう。これまでのやり取りを遡りやすくしておくことで、お互い返信がスムーズになります。

もし、企業訪問の際のメールマナーについて知りたいということであれば、「企業訪問のメールマナーを確認しよう！お礼や返信はどうする？」が参考になりますので、ぜひチェックしてください。

転職活動中のメールは流れに沿って作成する

メールの本文は、以下の構成で成り立っています。

宛先

まず、志望先の会社名と部署名、採用担当者の氏名を書きましょう。会社名は（株）などの略称は避け、「株式会社○○」というように正式名称で表記します。採用担当者の氏名に「様」をはじめとする敬称をつけることも忘れないようにしましょう。

挨拶

企業とのやり取りが初めてのときは「お世話になります。〇〇と申します」と書きましょう。2回め以降は「お世話になります」を「お世話になっております」に変えるのがポイントです。続けて、「○次選考のご連絡ありがとうございます」というように、選考の進捗に合わせた文言を添えると良いでしょう。

用件

採用担当者の負担にならないよう、用件はわかりやすく簡潔に伝えるのがベストです。前項で述べた「結論から先に」を心がけましょう。

締め

「ご多忙の中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」というように、相手への感謝や謙虚な姿勢を示す文言で本文を締めましょう。

署名

自分の氏名や住所、連絡先（メールアドレス・電話番号）を最後に記載しましょう。本文との区切りとして、「-」や「=」などで線を引くと見やすくなります。

以上の構成で文章を組み立てていけば、見やすいメールに仕上がります。

転職活動中のメールで気をつけたいポイント

下記の要素があるメールは印象ダウンに繋がる恐れがあるので、避けましょう。

転職活動シーンにふさわしくないメールアドレス

「たかがアドレスで？」と思うかもしれませんが、採用担当者の中には気にする方も一部いるようです。転職活動では、以下のようなメールアドレスはなるべく使わないようにしましょう。

キラキラアドレス

プライベートで使用するような、いわゆる「キラキラアドレス」の使用は、転職活動では避けましょう。たとえば、恋人や好きなアイドルの名前といった私生活を匂わせるものや、「love」「princess」などのビジネスシーンでは適さないような単語を取り入れたものは控えるのが無難です。

現在の会社で使用しているアドレス

現在勤めている会社のメールアドレスも、転職活動では使用しないことをおすすめします。志望先の企業から「公私混同している」と思われる可能性が高いためです。現在の会社に転職活動を知られてしまうリスクを回避するためにも、使用は避けましょう。

おすすめなのは、フリーメールで転職活動用のアドレスを取得しておくこと。プライベート用と分けることで大切なメールが埋もれる心配もありません。また、シンプルなメールアドレスを設定すると良いでしょう。
メールアドレスを履歴書に記載するポイントについては、「履歴書へのメールアドレスの書き方とは？書く際のポイントと注意点を解説」でまとめているので、気になる方は併せてご確認ください。

過剰な装飾

色付きの文字や太文字、一部文字サイズやフォントの変更など、文章の過剰な装飾は避けましょう。相手の環境によっては反映されず、メールが見にくくなってしまう可能性があります。

敬語の誤用

メール内容に問題がなくても、敬語の誤用があると台無しになってしまいます。「ご苦労様」や「お世話様」などのような、本来は目上の人が目下に用いる言い回しをしていないか、念のため確認しておきましょう。「ご覧になられる」や「伺わせていただきます」といった二重敬語にも注意が必要です。「敬語をきちんと使えている自信ない」という方は、「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」で詳しく取り上げているので、併せてご覧ください。

文字の詰め込みすぎ

改行がなく、文章を詰め込みすぎているメールは、読んでいる相手が負担を感じてしまいます。なるべく1文は短くまとめ、必要に応じて改行や段落を入れるようにしましょう。

転職活動のシチュエーション別メール例文

これまでの項目を踏まえた例文を、シチュエーションごとに分けて紹介します。

企業から提示された面接日を選ぶ場合

自分のために面接日を調整してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。面接の希望日を選ぶ場合は、企業が指定した日時を引用する形が望ましいです。

〈例文〉

件名：Re:面接日のご案内

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になります。畑楽花子と申します。

このたびは面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました中から、下記の日程にてお伺いします。

日時：○月○日(曜日)　○時～
場所：○○ビル　○階

ご多忙の中日程を調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

==================================
畑楽　花子
〒○○○-○○○○
×××県××市××○-○
電話：080-○○○○-○○○○
メール：×××@×××.jp
==================================

自分で面接日を提示する場合

企業側から面接の希望日時を聞かれた場合は、日程の候補を3つ以上挙げるようにしましょう。

〈例文〉

件名：Re:面接のご連絡

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になっております。畑楽花子と申します。

このたびは、面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
私の面接希望日時を、以下に記載させていただきます。

・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～

上記の日程から調整いただくことは可能でしょうか。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

==================================
畑楽　花子
〒○○○-○○○○
×××県××市××○-○
電話：080-○○○○-○○○○
メール：×××@×××.jp
==================================

面接日の再調整が必要な場合

一度決めた面接日の再調整をお願いする場合は、本来ならば電話で伝えるのが望ましいです。どうしても担当者と連絡がつかなかったら、メールを送りましょう。

〈例文〉

件名：面接日程再調整のお願い

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になっております。畑楽花子と申します。

先日は面接のご連絡をくださり、誠にありがとうございました。

○月○日(曜日)○時に面接のお約束をしておりましたが、現職の業務の都合により、お伺いすることが難しくなってしまいした。
大変申し訳ございません。

先程お電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。

こちらの都合で大変恐縮なのですが、以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。

・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～

後ほど再度お電話させていただきます。
ご多忙の中お手数おかけしますが、ご検討いただけますようよろしくお願い申し上げます。

==================================
畑楽　花子
〒○○○-○○○○
×××県××市××○-○
電話：080-○○○○-○○○○
メール：×××@×××.jp
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採用となると、面接に意識が行きがちですが、採用担当者はメールの文面もしっかりチェックしています。メールでやり取りをするときは、相手に失礼のないよう細心の注意を払いましょう。

転職活動時には、メール以外にも覚えるべきマナーがたくさんあります。転職エージェントを活用して、それらのマナーを着実に身につけていくのがおすすめです。
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