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送付状のテンプレートあり！文書に添える意味や就活マナーも解説
更新日
この記事のまとめ
- 送付状のテンプレートを作成する前に、その目的や内容について理解することが大切
- 送付状を添えることで「誰が」「何を」送ったのかがひと目で分かる
- 送付状には「送付日」「宛先」「差出人」「件名」「本文」「書類詳細」を入れる
- 履歴書や応募書類を郵送する際は送付状を添えるのが就活のマナー
- 書類を手渡しする場合は送付状を添える必要はない
- Web上の無料テンプレートを使用する際は就活用のシンプルなデザインのものを選ぶ
送付状のテンプレートがあれば、就活時の書類準備がスムーズです。送付状はwordで簡単に作成できるほか、Web上の無料テンプレートを用いる方法もあります。個人用のテンプレートを作る際は、送付状の持つ意味や役割をきちんと理解したうえで作成することが大切です。当コラムでは、テンプレート作成のヒントはもちろん、送付状を郵送するときのマナーについてもお伝えしています。
送付状のテンプレートを作成する前にその目的や内容を知ろう
送付状とは、相手に書類や物品を送る際に一緒に添える書類のこと。送り状、添え状、カバーレターとも呼ばれています。就職活動や転職活動時においては、履歴書や職務経歴書、エントリーシートといった書類を送る際に送付状を添えるのが一般的です。
送付状の目的
送付状の目的は、「誰が」「何を」送ったのか分かりやすくすることにあります。送付状を見れば、どういった内容の書類が何枚同封されているか分かるため、受け取った側も確認や管理がしやすい点がメリットです。また、送付状には送付先への挨拶という意味もあります。送付状を添えることで、相手に「ビジネスマナーが身についている」という印象を与えることができるはずです。就活シーンに限らず、企業に向けてなにかを送付する際は、送付状を添えると覚えておくと、いざという時に迷わずに済みます。送付状については、「転職時の書類郵送…送付状は必要？」のコラムでも取り上げているので、併せてご覧ください。
送付状のテンプレートに入れる内容
送付状のテンプレートには、差出人や用件、同封した書類の詳細などについて記載します。実際にどのような内容を記載すれば良いのか、詳しく見ていきましょう。
送付日
書類の右上に送付日を記載します。送付日は書類を作成した日ではなく、実際に送付する日です。郵送の場合は投函する日付を書きます。送付日については「送付状の日付はいつが正解？応募書類を送る時のマナーを解説」のコラムでも触れているので、ぜひご覧ください。
宛先
送付先となる相手の会社名と部署名、担当者名を正しく記載します。略称や通称ではなく、正式名称を記載するのがマナー。日付から1行空けて、左上に記します。
差出人
宛先から1行空けて右側に、差出人の情報を書きましょう。ビジネスであれば所属企業を書きますが、就職や転職の場合は個人の住所と電話番号、氏名のみで問題ありません。
件名
自分の氏名から1行空けた中央に、「書類送付につきまして」「応募書類の送付について」「応募の件」などの件名を記載します。サイズは、ほかの文字より少し大きめに設定するのがポイントです。
本文
頭語と時候の挨拶を記載したあとに、要件を伝える主文を書きます。就職や転職の添え状の場合、簡潔な自己PRを載せても良いです。末文は「面接の機会をお願いします」といった内容でまとめ、頭語に呼応する結語を添えます。
書類詳細
本文から1行空けた中央に「記」と記載してから、同封書類1つにつき1行を使用して書類名と部数を書いていきます。すべての書類を記載したら、右寄せで「以上」と記します。
送付状のテンプレート
前項でお伝えしてきた内容を踏まえ、テンプレートを作成していきます。
送付状に記載すること
送付状に記載する項目には、以下のものがあります。
・日付
・宛先（会社名、部署名、役職名、氏名）
・差出人情報（住所、連絡先、氏名）
・件名
・頭語/結語（拝啓・敬具）
・挨拶
・本題
・記/以上
・送付書類の種類
送付状のテンプレート
上記の項目をテンプレート化したものが以下になります。
＜送付状のテンプレート＞
令和○○年○月○日
株式会社○○○
○○部 ○○○○様
〒郵便番号
東京都新宿区◯△□
電話番号
氏名
応募書類の送付について
拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび求人サイト○○○にて貴社の求人を拝見し、事務職に応募させて頂きたく存じます。
つきましては、下記の書類を送付させて頂きましたので、ご査収くださいますよう宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
履歴書 ○部
職務経歴書 ○部
エントリーシート ○部
以上
送付状のテンプレートは「応募書類を送るときは送付状も入れよう！例文や注意点をご紹介」にもありますので、併せてご参考ください。
送付状のマナーと注意
送付状を書く際は、下記のマナーを心がけましょう。
送付状はシンプルに読みやすく
送付状は、あくまでも応募書類の内訳を示すもの。志望動機や自己PRを長々と書くのはおすすめしません。記載する際は、1行～2行程度に収めたほうが良いでしょう。
送付状を一番上にした状態でクリアファイルに入れる
応募書類を送る際は、すぐに目に入るように送付状を一番上にします。また、大切な書類が配達中に折れ曲がったり雨で濡れたりしないよう、クリアファイルに挟んでから封入します。
手渡しの場合は送付状を付けない
面接当日に書類を持参する場合、送付状は必要ありません。あくまでも「郵送するとき」に付ける書類なので、メールに書類を添付するときも、送付状は不要です。なお、書類を手渡しする場合も、書類はクリアファイルに挟み、封筒に入れておくのがマナーとされています。
応募書類を手渡す際のマナー
会社の入り口や受付で応募書類を提出する場合は、封筒ごと渡します。採用担当者に直接渡す場合は、封筒から出して渡すのがマナー。このとき、クリアファイルはつけたままで大丈夫です。手渡しのマナーについては、「履歴書を手渡しするときは封筒なしでも良い？持参する際のマナーも解説！」のコラムでも解説しています。送付状のテンプレートを選ぶ時のポイント
送付状のテンプレートはwordで自作するのも良いですし、Web上の無料テンプレートを活用しても差し支えありません。ただし、Web上のテンプレートを使う場合はマナーに合っているか注意して選ぶ必要があります。ネットで無料のテンプレートを使用する際は、派手なデザインやイラストが入ったものは避け、ビジネス文書にふさわしいシンプルなものを選ぶようにしましょう。
送付状は、今や欠かせない応募書類の一つ。マナーに沿った送付状を作成すれば、印象アップに繋がる可能性もあります。送付状の書き方や、応募書類の作成方法、ビジネスマナーなどに自信がないという方は、就職エージェントに相談してみることをおすすめします。
就職エージェントのハタラクティブでは、送り状や履歴書といった応募書類の書き方を一から丁寧にアドバイス。また、面接対策や企業とのやりとり代行なども行っているため、就職活動が初めての方も安心してご利用いただけます。就職活動時の不安や疑問点も一人で抱え込まず、専任アドバイザーにご相談ください。充実のサポートを準備してお待ちしております。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
