お礼メールの件名や返信はどう書く？ビジネスで使える例文も交えて解説

お礼メールの書き方が知りたい方に向けて、例文付きで解説します。お礼メールを送る際には「できるだけ早いタイミングで送る」「件名は、内容がひと目で分かるものにする」といったマナーがあります。また、ほかの用件を併せて記載しないことや、「取り急ぎ」という表現を控えることも押さえておきましょう。ビジネスシーンにおけるお礼メールの書き方が知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

お礼メールの重要性

ビジネスシーンでは、メールでお礼や感謝の意を伝える機会も多いです。お礼メールを送ることには、相手に好印象を持ってもらえたり、信頼関係の構築が図れたりといったメリットが考えられます。ただし、お礼メールは「ただ送れば良い」というわけではありません。ビジネスマナーを意識したうえで、作成・送信する必要があります。

お礼メールで守るべきマナー

お礼メールを送る際は、以下のマナーを意識するようにしましょう。

送信は早めに

お礼メールは、できるだけ早く送るようにします。午前中の事柄なら夕方まで、夕方や夜の出来事なら翌日の午前中までが理想。遅くとも24時間以内には送信したほうが良いでしょう。日が経ってしまうと、せっかくお礼を伝えても相手の記憶が薄れていたり、「感謝の気持ちがないのでは」と思われたりする可能性も。忙しいからと後回しにせず、早めの対応を心がけることが大切です。

定型文は避ける

お礼メールを送信する際、定型文をそのまま使用するのは避けましょう。「お礼の意味を分かっていない」「形式的に送っているだけ」といったネガティブな印象を与えかねません。お礼メールを作成する際は、事柄に対する考えやエピソードについて触れてみましょう。そうすることで具体性が生まれ、相手にも感謝の気持ちが届きやすくなります。

件名は分かりやすく

お礼メールに限らず、ビジネスメールでは件名を見ただけで内容が分かるよう配慮するのがマナーです。たとえば、「本日の打ち合わせのお礼／会社名・氏名」のような件名にすると、誰がどんな用件のメールを送ってきたのかひと目で分かります。一方、「ありがとうございました」「今後もよろしくお願いいたします」といった抽象的な件名では、内容が理解しづらく迷惑メールと勘違いされてしまう可能性も。相手に大切なメールだと認識してもらうためにも、件名は分かりやすいものにすることをおすすめします。

一斉送信をしない

お礼メールを送る相手が複数名いたとしても、一斉送信するのはマナー違反。メールを受け取った側からすれば、一斉メールでお礼をいわれても良い気はしません。それどころか、ネガティブな感情を抱いてしまうケースも考えられます。お礼メールは、1件ずつ丁寧に送ることが大切です。

「取り急ぎ」という言葉は控える

お礼メールで「取り急ぎ」という言葉を用いるのは避けた方が良いです。そもそも、「取り急ぎ」という言葉には「さしあたって」「とりあえず」といった意味があります。感謝の気持ちを伝えるお礼メールで「取り急ぎ」という言葉は控えるようにしましょう。「「取り急ぎ」の意味は？メールでの正しい使い方を詳しく解説！」のコラムでも詳しく解説しているので、ぜひご参考ください。

お礼以外の要件は入れない

お礼メールは感謝の意を伝えるために送るものです。そのメールに別の要件を記載するのは望ましくありません。受信者が見落としてしまう可能性もあるため、お礼以外に伝えたいことがある場合は、別途メールを送信するようにします。

お礼メールの基本構成とテンプレート

お礼メールは、基本的に以下の5つの項目から構成されています。

・宛名
・挨拶
・自分の所属
・本文
・結び

宛名

会社名と担当者名を記載します。略称は使用せず、誤字脱字にも注意しましょう。就活時に採用担当者の個人名が分からなければ、「採用担当者様」としても問題ありません。詳しくは「「採用担当者様」とメールや封筒の宛名に書いても良い？返信する際のマナーとは」をご覧ください。

挨拶

ビジネスメールの形式に則り、「お世話になっております」から始めます。迷ったときは、「「いつもお世話になっております」の意味と使い方は？状況別おすすめ表現」のコラムをご参考ください。

自分の所属

挨拶のあとは、自分の所属と氏名を名乗ります。社外向けなら会社名・部署名・氏名を記載します。社内向けなら部署名と氏名を記載します。

本文

何に対するお礼なのか、その事柄の中で何を感じたのかを具体的に記載します。大切なのは、感謝が伝わる文章を意識すること。定型文ではなく、自分の言葉で気持ちを伝えるようにしましょう。

結び

「引き続きよろしくお願いいたします」のように、結びの文章を書きます。

お礼メールの例文

ビジネスメールの基本を踏まえたお礼メールの例文を2つ紹介します。

上司や目上の人にお礼を伝えるときの例文

上司や目上の人にお礼メールを送るときは、感謝の気持ちを伝えるとともに、事柄に関する結果や今後の対応についても触れると印象が良くなります。

【件名】
昨日の打ち合わせのお礼

【本文】
〇〇部長
お疲れさまです。営業部の△△（氏名）です。
昨日はお忙しい中、打ち合わせの時間をいただきありがとうございました。
打ち合わせでご提案いただいた件につきまして、おかげさまで無事に先方との話がまとまりました。部長のアドバイスから、多くのことを学ばせていただき大変ありがたく思っております。
今後の活動にも活かしてまいります。
今後もご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

取引先にお礼を伝えるときの例文

取引先にお礼メールを送るときは、お礼とともに、今後の流れについても軽く触れておくと良いでしょう。

【件名】
対応いただいたことへのお礼／株式会社◯◯　氏名

【本文】
お世話になっております。株式会社〇〇の氏名です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
ご指摘いただきました内容につきましては、社内で検討後、◯日までにご報告させていただきます。
その他、ご不明な点やご要望などございましたら、お気軽にお申し付けください。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

お礼メールでは相手に感謝を伝えられる文章を意識しよう

お礼の気持ちををメールで相手に伝えるのはなかなか難しいもの。「お礼メールで守るべきマナー」でも説明したように、定型文の状態で送信してしまうと、せっかくのお礼メールも逆効果になる可能性があります。ビジネスシーンにふさわしい言葉で、相手に感謝の気持ちを伝えることが大切です。

相手に感謝を伝えられるフレーズ例

ビジネスシーンで相手に感謝を伝えたいとき使えるフレーズを下記にまとめました。相手や状況に応じて使い分けましょう。

・大変嬉しく思います
・拝謝申し上げます
・平素よりご支援いただき感謝いたします
・ご配慮いただきありがとうございます

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