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お礼メールで気をつけるべきポイントを押さえておこう!

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【このページのまとめ】

  • ・お礼メールの返信は、当日もしくは翌日までに返すのが基本

    ・仕事上でお世話になったときには、必ずお礼メールを送るのがビジネスマナーの常識

    ・件名を入れるときには「お礼」や「ありがとうございました」と一目で分かる内容にしよう

    ・お礼メールのテンプレを使うときには、オリジナルの内容も盛り込むことが大切

    ・ビジネスマナーの基本をしっかり確認して失礼のないメールを送ろう

社会人として、お礼メールを送るという行為はとても大切な意味をもっています。
今後も、相手とよい関係を築いていきたい…と思っているのならば、メールの返事は早め済ませることが重要です。

このコラムでは、お礼の場面に応じたメールの例文をメインにご紹介します。
ぜひ、ビジネスシーンにも役立ててみてください。


◆お礼メールの基本

ビジネスのお相手でも普段の生活の中でも、お礼を伝えるのはとても大切なことです。
ビジネスシーンにおいては、お世話になった人や連絡を取り合っている相手とのメールでお礼を伝えるのは基本中の基本。
失礼にならないように、以下の重要ポイントを押さえておくとよいでしょう。

【お礼メールを送る際の重要ポイント】

・返信は当日もしくは翌日までにする(基本は24時間以内に返信する)
・相手との関係性によって適切な言葉遣いを考える
・感謝の気持ちを伝える
・わかりやすい件名をつける(大量のメールに埋もれないように)
・敬語の使い方に注意する
・簡素で伝わりやすい内容にまとめる
・メールを送るタイミングを意識する

ポイントを押さえつつ、失礼のない文章を作成します。
事項では、お礼メールを送る内容について詳しく解説していきましょう。

◆社外メールではどんな文章を送るのが正解?

社外で送り合うメールは多岐に渡りますが、その中でも多いお礼文について触れてみましょう。

【お礼メールを送るときはどんなとき?】

業務上でお礼メールを送るのはよくあることです。
感謝の気持ちを相手に伝えるときにもメールを送ることがあるため、基本を押さえておくとどんなシチュエーションのときにも対応できるでしょう。

お礼メールを送るシチュエーションは以下のようなタイミングです。
・今後仕事で関わりを持つ人と名刺交換をしたとき
・食事や会合などの接待を受けたとき
・頼んでいた業務書類が送られてきたとき
・打ち合わせの時間を設けてもらったとき
・業務上で大切な連絡をいただいたとき
など

さまざまなシーンで必要とされるお礼メールですが、基本的には自分に関係する人へ気持ちを伝える手段として利用することが大切です。

【お礼メールの例文をテンプレ化しておくと便利♪】

はじまりと終わりの文章、自分の連絡先など、おおよそ変わらない部分はテンプレ化して利用することで、時間の短縮にも繋がります。
応用編は、テンプレ化にプラスαの内容を盛り込んで作成するとよいでしょう。

気をつける点がいくつかありますが、まずはお礼メールの件名についてです。
膨大な数の受信メールの中から見つけてもらうためには、タイトル付けがキーポイントになります。パッと見てすぐに何の件なのかが分かるように下記のように作ってみましょう。

・○○の打ち合わせのお礼
・○月×日訪問のお礼
・「○○」の資料送付ありがとうございました
など

タイトルを付ける際には、「お礼」や「ありがとうございました」といった一目でお礼メールだと分かるようにするのがポイントです。

本文では、適度に改行を用いて、読みやすいスタイルにすることも重要なポイントになります。
もし質問がある場合には、いくつも挙げるのではなく、1~2個ほどで控えておくことが望ましいでしょう。また、ビジネスメール内で「?」の疑問符や「!?」の感嘆符は使用しないほうが無難だと言われています。質問がある際には使用を控えるように注意しましょう。

メールの締めの言葉も以下のようにキレイに終えることが大切です。
・今後とも何卒よろしくお願い申し上げます
・お返事お待ちいたしております。
・お手数ですが、ご返答いただけると幸いです。

◆テンプレ化するために構成に力を入れておこう!

本文はある程度の構成を組み立てておくことで、どんなお礼メールにも対応することができます。

【構成する内容】

・宛名(○○株式会社 △△部 □□様)
・挨拶文
・お礼の内容
・詳細(議題や期日、今後の予定などを伝える)
・結びの挨拶
・署名(社名・部署名・担当者名・住所・電話番号・メールアドレスなどをまとめて記載する)
以上

構成別に分けることで、伝え忘れや記載モレを防ぐことが可能です。
丁寧な言葉使いと適切な敬語に注意して作成しましょう。


◆就活時に企業へお礼メールを送るときはどうする?

就活時にもお礼メールをすることがあります。
就活に有利になるお礼メールの使い方について詳しくご紹介しましょう。

【就活時のお礼メールはタイミングが鍵】

お礼メールを送る際に、一番気をつけておきたいのが「メールを送るタイミング」です。
面接の結果を早めに決めてしまう企業もあります。メールを送ったからといって採用の可否が決定するわけではありませんが、最後までアピールすることも時には必要です。
最終アプローチを行うことで結果が覆ることもあるでしょう。
お礼メールを送る際は、なるべく早く行動に移すことがポイントになります。

【メールの内容はテンプレ+オリジナルで構成しよう】

お礼メールのテンプレを使う人は多いものです。
そのため、テンプレ化している文章をそのまま使用するのではなく、基本となる文章に自分なりのオリジナル文を添えると印象に残りやすくなります。

しかし、長々と読み応えのあるメールを送るのは避けたほうがよいでしょう。
読み手の気持ちになって、シンプルで伝わりやすく読みやすい内容を意識して書くことが個性あるよい文章になるはずです。

【メール送信前のチェックを忘れずに!】

お礼メールを送る際に忘れてはいけないのがチェック作業です。
タイトルの日付は合っているか、宛名に誤りはないか、自分の署名は記入しているか、誤字脱字はないかなど、隅々までしっかり確認しましょう。
また、ビジネスメールのマナーとして以下の点にも注意する必要があります。

・カタカナと数字は半角にする
・語尾の統一(平仮名 or 漢字/例:いたします、致します)
・適度な改行を用いる(本文は2~3行(長くても5~6行)で改行)
・1行35文字以内にする
・機種依存文字、機種依存文字は使わない
・(株)や(有)などの略称を使用しない
・返信メールのときは相手の件名(「Re:○○」)を残しておく
 (※Re:Re:Re:と続くときには1つ残して削除する)

基本のビジネスマナーを意識しながら、正しいメール文を送りましょう。

【就活の悩みはプロに相談を◎】

当ハタラクティブでは、就活に関することならどんな相談も受け付けています!
今回はお礼メールに関するお話をご紹介しましたが、内定を辞退するときの連絡方法や退職時の対応、転職する際の手続きなど、悩みも相談もサポートもお任せください。
正しいビジネスマナーを習得して、理想の就職を叶えませんか?

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