- フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
- お役立ち記事TOP
- 退職の挨拶を手紙で行う際の基本マナーを紹介
退職の挨拶を手紙で行う際の基本マナーを紹介
更新日
この記事のまとめ
- 退職の挨拶は、手紙とメールのどちらでも問題ない
- 退職の挨拶で深い感謝の気持ちを伝えるなら手紙がおすすめ
- 退職の挨拶に使用する封筒と便箋はシンプルなものを選び、基本的には縦書きにする
- 手紙の前文には頭語と時候の挨拶を入れる
- 主文は起語から始め、退職する旨やお礼の言葉のほかに相手とのエピソードなどを書く
- 末文と後付けには締めの挨拶と結び、日付・自分の名前・宛名を記入する
「退職の挨拶は、手紙とメールのどちらが良い？」と悩む方は多いのではないでしょうか。退職の挨拶は、手紙とメールのどちらで行っても問題ないとされています。しかし、特にお世話になった人に感謝の気持ちを伝えたい場合は、手紙を送るのがおすすめです。このコラムでは、退職の挨拶を手紙で行う際の基本的なマナーを紹介しています。挨拶にふさわしい構成や形式を押さえ、心のこもった手紙を贈りましょう。
退職の挨拶は手紙とメールのどちらが良い？
退職の挨拶は手紙とメールのどちらで行っても問題ありません。ただし、在職中に特別お世話になった人や、親しかった人により感謝の気持ちを伝えたいと思うなら、手紙を書くのも良いでしょう。メールが主流となっている時代だからこそ、時間や手間がかかる手紙は、相手に特別感を与えることができます。手紙を送る相手が親しい人である場合は、あまり形式を意識しなくても問題ありませんが、もし、先輩や上司などに送りたいのであれば、きちんとマナーを知った上で書いた方が良いでしょう。
退職の挨拶をスピーチする場合もある
会社によっては、退職の挨拶を最終出社日の朝礼や夕礼などでスピーチする場合もあるようです。会社の規模にもよりますが、スピーチする場合は、基本的に大勢の人の前で話すことになります。遠くにいる人にも聞こえるよう、ハキハキとした声で話すよう意識しましょう。また、スピーチの時間は長くても3分以内にまとめ、簡潔に伝えるようにします。「退職の挨拶はメールでも良い？社内・社外向けのメッセージ例文を紹介」では、退職のスピーチに盛り込む内容やマナーについて紹介しているので、参考にしてみてください。退職挨拶をする手紙の基本マナー
手紙の基本的なマナーについて、以下で説明します。
便箋と封筒
退職の挨拶に使用する便箋と封筒は、白色で無地のシンプルなものを選びましょう。書き方は基本的に縦書きにします。便箋が2枚になる場合、2枚目が後付けだけにならないよう注意しましょう。
手紙の構成
退職の挨拶をする手紙は、「前文」「主文」「末文」「後付け」で構成するのが基本です。以下で、それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。
前文
手紙の前文には、まず頭語と時候の挨拶を書きます。頭語は、「拝啓」もしくは改まった手紙には「謹啓」を選びましょう。時候の挨拶では、季節に合わせた文言を選び、相手の繁栄や健康を確信する表現を使ってまとめます。
例：拝啓 陽春の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
主文
起語から始めて退職する旨を書き、お礼の言葉や今後の展望など自分が伝えたいことを入れましょう。起語とは、ここからが用件ということを知らせる書き起こしの言葉で、「この度は」「さて」「突然ですが」「早速ですが」などがあります。
例：この度、一身上の都合により3月末で退職することになりました。在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
末文
締めの挨拶と結語を書きます。結語は、頭語が拝啓なら「敬具」、謹啓の場合は「謹言」です。
例：末筆ながら、ますますのご活躍をお祈り申し上げます。 敬具
後付け
日付・自分の名前・宛名を書きます。日付は年月日まで記載し、自分の名前はフルネームで下の方に書きましょう。また、敬意表現として、宛名は自分の名前より少し大きめの字で書くのがポイントです。
退職の挨拶で相手に気持ちを伝えるには
上司などの目上の人に対しては、マナーを押さえて手紙を書くことが大切です。しかし、形式を意識しすぎると味気ないものになってしまいます。インターネットに載っているような文章をそのまま書くより、自分の心に残った相手との具体的なエピソードに触れるようにしましょう。また、送別会などをしてもらった場合は、それに対する感謝の気持ちなどを交えるのもおすすめです。
手紙を渡すタイミングは？
手紙を渡すタイミングは、退職日当日がベターですが、退職前に食事をしたときや退職直後など、退職日から多少前後しても問題ありません。ただし、退職日より前に渡す時は退職する日を明記しておきましょう。退職の挨拶を社外の人に手紙でする場合はどうする？
社内・社外宛どちらの場合も、手紙を書く際の基本的なマナーは変わりません。ただし、後付けには相手の会社名と所属を入れるのを忘れないようにします。また、主文には後任の紹介を入れておくと良いでしょう。
なお、社外の人に対する退職の挨拶についても、手紙とメールのどちらで行っても問題ありません。「退職の挨拶メールの内容と書き方とは？例文や好印象を与えるコツを紹介」のコラムで、書き方を紹介しているので、参考にしてみてください。
退職の挨拶回りはどこまでする？
退職の挨拶をして回る際は、自分と関わりの深い部署からはじめていくのが基本です。そのため、自分の直属の上司のあとに所属部署、他部署の順番で回るようにしましょう。挨拶に回る際は忙しい時間帯は避け、午後に行うのが適切です。1日の仕事が終わって退社する前には、社長や支店長などその職場で1番の役職者にこれまでお世話になったお礼を述べましょう。「退職の挨拶回りはどこまですべき？挨拶の言葉や順番、時間帯も解説」では、退職の挨拶回りについて詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。「退職の挨拶を手紙でしたいけど、書き方が分からない」「退職後の転職活動の進め方を知りたい」「自分に合った職場で働きたい」などとお悩みの場合は、ハタラクティブの利用を検討してみませんか。
ハタラクティブは、既卒や高卒、第二新卒、フリーターなど、若年層の就職・転職支援に特化したサービスを提供しています。専任のアドバイザーがつき、マンツーマンでカウンセリングを実施。希望や適性に合った求人の紹介をはじめ、応募書類の添削やアドバイス、面接対策など、求職活動を徹底的にサポートしています。サービスはすべて無料で利用できるので、まずはお気軽にご相談ください。
- 経歴に不安はあるものの、希望条件も妥協したくない方
- 自分に合った仕事がわからず、どんな会社を選べばいいか迷っている方
- 自分で応募しても、書類選考や面接がうまくいかない方
ハタラクティブは、主にフリーター、大学中退、既卒、そして第二新卒の方を対象にした就職・転職サービスです。
2012年の設立以来、18万人以上(※)の就職・転職をご支援してまいりました。経歴や学歴が重視されがちな仕事探しのなかで、ハタラクティブは未経験者向けの仕事探しを専門にサポートしています。
経歴不問・未経験歓迎の求人を豊富に取り揃え、企業ごとに面接対策を実施しているため、選考過程も安心です。
※2023年12月～2024年1月時点のカウンセリング実施数
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
