総務の仕事内容は？やりがいや向いている人の特徴なども解説！

「総務の仕事内容は？」と聞かれたときに、思い浮かべることは人それぞれ。なかには、総務がどんな仕事をしているのかぼんやりとしか想像ができない人もいるでしょう。なぜなら、総務の仕事内容は企業によって異なるためです。このコラムでは、総務が担当することの多い仕事内容についてご紹介しています。また、総務の仕事のやりがいや向いている人、必要なスキルなどについても解説しているので参考にしてみてください。

総務の仕事内容は主に3つ

総務は企業全体に関わる部署であり、その仕事内容は多岐にわたります。総務が担当するのは、「担当部署のない仕事」と捉えることができるでしょう。たとえば、経理部のない企業では総務が経理を担当し、人事部のない企業では人事も総務の仕事になります。このように、企業によって総務の担当業務は異なるものの、一般的には下記のような業務を担当することが多いです。

1.事務

施設や文書の管理、電話やメール、来客対応といった企業全体に関する事務作業を担当します。また、企業の顔として外部への対応をすることも多いでしょう。そのほか、社内行事の企画運営を担当するのも総務の役割です。

2.人事

総務が人事業務を兼ねる場合は、入退社や配属といった人材に関する業務や福利厚生の管理などを行います。休暇対応や勤怠管理を含む場合もあるでしょう。

3.経理

経理部がない企業では、帳簿などの記帳業務、売上の請求業務や支払業務、決算業務といった経理業務も担当します。大企業では専門の経理部がありますが、中小企業では総務が兼任することも。主に企業のお金の流れに関わる業務です。

総務の仕事については「総務とはどんな仕事？具体的な仕事内容や身につくスキルをご紹介」のコラムでも解説していますので、併せてご覧ください。

総務の仕事における3つのやりがい

総務の仕事は幅広く、部署内だけでなく企業全体に関われるのが特徴。その特徴から、企業全体のマネジメントを担当できたり、幅広い人のサポートが実現できたりとスケールの大きな業務にやりがいを感じる方が多いようです。

1.企業組織全体に携われる

企業の業務は細分化されていることが多く、総務以外の部署では専門的な業務内容を担当するケースが一般的。それに対し、総務の仕事は規模が大きく組織全体に関われるという魅力があります。

2.経験を通じて管理職を目指せる

総務の仕事は組織全体に携わる仕事なので、全体を見通す力やマネジメント能力が身に付きやすいとされています。業務を通して、管理職の仕事に必要なスキルを養えることがやりがいにつながるでしょう。

3.幅広い人のサポートができる

総務はほぼすべての部署に関わるぶん、サポートできる人の対象が幅広いです。多くの人々の役に立っていることを実感する機会も多いため、やりがいに繋がりやすいといえます。業務を通して対応力も身に付いていくでしょう。

総務の仕事に向いている人の4つの特徴

総務の仕事内容は多岐にわたるため、柔軟な対応が求められます。また、多くの人と関わることになるので、協調性がある方にも向いているでしょう。以下に、総務の仕事に向いている人の特徴を4つ挙げています。

1.サポートをするのが好き

総務は企業内の部署のサポートをするのが主な役割です。その業務の性質上、自分が率先して何かを担当するよりほかの人をサポートするのが好きだという人のほうが向いていると考えられます。

2.細かい点によく気がつく

他の部署で困ったことがないかを確認したり要望を聞いて調整したりするのは、総務の重要な役割の一つです。そのため、細かい点によく気がつく人は他の部署が求めていることを理解しやすく、総務に向いているといえます。

3.柔軟な対応ができる

人事に関する業務なども担当する総務は、ときに企業内の調整役として必要とされることも。企業全体がスムーズに動くためには、それぞれの部署に合わせた柔軟な対応が求められます。そのため、状況に合わせ臨機応変に対応できる人は総務に向いている可能性が高いです。

4.協調性がある

調整役として臨機応変に動く必要のある総務の仕事では、協調性も大事な要素。自分の勝手な判断で動くのではなく、企業全体の業務が円滑に進むように動く必要があるからです。常に周囲を意識して足並みをそろえようとする意識がある人は、総務の仕事に向いているでしょう。

「企業の何でも屋さん、総務。仕事内容や必要な能力とは？」のコラムでは、総務に求められる能力や仕事を通じて身につくスキルについて解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

総務の仕事内容を通して得られるメリット

総務の仕事には文書・資料作成や来客対応が多いため、基本的なビジネススキルやマナーが身につきます。さらに、業務そのものは定型化されていることが多く、残業が少なく計画的に仕事に臨める点もメリットといえるでしょう。

1.ビジネススキルがつく

総務の仕事内容には、議事録や社内文書、プレゼンの資料の作成といったものがあります。そのため、基本的なパソコン操作やビジネス文書の作成といった基本スキルを自然と身に付けられるでしょう。また、総務として多くの人と接するうちに、ビジネスマナーが身に付くのもメリットです。

2.コミュニケーションスキルがつく

総務の業務では、企業の顔として企業内外の多くの人と接します。業務を通して、おのずとコミュニケーション力が身につくでしょう。

3.残業が比較的少なめ

業務内容によりますが、総務の残業は比較的少ないという職場も多いようです。特に、庶務が多い職場の場合、定時で帰れる傾向にあります。一方、人事や経理を兼任している職場の場合、繁忙期には残業が発生することもあるようです。残業が少ないところを希望しているなら、企業全体の規模に対して総務はどのくらいの人数なのか調べてみると良いでしょう。全体の人数に対して総務担当の人数が少なければ、多忙である可能性が考えられます。

総務の仕事内容で必要となる4つのスキル

総務の仕事で必要なスキルは、「パソコンスキル」「作業スピード」「臨機応変な対応」「スケジュール管理」の4つです。

1.基本的なPCスキル

社内文書や資料の作成、データの入力といった仕事をすることが多いため、基本的なパソコンスキルを身に付けているのが望ましいです。もちろん、業務を通してスキルを習得していくこともできますが、パソコンの基本操作もままならない状況で総務の仕事を始めるのは難しいでしょう。

2.作業スピードの速さ

総務が抱える業務は多岐にわたります。ときには、複数の業務が一度に舞い込むこともあるでしょう。仕事が立て込んだとき、作業スピードが遅ければ仕事が回らなくなってしまう可能性も。総務では、てきぱきと仕事をこなせる能力が求められるでしょう。

3.臨機応変さ

総務が担当する仕事のなかには、イレギュラー対応が必要なものもあります。そのような場合、どのように対処すべきかを自分で考えなくてはなりません。状況をよく理解し、臨機応変に対応できる能力が求められます。

4.正確なスケジュール管理

人事や経理を兼任する総務の場合は、自分だけでなく他の人のスケジュール管理もする必要があります。必要な書類を提出してもらうための声かけや期日の設定など、周囲の様子を見てコントロールする能力が必要といえます。

未経験から総務の仕事は目指せる

未経験からでも総務の仕事に就くことは可能です。しかし、総務は他の部署からの異動で人員をまかなう場合も多く、求人はやや少ない傾向にあります。理想の求人を見つけた場合は、積極的に応募してみましょう。

事務経験があれば未経験でも応募可能

総務の経験がなくとも、事務経験があれば可能なことが多いようです。総務の仕事に求められるのは、一度に複数の業務をこなす能力。事務経験があれば、マルチタスクの適性があるとみなされる確率は高いです。未経験から総務の仕事に就くために、アピールできる経験や能力を以下に挙げています。

1.実務経験

総務の仕事内容は企業によって異なるものの、実務経験は評価される傾向にあります。特に、任せたい業務と応募者の業務経験が近い場合、実務経験は大きく評価されるでしょう。

2.コミュニケーション力

日々多くの人と関わる総務の仕事では、コミュニケーション力が求められます。相手の要望を汲み取る力や物事を分かりやすく伝える力があると、総務の仕事に適性があると判断されやすいです。また、総務は企業全体の業務が滞りなく進むための潤滑油のような役割を果たしていることから、周囲への気遣いもできると良いでしょう。

3.事務処理能力

総務の仕事内容には、文書や資料の作成、電話やメール対応などが含まれるため、マルチタスクをこなせる事務処理能力が必要となります。

未経験から総務に応募する際の志望動機の書き方

総務未経験の場合、これまでの事務経験や関連する資格、コミュニケーション力をアピールすることが大切です。その際、自分のアピールポイントが仕事にどう役立つかを記載するのがポイント。具体的なエピソードを交えて書くと、採用担当者に伝わりやすいでしょう。これまでの経験をどう総務の仕事に活かしていきたいかを伝えるのが大事です。

総務の志望動機の例文

総務の求人に応募する際の志望動機の例文は以下のとおりです。志望動機を考える際の参考にしてみてください。

「私は貴社の『各地での介護施設の展開を通じて、入居者と家族を笑顔にしたい』という理念に共感したことから貴社の総務職を志望いたしました。これまで大学事務として教員や学生、来客の対応、備品管理、授業に使用する資料準備、研究室の予算管理といった業務にあたっていました。大学という大きな組織を支える仕事にやりがいを感じていましたが、貴社で総務の仕事に携わることで、多くの人を笑顔にできるお手伝いをしたいと思い、応募いたしました。大学に訪れる多種多様な人々の対応を通じて養ったコミュニケーション力を活かして、貴社の業務に貢献していきたいと思っております。」

ここでのポイントは、今までの仕事内容を具体的に書いていることと、仕事を通じて得た自分の強みをこれからどう活かすかについて触れていることです。自分はどんな業務ができるのか、採用担当者に分かるように書きましょう。
志望動機の考え方や作り方については、「志望動機の作り方を解説！好印象な回答をするポイントとは」でご確認ください。

総務の求人を探す方法

総務の求人を探すには、就職情報サイトや求人情報を使うのが一般的。ただ、前述したとおり総務の求人は少ないこともあるので、エージェントを活用するのもおすすめです。

就職サイト

就職サイトは求人数が多いうえ、いつでも利用できるのがメリットです。一方で、大量の求人の中から希望に合うものを探すのに時間がかかる、併願すると企業とのやり取りやスケジュール管理が大変といったことがデメリットといえるでしょう。

転職エージェント

転職エージェントは、民間企業の運営する転職支援サービスです。運営企業によって扱う業界や支援対象が異なるので、自分に合ったサービスを選ぶと希望に近い求人が見つかりやすいのがメリット。また、多くのエージェントは非公開求人を持っているので、なかなか見つけられない求人に出会える可能性も高いです。しかも、応募できるのは就活のプロである就活アドバイザーが求職者に合わせて選んだ求人なので、効率的に求職活動を進められます。応募できる求人に限りがあるというデメリットはあるものの、利用してみる価値はあるでしょう。

未経験から総務の求人に応募したいとお考えの方は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは経験やスキルに不安のある若年層に向けて、人柄やポテンシャルを重視する企業の求人を多数取り扱っております。専任の就活アドバイザーが最初のカウンセリングでご希望を丁寧にヒアリングし、あなたに合った求人を厳選してご紹介。選考対策やスケジュール管理なども行い、転職活動を全面的にサポートいたします。ご登録、ご利用はすべて無料。お気軽にお問い合わせください。

総務の仕事内容に関するQ＆A

ここでは、総務の仕事内容に関する疑問に、Q＆A形式で解決していきます。

総務の仕事はどんな内容ですか？

総務の主な仕事には事務や人事、経理といったものが挙げられます。企業において専門部署のない仕事が総務の仕事といって良いでしょう。基本的に、企業全体の業務を円滑に進めるための仕事を担う部署といえます。事務の仕事については、「事務員の仕事内容とは？事務職との違いや向いている人の特徴をご紹介」のコラムをご参考ください。

総務と庶務は同じですか？

総務と庶務は「業務のサポート」という仕事内容は同じですが、携わる業務の範囲が異なります。総務が企業全体に携わる一方で、庶務は部署内のサポートをするのが仕事です。庶務の仕事について詳しく知りたい方は「庶務とはどんな仕事？事務・総務との違いややりがいを解説！」のコラムをご覧ください。

未経験からでも総務の仕事は目指せますか？

未経験でも事務職の経験があれば総務の仕事は目指せます。志望動機を書く際には、自分はどんな業務ができるのか、具体的なエピソードを交えて書くと分かりやすいです。総務の仕事で求められるのはコミュニケーション力と一般的な事務処理能力、実務経験の3つ。未経験の場合は、実務経験とみなしてもらえそうな内容を書くと良いでしょう。また、事務に関係する資格を持っているのも強みになります。事務関係の資格が気になる方は「事務系の資格を持っていれば未経験でも採用で有利になる？」のコラムもチェックしてみてください。

希望する総務の求人がなかなか見つかりません…

希望する総務の求人がなかなか見つからないのであれば、転職エージェントで求人紹介を受けてみるのも良いでしょう。転職エージェントでは、就活アドバイザーが求職者の希望をヒアリングしたうえで、保有求人の中から合ったものを紹介してくれます。転職エージェントのみが持つ求人もあるので、一度利用してみてはいかがでしょうか。「ハタラクティブ」では丁寧なカウンセリングをもとに、就活アドバイザーが厳選した求人をご紹介しています。