転職の第一関門は書類選考！通過する履歴書・職務経歴書とは？

転職を願っていても、書類選考に通過しないと多くの場合は面接や試験の機会すら得られません。このコラムでは、書類選考が芳しくない転職活動中の方に向けて、履歴書・職務経歴書作成のコツを紹介します。履歴書・職務経歴書で大切なのは、応募先企業が求める人材を理解したうえで作成することです。採用担当者がチェックするポイントを押さえ、書類選考の通過率アップを目指しましょう。

転職を叶える書類選考突破のポイントは？

転職活動の際、求職者が最初に遭遇する関門は書類選考です。面接に呼ばれるか呼ばれないかが決定するこの関門を突破するには、書類の第一印象が大切。採用担当者は通常業務と併行して採用活動を行っているため、大量に送られてくる書類のチェックにそれほど多くの時間をかけられません。そのなかで書類選考を通過するには、初見の印象を良くする必要があるからです。ポイントは「見やすさ」です。提出した書類に「シワが多い」「字が雑」「字が小さくて読みにくい」といった問題があると、内容を読まれる前に不合格になる恐れがあるので気を付けましょう。

書類選考をなかなか通過できないという方は、内容だけではなく、初見のレイアウトや書類の状態が第三者に与える印象を考えてみてください。面接では第一印象が合否を分けると言われているのと同様に、履歴書などの書類もまずは第一印象が大切です。

転職志望の履歴書で大事なのは応募先企業にあわせた志望動機

履歴書は応募者の基本的な情報を記載するものです。まずは、氏名や住所、学歴、職歴、保有資格・免許などを正確に記します。転職の場合、一般的に多くの企業は履歴書よりも職務経歴書を重視する傾向がありますが、履歴書も求職者の自己PRに繋がる大切な書類のひとつです。書類選考の通過を目指し、以下のポイントを確認しましょう。

志望動機の書き方

履歴書の項目で特に力を入れたいのは、志望動機の欄です。採用担当者が魅力を感じるのは、自社の業務内容や求めている人物像を理解したうえで、活かせる能力や経験をアピールできる人だといいます。それを踏まえたうえで、「なぜその企業を志望するのか」「その企業で自分の何を活かせるのか」を具体的に記載しましょう。その際、なぜ競合他社ではなく応募先の企業を選んだのか、担当者を頷かせる理由も記すとより説得力が増します。

同じ業界・職種で別の企業の選考にも臨んでいる場合、他社に提出した履歴書の内容をそのまま使い回すのはNGです。応募企業だからこそ感じている魅力や活かせる能力、自分の適性を伝えましょう。

なお、指定がなければ、履歴書の作成は手書きでもパソコンでも問題ありません。「履歴書はパソコンと手書きのどっちで作成すべき？作り方の注意点も解説」に、それぞれのメリット・デメリットが解説されています。こちらを参考に、自分に適した作成方法を選択してください。

転職にて書類選考を左右する職務経歴書とは？

職務経歴書は、社会人として培ってきた経験や実績を伝えるための書類です。形式は指定されていないことが多く、履歴書と比べてアピールの幅が広がるメリットがあります。職務経歴書で気をつけるポイントは履歴書と同様に、企業がどんな人材を求めているのか、その人物像を思い描いたうえで書類を作成することです。どんなに立派な経歴やスキルの持ち主でも、企業が必要としている内容でなければ書類選考で落とされてしまいます。

社会人経験が長くなると、職務経歴書に書く内容は増えていきます。「そのすべてをアピールしたい」と思っているなら、ここで少し考え直してみましょう。先ほども説明したとおり、採用担当者は大量に送られてくる応募書類に対し、すべてじっくりと時間をかけて読めるわけではありません。担当者が忙しい場合、あまりにも内容の詰まった書類は敬遠される可能性が高いでしょう。さらに、経験やアピール事項を盛り込めるだけ並べてしまうと、一体どの箇所が本当に訴えたい強みなのか、読み手は分からなくなってしまいます。

職務経歴書では、応募先の企業で活かせる自分の経験や実績を具体的にアピールし、応募先の業務内容に関係のない資格やスキルについては省くようにしましょう。枚数は多くとも3枚程度におさめ、箇条書きを活用するなど読み手が見やすい文面づくりに気を配ると良いでしょう。特に強調したい項目はアンダーラインを引いたり太字で書くなど、見た目にわかりやすい工夫をするのもおすすめです。

初めて転職する方、なかなか書類選考を通らないという方は、「職務経歴書で活かせるスキルをアピール！例文付きで書き方とポイントを解説」にて具体例を参照しながら作成してみてください。

書類選考ではこんなところも見られている！

採用担当者が履歴書や職務経歴書を見る際、下記の項目の出来により、書類の印象が変わることがあります。詳しく見ていきましょう。

写真

履歴書の写真は応募者の第一印象を決めるものです。面接時と変わらない服装で、まっすぐ正面を向いた証明写真を用意しましょう。写真を貼り付ける際は、裏面に名前を記入すること。もし写真がはがれたとしても、記名により照合しやすくなるうえ、細やかな配慮ができる人物と評価されるでしょう。

なお、Webエントリーの場合は、写真データのサイズや形式に注意が必要です。「Web履歴書の写真はスマホで良い？自撮りはNG？貼り付け方も解説」に、写真データを用意する方法や見栄えが良くなる撮影のコツが詳しく紹介されているので、ぜひこちらもご参照ください。

字は丁寧に

字に自信がなくても、丁寧に書くことで人に与える印象は変わります。字は人柄を表すと判断されることもあるため、作成する応募書類が多いときでも心を配って丁寧に記入しましょう。同じ内容でも、字が雑なのと丁寧に書かれている書類では、評価がかなり変わってきます。

レイアウト

小さな字でびっしり書かれた書類は、採用担当者に敬遠されがちです。読みにくい履歴書・職務経歴書は後回しにされてしまう恐れがあるほか、要点をまとめる力がないと判断される可能性もあります。自己PRでは強みをコンパクトにまとめつつ、熱意も伝わる読みやすい文面に仕上げましょう。

誤字脱字

見直しをすれば防げる誤字や脱字。これがあまりにも多いと、仕事のクオリティも低いのではないかと思われます。書類作成で修正液を使うのは好ましくないので、間違った場合は最初から書き直すか、下書きをして書き間違いを防ぐのがおすすめ。下書きの字は消しゴムで丁寧に消し、消し忘れがないように気をつけましょう。

パソコンで作成する場合、意味もなく一部のフォントがほかの箇所と違っていると目についてしまうので、最後に全体を見て確認しましょう。

年月のミス

明らかに誤った年月を書いている、西暦と年号が混ざっているといったミスに気をつけましょう。そのようなミスが目立つと、情報の正確性に気を配れない人と判断されることがあります。また、提出日付が間違っていないかも最後にチェックしておきましょう。履歴書には投函日・持参日の日付を書きます。

表記は正確に

応募書類では、（株）や（有）の使用は避けましょう。学校名や企業名、資格の名称は略さず、正式名称を記載します。郵送する場合は住所も略さず書くようにしてください。

企業によって、転職者に求めるスキルや書類選考の基準は違います。そのため「どこの会社でも絶対受かる！」という書類はありませんが、あまりにも書類選考を通らない場合、書き方や内容に問題がある可能性が考えられます。そんなときは、就職・転職エージェントのような第三者のアドバイスや視点に頼ってみるのがおすすめです。

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