作業効率を上げるためには？具体的な方法やおすすめのツールを紹介

「作業効率を上げる方法が知りたい」と考える方は多いのではないでしょうか。仕事の作業効率を上げることで、残業を回避できたり、新たな仕事を依頼されたときに柔軟に対応できたりする可能性があります。また、仕事とプライベートを両立しやすくなるでしょう。このコラムでは、作業効率を上げる方法やコツを解説。仕事の効率化を図るために必要な考え方やおすすめのサポートツールなども紹介しています。

作業効率が重要な理由

作業効率が良いことで、受け持つ仕事を終わらせて残業を回避できたり、新たな仕事を依頼された際に対応できたりするようになるでしょう。なかなか仕事が終わらずに残業が続いたり、終わる前に新たな仕事を依頼されて手一杯になったりすると、心身ともに疲弊してしまいます。仕事とプライベートをしっかり線引きし、メリハリのある生活を送るようにするためには、作業効率を意識し、無駄のない仕事の進め方を身につけることが大切です。

作業効率が悪くなる3つの原因

作業効率が悪くなるのには、どのような原因があるのでしょうか。以下で、仕事の効率が落ちる原因を考察していきます。

1.完璧主義で仕事をしている

仕事に100%の完成度を求めていると、作業自体のスピードを落としかねません。完璧主義をベースとする仕事のやり方だと、ある1点にこだわったとき、全体の進行が大幅に遅れるといった事態を招く恐れがあります。優先度の低いタスクや求められているレベルがそれほど高くないタスクは、ある程度妥協することで、業務の流れがスムーズになっていくでしょう。

2.人の意見を聞かない

自分のやり方や習慣にとらわれて人の意見を受け入れられないと、いつまで経っても仕事のやり方が改善されない傾向にあります。仕事の進め方に自分なりのこだわりがあっても、作業効率が悪いと感じるなら従来の方法を見直す必要があるでしょう。ほかの人の意見からは、自分では想像できなかった可能性を見つけることができます。同僚のやり方や上司のアドバイスを柔軟に取り入れて、自らの糧にしていきましょう。

3.タスクの優先順位を考えていない

タスクの優先順位をつけないと、作業効率が悪くなる原因につながると考えられます。業務に優先順位をつけるのは、要領良く仕事を進める基本です。仕事の優先順位をつけるためには、まず抱えているすべてのタスクを洗い出し、それぞれの重要度を考えることからはじめましょう。重要な仕事が複数ある場合は、「重要かつ期限が近い仕事」「重要だが期限がない仕事」などとタスクの特徴を細かく分けていくのがおすすめです。また、重要度が高いと判断したら、嫌な仕事でも先送りにしないことがポイント。重要度別にタスクを整理したら、抜け漏れが出ないようにToDoリストを作ると良いでしょう。さらに作業を効率化したい場合は、それぞれのタスクにかかる時間を設定し、漠然と時間を使わないように意識するとスケジュール管理がしやすくなります。仕事の優先順位をつける方法については、「ある法則から仕事の優先順位を決めると業務効率UP！」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。

作業効率を上げるための3つの考え方

作業効率を上げるためには、まずは考え方から変えていくのがおすすめです。無駄のない作業方法を確立したり、仕事の意味や内容を理解したりすることで、自然と作業効率は上がるでしょう。以下で、作業効率を上げる3つの考え方を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

1.できるだけ「楽をする」こと

作業効率を上げるために必要な発想の一つに、「楽をする」という考え方があります。ここでいう「楽」とは仕事をサボって遊んだり、業務をおろそかにしたりすることではありません。仕事で楽をするというのは、クオリティを落とすという意味ではなく、業務を効率化して生産性を上げたり、自分が働きやすい環境を構築したりすることです。たとえば、いつも作成する資料やメールのパターンが決まっている場合は、繰り返し使えるテンプレートを作って1から作り直す作業をなくしていくのが、仕事上の「楽」にあたります。楽をする仕事のやり方では時間に余裕が生まれ、重要な仕事の完成度を高めるなど、自分が本当に力を入れたいと思う部分に労力を注げるようになるのがメリット。時間的な余裕があると、急に入ってきた仕事にも対処しやすくなるため、精神的にも余裕を持って働くことができるでしょう。

2.作業効率を上げる「意味を考える」こと

作業効率を上げるためには、「何のために作業効率の向上を図る必要があるのか？」を考える必要があります。自身の仕事量が報酬金額に直結する立場であれば、「限られた時間の中で何ができるのか？」を、自然に考えられるはずです。また、「早く仕事を終えて自分の時間を楽しみたい」という意識で、効率化に取り組むという方法もあります。作業効率向上によって得られるメリットは、人によって異なるもの。自分の場合の「効率化の意味」について、今一度見つめ直してみましょう。

3.仕事内容を「しっかりと理解する」こと

作業効率が良い人は、自身が取り組んでいる仕事の内容を、しっかりと理解している傾向にあります。仕事の内容を理解できないまま作業を進めていっても、いずれ無駄が生じてしまうでしょう。最初に分からない点をクリアにしておくことが、作業効率を向上させるコツです。「なかなか作業効率を上げられない」と感じたら、仕事の内容を理解できているかどうかを再度確認してみましょう。

作業効率を上げる具体的な方法は？

作業効率を上げるためには、仕事ができる環境を整えたり、無駄を省いたりするなどの工夫が必要です。また、周りの「仕事が早い人」を観察し、真似するのもおすすめ。以下で作業効率を上げる方法を紹介していくので、自分に合った方法を見つけましょう。

身の回りの整理整頓

仕事に必要な物が整っていない環境では作業のスピードは落ちてしまうでしょう。必要な書類が見つからずに探し回っている時間は無駄になってしまいます。また、「必要なものがない」という理由から、重要な仕事を後回しにしては、「仕事の優先順位」を考える意味がありません。重要な書類やよく使う文具はしまっておく場所を決めておき、何がどこにいったか分からなくなる事態を避けましょう。なお、デスクと同様、パソコンを整理するのも忘れないようにします。パソコンを整理する際は、ひと目でどのデータが入っているか分かるファイル名を心掛けたり、項目ごとにファイルを作成したりして、見やすいデスクトップにするのがポイントです。

ショートカットキーを使いこなす

パソコンでの作業が多い場合は、ショートカットキーを覚えると時短につながり、作業効率が上がる可能性があります。コピーやペーストなどの基本の動作をはじめ、パソコンにはさまざまなショートカット機能が備わっています。ショートカットキーについてはインターネットで調べれば多くの情報が手に入るので、自分がよく行う操作に対応するキーがないか確かめてみましょう。なお、さまざまなキーを1度にマスターするのは難しいので、1日に1つ新しいキー操作を覚えるやり方がおすすめです。

成功者のやり方を真似する

作業効率を上げるためには、効率よく仕事をこなしている人を真似してみるのも1つの方法です。ビジネス書やインターネットで情報を集め、成功しているビジネスマンの仕事のやり方を真似してみましょう。なお、仕事のやり方を学ぶ対象は著名な成功者はもちろん、先輩や同僚・上司など、身近な人でも構いません。もし、身近に仕事が早い人がいる場合は、その人たちにアドバイスをもらうのも有効です。日頃から「できる人」の仕事の進め方を観察し、取り入れられると思ったものはどんどん真似してみると良いでしょう。「できる人はどうしてる？仕事を早く終わらせるコツとは」のコラムでも、仕事ができる人のやり方を解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

作業にかかる時間を把握する

作業効率を上げるためには、自分がどの仕事にどれだけ時間をかけているかを把握することが大切です。かかる時間が分かると、いつまでにどれだけのタスクを終えられるかが予測でき、計画が立てやすくなります。また、仕事に対して時間がかかり過ぎていることが分かれば、時間短縮を意識して取り組めるようになるでしょう。

作業効率化をサポートしてくれるツール・アプリ3選

作業効率を上げたい場合は、効率化をサポートしてくれるツールやアプリを活用するのも1つの手です。以下で、おすすめのツール・アプリを紹介していきます。

チャットツール

メールよりも素早く、チーム内で意見を共有できるのが、チャットツールの特徴です。グループチャット機能を使えば、メンバー全員で情報共有しやすくなります。チャットツールには、ビデオチャット機能があるものや、タスク管理機能がセットになっているものもあるため、職場の状況に合わせて適したものを選択しましょう。

情報管理ツール

情報管理ツールは、作業に必要な情報を管理し、必要に応じて他者と共有するためのツールです。チャットツールでも情報共有は可能ですが、あとから必要なデータを探そうとした場合に、情報を遡って探し出す必要があり、時間がかかる恐れがあります。時間の無駄を省くためには、専用の情報管理ツールを利用するのがおすすめです。なお、ノート機能やメモ機能が搭載されてるツールを利用すれば、気になる情報や思いついたアイデア、写真などの情報を自由に残し、管理することも可能になるでしょう。

タスク管理ツール

作業効率を向上させるために欠かせないのが、タスク管理です。やらなければならない仕事をタスク化したら、管理ツールに入力しましょう。タスクを可視化できるほか、入力することでやることを再確認できるため、作業効率アップにつながる可能性があります。なお、タスク管理は、スケジュール帳や専用ノートに記載する方法もありますが、スマホから操作可能なアプリを利用するのがおすすめです。移動時間や通勤時間など、隙間時間を使って、手元のデバイスからタスクの確認・優先順位の決定などを行えるでしょう。

作業効率を上げるためには高品質も意識することが重要

作業効率を向上させるためには、「スピード」を意識するだけでなく、「品質」を向上させることも重要です。短い時間に大量に仕事をこなせたとしても、質が低い成果物では、やり直し作業が発生する可能性が高まり、かえって非効率につながってしまうでしょう。以下で、作業効率向上と品質を両立させるためのコツを紹介します。

仕事の目的と成果物をはっきりさせる

作業効率と品質を両立させるためには、仕事の目的と成果物をはっきりさせることが大切です。求められているものが、どういった目的で作られる成果物なのかを意識していれば、常に品質を意識できるでしょう。

マルチタスクで作業するのは避ける

作業効率と品質工場を両立させたいなら、マルチタスクで作業するのは避けましょう。複数タスクを同時にこなせば、一見効率化しているように見えるかもしれませんが、マルチタスクは生産性を低下させる原因とされています。タスクは1つずつ、着実にこなしていくのがおすすめです。なお、どうしてもマルチタスクで仕事を進める必要がある場合は、業務の優先度や協働者の有無などで使い分けましょう。「マルチタスクとは？意味や仕事での活かし方を紹介！」のコラムでは、マルチタスクのメリット・デメリットや活用する方法などを紹介しているので、参考にしてみてください。

作業効率が改善しない場合は転職も検討しよう

仕事のやり方というより、「仕事に対する適性がないために作業効率が悪い」と感じている場合は、転職を検討するのも一つの方法です。どんなに工夫をしても仕事には向き不向きがあります。適性に合わない仕事を無理して続けると、心身に影響をきたす恐れもあるでしょう。今の仕事を今後も続ける自信がない場合は、転職で環境を変えることを考えてみるのも大切です。

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