ポモドーロ・テクニックとは?うまく活用して集中力と生産性をアップ!

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この記事のまとめ

  • ポモドーロテクニックは効率よくタスクを進めるための時間管理術
  • ポモドーロテクニックには、集中力アップや生産性の向上といったメリットがある
  • タスク管理シートなどがポモドーロテクニックを効率的に進めるポイント
  • ポモドーロテクニックを使う際は作業中でも時間管理を徹底する

ポモドーロ・テクニックという言葉をご存知ですか?ポモドーロ・テクニックは「なかなか集中できない」「決められた時間内に仕事が終わらない」と悩んでいる方におすすめしたい時間管理方法です。効率良く業務を遂行するため、また、生産性を上げるためにとても有効。ぜひ日々の業務に取り入れて、社内でのパフォーマンスアップを目指しましょう。

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ポモドーロ・テクニックとは?

ポモドーロ・テクニックとは、集中力と生産性を高め、効率よく仕事を進めることができる時間管理術のこと。1つのタスクを細かく分割し、分割した1つ1つのタスクを短時間で終わらせてから休憩するということを繰り返す方法です。
90年代はじめに、起業家で作家でもあるフランチェスコ・シリロ氏が発案。ポモドーロ(イタリア語でトマトの意)という名前は、シリロ氏が学生時代に愛用していたトマト型のキッチンタイマーに由来しています。
ポモドーロ・テクニック以外に仕事を効率化させる方法を知りたい方は「仕事を効率化させるには?改善方法をご紹介します」を参考にしてください。

ポモドーロ・テクニックの方法

前述したように、ポモドーロ・テクニックは短い作業時間と休憩を繰り返していく時間管理術。1つの時間区切りのなかでタスクを終わらせるために、集中力と生産性のアップが期待できます。また、1ポモドーロは25分なので、集中力がポモドーロ中に途切れることもないでしょう。具体的な実施法を説明します。

流れ

1.その日に達成したい1つのタスクを細かく分割する
2.分割した1つのタスクを25分間集中して行う(タイマーセット)
3.5分休憩を取る

基本的には上記を繰り返すという単純なものです。2と3の1セットを「1ポモドーロ」と呼び、4ポモドーロ(2時間)ごとに15~30分間の少し長めの休憩を取ります。この作業を1日数回繰り返していくシンプルな作業なので、誰でも簡単にチャレンジしやすく続けやすいのが魅力です。

実施するなら、まずは今抱えているタスクをすべて書き出しましょう。納期などを考慮し、タスクごとに優先順位を付けます。また、それぞれのタスクに何ポモドーロ必要になりそうかの見積もりもざっと立てておきましょう。
タスクを書き出したら、今日やるべきタスクをピックアップしてToDoリスト化してください。ピックアップしたタスクをさらに細かく分割し、ポモドーロ・テクニックをスタートさせます。
その日の作業が終わったら、見積もったタスクに対して実際は何ポモドーロで完成できたのか振り返りながらまとめます。
成果を可視化することで効果を実感できれば、モチベーションや作業効率のアップに期待が持てます。さらなる集中力アップ&生産性の向上にも繋がるでしょう。

ポモドーロ・テクニックに必要な道具

ポモドーロ・テクニックを実施するにあたって必要となるのは、タイマーとToDoリスト、記録シート。タイマーは音の出るキッチンタイマー以外でも、スマートフォンのアプリや音の出ない無音タイマーなど、自分の使いやすいものを選びます。リストは、紙に書いてもパソコンなどで管理しても大丈夫です。

ポモドーロ・テクニックのメリット

ポモドーロ・テクニックを実施することで、作業に集中できるようになり効率化と生産性のアップにつながります。また、全体のスケジュールを把握する能力も身につくでしょう。

集中力と生産性アップ

作業時間と休憩時間を短いインターバルで繰り返すことにより、脳を短時間で集中させる訓練ができ、集中力アップに期待ができます。ポモドーロ・テクニックを使わない勤務時間と、使った場合の勤務時間では、同じ1日8時間でもより早く、より多くのタスクをこなせているでしょう。

作業スケジュールを見通せる

ポモドーロに合わせてタスクを細分化し、さらに1つの作業に当てる時間も決まっているため、1日の作業量を管理しやすくなります。さらに、タスクを終えるまでどのくらいの時間がかかるのか把握できるので、全体スケジュールの見通しを立てやすくなるのはメリットです。

仕事以外にも応用できる

自身のタスクの処理スピードを把握できるため、資格取得のために土日を使って効率よく勉強を進められる、部屋の模様替えを1日で完成できる…など、勉強や家事など、仕事以外の場面でも応用することができます。

思ったより疲れない

こまめに休憩を挟むので、集中力が続かず1日だらだらとお仕事していたときに比べると疲れ方が違うと感じる方も。まったく疲れないわけではありませんが、作業効率のアップに伴い高いパフォーマンスを発揮でき、達成感を味わうことができます。気持ちのよい疲労感と呼べるでしょう。

ポモドーロ・テクニックを効果的に行うコツ

ポモドーロ・テクニックを十分に活用するには、時間管理を徹底して行うことが大切。また、タスクもできるだけ細分化し、集中しやすい状況にしましょう。ポモドーロ・テクニックは簡単に取り組めますが、より効果的に活用するにはコツを押さえる必要があります。

時間管理の徹底

作業時間はタイマーを使って正確にはかります。個々で集中できる時間が異なるため、必ずしも「1ポモドーロ=25分と5分」に設定する必要はありませんが、作業時間と休憩時間は正確に守りましょう。時間がきたら、作業の途中でも必ず中断して5分の休憩を取ること。作業時間の正確な取得と集中力の維持に関係します。

タスクのリスト化

できるだけタスクは細分化しましょう。数分で終わるようなタスクはまとめ、1ポモドーロで終わらないタスクは分割。取り組むタスク量が多すぎると集中力が低下します。「資料を集める」「資料をまとめる」「業務に合わせて資料を分ける」など、細かくタスク化するのがポイントです。

休憩のルール化

休憩中は作業を行わないルールを守りましょう。メールチェックや電話対応をしていては、休憩にはなりません。休憩中は仕事をせず、コーヒーを飲んだりストレッチをするのがおすすめ。頭を切り替えるのが休憩の目的です。

「やらないこと」を決める

ネットサーフィンやSNSチェックなど作業中・休憩中問わずに「やらないこと」を決めておくのが効果的です。ポモドーロ・テクニックの効果をより高められるでしょう。もし、プライベートと仕事の切り替えで悩んでいるなら「仕事とプライベートを切り替える11のコツ!集中できない場合の対処法も」のコラムをご確認ください。

ポモドーロ・テクニックは中断しないよう注意しよう

ポモドーロ・テクニックは中断してはいけません。電話が入った、上司から呼び出しがあったなど、止む終えなく中断した場合には、25分の途中から再開するのではなく、リスタートするようにしましょう。
毎日必ず行うメールチェックやミーティングがあれば、あらかじめToDoリストに組み込みます。
また、多くのタスクを抱えていると、並行しながら進めたい方もいるかもしれませんが、このテクニックではマルチタスクはおすすめしません。1つずつ作業するようにしましょう。

頻繁に中断されて作業が進まない、業務中の雑談が気になる…という方は、今の仕事の勤務環境が合っていない可能性があります。働く環境は企業によって異なるもの。社風や社内文化によって「業務中は会話が少ない/多い」「ほかの社員と共同する機会が多い/少ない」など変化します。
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