- フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
- お役立ち記事TOP
- 会議の進め方のコツとは？事前準備のポイントや終了時の注意点を解説
会議の進め方のコツとは？事前準備のポイントや終了時の注意点を解説
更新日
この記事のまとめ
- 会議の前には「目的とゴール」「参加者」「日時と開催場所」などを決める必要がある
- 会議中は時間配分をきっちり行い、意見の出し方やまとめ方を全員に告知する
- 会議中の進め方のポイントは「適宜アイスブレイクを入れる」「議事録を書く」など
- 会議は長引かぜず、時間内に終わることができるよう工夫しよう
- 会議の進め方はグループディスカッションにも通じるため、早めに身につけておくと良い
会議の進め方は社会人になってから学ぶものと思っている人もいるのではないでしょうか。効率的に会議を進める方法を知っていると、就職・転職の採用選考でグループディスカッションが行われる場合に役立つ可能性があります。このコラムでは、会議の事前準備や進め方のポイント、終了時の注意点について解説しているので、参考にしてください。
会議の事前準備の進め方
会議を効率的に進めるには、しっかり事前準備をすることが大切です。以下では、会議前に決めておくべきことを紹介します。
目的とゴール
会議を開く前にまず必要なのは、目的とゴールを決めることです。なぜ会議を行うのかを明確にするところから始めましょう。会議の目的には、「情報の共有」「ブレーンストーミング（アイデア出し）」「議題の決定」などがあります。ブレーンストーミングについては、「ブレストとは？基本的なやり方や取り入れる際のポイントをご紹介」のコラムで詳しくまとめているので、あわせてご覧ください。
会議とミーティングの違い
会議と似たものにミーティングがあります。ミーティングは会議よりもカジュアルな集まりで、必ずしも議題があるとは限りません。ミーティングについては、「ミーティングはなぜ行う？進め方と有効に活用するポイントを解説」のコラムで詳しくまとめているので、あわせてご覧ください。参加者
目的を達成するために必要となる人物を選定しましょう。人数が多すぎても少なすぎても会議は円滑に進みません。5～10人が適切な人数とされているので、それに近い人数で開催できるようにしましょう。
日時や開催場所
参加者のスケジュールに合わせて会議の日時を設定します。できる限り参加者全員が集まりやすい場所と時間にしましょう。
決定事項は参加者に周知しよう
すべて決定後は、内容を参加者に周知します。会議の内容に対する意見を考えてくるよう声をかけておくことで、当日無駄な時間がなくなるでしょう。開催前には、必要に応じてリマインドも行いましょう。会議中の進め方のポイント
会議を円滑に進めるためには、押さえておきたいポイントがあります。以下で紹介するので、事前にチェックしておきましょう。
開始時間
定刻になり次第始めるのがベターです。遅刻者は待たずに始めるのが賢明でしょう。
アイスブレイクを入れる
アイスブレイクとは、会議中にお茶やお菓子などを出して一息入れること。会議が長引く場合などは、アイスブレイクを入れることで緊張感が緩んで意見が出しやすくなります。
時間配分の確認
終了時間から逆算して時間配分を行いましょう。ダラダラと長引かせないようにすることが大切です。
意見の出し方などのルールを決めておく
「順番に発言する」「紙に書き出す」などのルールで進めるのが一般的です。どのようなルールで進めるのかを決定し、全員に告知しましょう。
議事録は最初から記述する
議事録は、あとから見返しても分かりやすいようにまとめます。新入社員の間は議事録を記述する役目が与えられることが多いので、事前にこれまでの会議の議事録を確認しておくと会社独自のルールを知ることができるでしょう。議事録の書き方については、「議事録の書き方を解説！スピーディーにまとめるコツは？」のコラムでまとめているのでチェックしてみてください。
会議終了時の注意点
会議は議論だけでなく、終了の方法も重要です。終了時刻のギリギリになって急いでまとめに入ったり、ダラダラと長引かせたりしないように、しっかりと終了時刻を定め、逆算した時間配分で結論をまとめることが大切です。会議を終了するときには、その会議の結果を共有しましょう。
以上が、会議の進め方の基本的なポイントです。就職・転職の採用選考では、グループディスカッションが実施されることもあります。会議の進め方のポイントはグループディスカッションでも活用できるので、しっかり覚えておきましょう。「グループディスカッションを行う意味とは？進め方や対策のコツをご紹介」のコラムでは、企業が採用選考でグループディスカッションを行う目的や成功させるコツなどを解説しているので、チェックしてみてください。
就職支援サービスのハタラクティブでは、就職時に知っておきたい情報やビジネスマナーについてのアドバイスなどをご提供しています。「このまま社会人になるのは不安」「就活のやり方が分からない」などのお悩みを抱えている方は、ぜひお気軽にご相談ください。
- 経歴に不安はあるものの、希望条件も妥協したくない方
- 自分に合った仕事がわからず、どんな会社を選べばいいか迷っている方
- 自分で応募しても、書類選考や面接がうまくいかない方
ハタラクティブは、主にフリーター、大学中退、既卒、そして第二新卒の方を対象にした就職・転職サービスです。
2012年の設立以来、18万人以上(※)の就職・転職をご支援してまいりました。経歴や学歴が重視されがちな仕事探しのなかで、ハタラクティブは未経験者向けの仕事探しを専門にサポートしています。
経歴不問・未経験歓迎の求人を豊富に取り揃え、企業ごとに面接対策を実施しているため、選考過程も安心です。
※2014年12月～2024年1月時点のカウンセリング実施数
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
