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顛末書ってどんな書類?始末書とはどう違う?

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【このページのまとめ】

  • ・顛末書は、ミスやトラブルの経緯の説明、再発防止などを目的とした書類
    ・商品の欠陥や事務処理のミス、不祥事などを起こしたときに記載する
    ・顛末書を書く際は、「5W1H」、具体的な対策の明記などを心がける
    ・ミスで会社に居づらくなってしまったら、転職も検討してみよう
業務上のミスやトラブルを起こした際に、顛末書の作成を求められる場合があります。
今回は、顛末書がどういった目的を持つ書類なのか、どのように記入すればいいのかなどを、例文も交えながら解説します。


◆顛末書とは

仕事でミスやトラブルを起こしてしまった際、顛末書を提出しなくてはいけない場合があります。
どういった意味合いがあり、始末書とはどのような違いがあるのでしょうか。
下記を参照し、作成の目的を正しく把握しておきましょう。

【顛末書の意味】

顛末書は、業務上の重大なミスやトラブルを起こした際に、社内または社外の関係者に向けて説明・報告するための書類です。
ミスやトラブルが起きた原因、被害や損害の程度、現状の対応、今後の対策などを記載します。

【始末書との違い】

顛末書と始末書を混同して解釈する方もいますが、一般的には下記のような違いがあります。

・顛末書
ミスやトラブルが起きた原因を究明し、今後同じことが起きないようにすることを目的としたレポートの意味合いが強い書類です。

・始末書
ミスやトラブルを起こした際、関係各所への反省やお詫びの気持ちを伝えるための書類です。
一般的に、懲戒や訓告などの社内処分に相当する重大なミスを犯した場合に作成します。


◆顛末書の使用シーン

顛末書は、主に下記のケースで提出を求められます。

・商品やサービスの不備、欠陥
商品の品質にバラつきがある、不良品が混じっていた、サーバーエラーなど、自社で取り扱っている商品やサービスになんらかの不備や欠陥が合った場合に提出します。

・諸手続きのミス
発注ミスや納品ミス、請求ミスなど、事務処理や諸手続きでミスを犯してしまった場合に提出します。

・事故や不祥事
業務中の交通事故、会社の商品・金品の横領など、自己や不祥事を起こしてしまった場合に提出します。

また、場合によっては顛末書の提出とともに、法的な手続きが必要になることもあります。


◆顛末書の作成例とポイント

顛末書は、どのように作成するのでしょう。
例文とともにポイントや注意点をまとめましたので、ご参照ください。

【例文】

平成○年○月○日
代表取締役社長 ○○○○様

○○部
□□□□(捺印)

このたびの○○○の紛失につきまして、さっそく調査を行い、原因究明と今後の対策を講じることができました。詳細については、下記の通りご報告させて頂きます。



1.発生日時
平成○年○月○日

2.場所
社内○○課の○○にて発生

3.発見
本人からの報告により発覚

4. 原因
☓☓☓(ミスをした人の名前)が、所定の場所に戻さなかったため

5. 損害
※損害があった場合は、被害額などを明記する

6. 対応
問題確認後、ただちに○○課長に報告。
☓☓☓、担当者を交えた調査の結果、□□□室から○○○を発見。

7. 今後の対策
今後は、○○○の取扱い・保存場所に関するルールの周知を徹底し、注意書きを目につきやすい場所に掲示します。
二度とこのようなことがないように努めて参ります。

以上

【書き方のポイント】

・客観的な視点で記載する
「5W1H」を基本とし、その問題の原因や責任の所在について客観的に説明します。
顛末書には、個人的な感情は入れないように、事実の簡潔で的確な説明に徹しましょう。

・現状の対応と今後の具体的な対策を記載する
問題を解決するために現在どのような対応をしているか、同じことが起きないようにどういった対策を行うかを、具体的に明記しましょう。
また、問題が解決した場合は、その旨を一緒に記載します。

・社内と社外どの人にも伝わる表現、内容にする
顛末書は、社内外のどの人にも伝わるわかりやすい内容・表現を心がけましょう。

ただ顛末書を作成・提出するだけで終わらせず、アンケートや定期的なテスト・チェックなども併せて行い、二度と再発しないように活用していくことが大切です。


◆仕事でミスが減らない…そんな時は

仕事を続けていく上で、できればミスは避けていきたいものです。
顛末書などの書類を書かなければいけないようなミスやトラブルが起こると、やはり会社からの評価は下がってしまうでしょう。
もしも顛末書を何度も書いたり、どうしてもミスが減らなかったりする時は、今の仕事や働き方が本当に自分に合っているのかということも含め、考える必要があるかもしれません。
思い切って今の環境を変えてみるというのも一つの手段です。
転職・就職エージェントのハタラクティブでは、経験豊富なアドバイザーがあなたに合ったお仕事を紹介。
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