顛末書の書き方とは？始末書との違いや作成ポイントを例文付きで解説！

仕事で「顛末書」の提出を求められ、意味や書き方が分からず困っている方もいるのではないでしょうか。顛末書は、業務上のミスやトラブルを起こした際に作成を求められる場合があります。このコラムでは、顛末書がどのような目的を持つ書類なのか、どのような書き方をすれば良いのかなどを、例文も交えて解説。顛末書の疑問を解決し、顛末書を書かなければいけない状況がきてもスムーズに対処できるよう準備しておきましょう。

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顛末書とは

顛末書とは、業務上の重大なミスやトラブルを起こした際に、社内または社外の関係者に向けて説明・報告するための書類です。ミスやトラブルが起きた原因、被害や損害の程度、現状の対応、今後の対策などを記載します。

始末書との違い

顛末書と始末書を混同して解釈する方もいますが、それぞれ意味や役割は異なります。
「顛末書」とは、ミスやトラブルが起きた原因を究明し、今後同じことが起きないようにすることを目的としたレポートの意味合いが強い書類です。基本的には社内向けの書類といえるでしょう。
それに対し、「始末書」とは、ミスやトラブルを起こした際、関係各所への反省やお詫びの気持ちを伝えるための書類です。一般的に、懲戒や訓告などの社内処分に相当する重大なミスを犯した場合に作成します。そのため、社内だけでなく、社外にも提出しなければならない場合があるでしょう。

顛末書と始末書の違いについては、「始末書と顛末書の違いとは？書き方と提出するときの注意点も紹介」もぜひご覧ください。

顛末書の提出が求められる場面とは？

顛末書は、主に以下のような場面で提出を求められます。

顛末書は、「商品の品質にバラつきがある」「不良品が混じっていた」「サーバーエラーを起こした」など、自社で取り扱っている商品やサービスに不備や欠陥があった場合に提出します。発注ミスや納品ミス、請求ミスなど、事務処理や諸手続きでミスを犯してしまった場合も同様です。
そのほか、業務中の交通事故、会社の商品・金品の横領など、自己や不祥事を起こしてしまった場合にも提出が求められるでしょう。場合によっては、顛末書の提出とともに、法的な手続きが必要になることもあります。

顛末書の書き方とは？6つの作成ポイント

顛末書の書き方のコツは、誰が読んでも分かるよう、端的な言葉を用いて客観的な視点で書くことです。以下のポイントを押さえ、適切な書類作成に努めましょう。

1.顛末書は「客観的な視点で記載する」

顛末書は「5W1H」を基本とし、その問題の原因や責任の所在について客観的に説明しましょう。顛末書では、個人的な感情を入れず、簡潔な言葉で事実のみの説明に徹してください。

2.顛末書には「現状の対応と今後の対策を記載する」

顛末書には、問題を解決するために現在どのような対応をしているか、同じことが起きないようにどういった対策を行うかを、具体的に明記しましょう。また、問題が解決した場合は、その旨を一緒に記載します。

3.顛末書は「社外の人でも把握できる内容にする」

顛末書では、社内・社外を問わず誰が読んでも理解できる、分かりやすい内容・表現を心掛けましょう。

4.顛末書の「手書きorパソコンは会社に合わせる」

顛末書の書き方やフォーマットには特に決まりがないため、手書きで書くかパソコンで作成するかは会社の指示や規則に準じましょう。
手書きは文字に心が現れやすいので、相手に誠意を伝えたい場合におすすめです。一方、パソコンで作成すれば誰にでも読みやすい顛末書が作成できます。それぞれの状況や会社事情に合わせて、顛末書を作成しましょう。

5.顛末書には「忘れずに押印をする」

顛末書には押印が必要です。ビジネスにおいて、押印は「この書類は正式である」とを証明するための大切なもの。顛末書にも同じことがいえるため、押印を押したかは忘れずに確認しましょう。

6.顛末書には「事実を隠さずに書く」

顛末書を書く際に、事実を隠すのはNGです。事実を隠してしまうと、その後本当のことが判明した際に、さらに大きな問題へと発展してしまうからです。トラブルを最小限に留めるためにも、ありのままの事実を公表し、しっかりと反省の意を示しましょう。

顛末書は、ただ作成・提出するだけで終わらせず、問題の再発防止に活用していくことが大切です。仕事で大きな失敗をしてしまったときの対処法については、「仕事で大失敗した経験をどう活かす？大きなミスしたときの立ち直り方も紹介」もぜひ参考にしてください。

顛末書のテンプレート例文

ここでは、顛末書の例文をご紹介します。

【例文】

平成○年○月○日
代表取締役社長　○○○○様

○○部
□□□□(捺印)

このたびの○○○の紛失につきまして、さっそく調査を行い、原因究明と今後の対策を講じることができました。詳細については、下記の通りご報告させて頂きます。

記

1.発生日時
平成○年○月○日

2.場所
社内○○課の○○にて発生

3.発見
本人からの報告により発覚

4. 原因
☓☓☓(ミスをした人の名前)が、所定の場所に戻さなかったため

5. 損害
※損害があった場合は、被害額などを明記する

6. 対応
問題確認後、ただちに○○課長に報告。
☓☓☓、担当者を交えた調査の結果、□□□室から○○○を発見。

7. 今後の対策
今後は、○○○の取扱い・保存場所に関するルールの周知を徹底し、注意書きを目につきやすい場所に掲示します。
二度とこのようなことがないように努めて参ります。

以上

前述したとおり、顛末書の書き方やフォーマットに決まりはないため、顛末書は会社の指示に従って作成しましょう。顛末書の作成方法については、「顛末書とは？書き方や提出する意味を理解しよう」もぜひご参照ください。

顛末書を書いてばかり…そんなときは？

顛末書を何度も書いたり、どうしてもミスが減らなかったりするときは、今の仕事や働き方が自分に合っていない可能性もあります。「なぜミスを繰り返してしまうのか」「自分に合っている仕事とは？」など、改めて考える必要があるでしょう。そのうえで、「今の仕事が自分に合っていないと感じる」のであれば、思い切って転職するのも一つの手段です。

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監修者：後藤祐介就活アドバイザー

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