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エントリーシートを郵送するための封筒の選び方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・封筒はエントリーシートを折らずに入れられる角2号で、色は白を選ぶのが無難
    ・宛名はタテ書きが基本で、住所や宛名を省略
    ・裏面に自分の住所氏名、大学名や学部名、学科名を忘れず記載する
    ・送付前に誤字脱字や敬称、切手の料金が間違っていないかチェックする

エントリーシートの送付には意外と知らないマナーがあります。誤ったマナーで郵送してしまうと、採用担当者に「この学生はマナーを知らない」と思われてしまうので、悪い印象を与えてしまう前に封筒の選び方や宛名の書き方といった、社会人として覚えておきたい郵送のマナーを学んでおきましょう。

◆エントリーシートの封筒はどんなのが良い?

一般的にエントリーシートはA4サイズです。エントリーシートを折りたたんでしまうと読む側が読みづらく感じてしまうので、折らずに入れられる入る角2号の封筒を用意しましょう。
封筒の色は白、茶色のどちらでも構いませんが、茶色の封筒は請求書などビジネス用途や事務用なので、白色の封筒を選ぶのが無難です。
また、エントリーシートは個人情報を記載するため、中身が簡単に見えてしまうと危険。透けないように内側に加工が施されている封筒もあるので、必要に応じて活用してください。

封筒以外にもエントリーシートを郵送する際は、送付状やエントリーシートを入れるためのクリアファイルを用意しておきましょう。郵送途中に万が一封筒が雨に濡れてしまうことがあっても、クリアファルが中身を保護してくれます。

◆封筒を書くときの注意点

封筒は基本的にタテ書きです。書き方の注意点については以下をご覧ください。

・住所や宛名は略さないで書く
企業によっては社名や住所が長い場合がありますが、略さないで書くのが基本的なマナーです。
特に番地は「1-2-3」のようにハイフンで繋げず、「一丁目二番三号」のように書きましょう。住所が長い場合は、ビル名などで改行して、2行に分けて書くことをオススメします。
次に、宛名の企業名ですが、「株式会社」を「(株)」のように省略するのは失礼にあたるため、省略せずに書きましょう。
また、住所や企業名、部署名などにアルファベット表記が含まれている場合は、アルファベットをタテに書いてください。

・文字のバランスに注意しよう
住所や宛先を書く時は、相手先の名前を中央に一番大きく書くのが理想的です。しかし、部署名などが長く、全てを封筒の右半分に収めるのが難しい場合は、中央を挟んで部署名と相手先の名前を書くと良いでしょう。
中央の配置を考えてから、住所の位置や文字の大きさを決めると、宛名と宛先のバランスが取りやすくなります。

・赤いペンで「エントリーシート在中」と書く
書類の中身を知らせるために、封筒の表面、左下に左端に「エントリーシート在中」と赤いペンで記載してください。「応募書類在中」でも構いません。
目立たせる場合は枠で囲むことがありますが、囲む場合はフリーハンドではなく、定規を使って線を引きたほうが丁寧な印象になります。

・裏面に自分の住所を記載しよう
表面に書いた宛先の住所より少し小さめの文字で、住所や氏名をタテ書きで記載しましょう。その際、大学名・学部名・学科名の記載も忘れないよう注意してください。
また、封筒の左上の端に郵送日も書き入れましょう。タテ書きなので漢数字表記がオススメです。

・封筒を糊付けしたら「〆」と書く
最終チェックが済み、書類を全て入れて封をする時は糊を使ってください。セロハンテープやホッチキスはマナー違反です。また、封をしたことが分かるように、「〆」と書きます。
エントリーシートや履歴書を郵送する際は、「〆」も間違いではありませんが、より丁寧な印象を残すためには「封」の字を書いて留めるほうが良いでしょう。

◆送付前のチェック項目

エントリーシートを送付する前に、書類や封筒に不備がないかチェックしましょう。

・エントリーシートや送付状に誤字、脱字がないか
採用担当者は、一字一句チェックしている訳ではないですが、だからと言って誤字脱字をしても良いわけではありません。エントリーシートや送付状を封筒に入れる前に、誤字脱字、漢字表記の間違いなどがないか、しっかり確認しましょう。

・敬称を間違えていないか
送付状や封筒の敬称の付け方は、送る相手が個人か部署によってつける敬称が変わるため、間違えてしまう人は多いようです。悩む人も多いと思いますので、敬称の付け方をご紹介します。

担当者の個人名の場合は「様」
「人事部の◯◯」など役職名と個人名が一緒の場合も「様」
「人事担当者」などの役職名の場合は「様」か「殿」
「人事部 人事課」などの部署・係名の場合は「御中」

また、あらかじめ封筒が用意されていて、宛先が「行」となっている場合は二重線で消して、「御中」あるいは「様」で記載し直しましょう。

・切手は足りているか
A4サイズの封筒は、「定形外郵便」になるので、50gまでは120円切手が必要になります。
切手が足りなかったり、少ない金額の切手を何枚も貼ったりすると採用担当者に悪印象を与えてしまうので気をつけましょう。
また、送付する書類が多い場合は、郵便局に行って必要な分を貼ってもらうのが無難です。

ハタラクティブは20代の既卒、第二新卒者、フリーターから支持を得ている就職エージェントです。専任の就活アドバイザーがマンツーマンで全力サポートしており、就職や転職に関するノウハウを活かして、応募書類の送付の仕方や封筒の選び方、宛名の書き方なども指導しています。
就職に不安をお持ちの方は、ぜひハタラクティブをご利用ください!

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