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プレゼン資料の作り方とは？伝わりやすい構成づくりやコツをご紹介
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この記事のまとめ
- プレゼン資料は、伝わりやすく分かりやすい内容を意識して作成することが大切
- プレゼン面接では「論理的思考力」「伝える力」「独創性」などを総合評価している
- プレゼン資料を作るコツは「表やグラフを盛り込む」「見せ方を工夫する」など
- プレゼン資料を作るときに「抑揚をつけたい箇所」をチェックしておくのも効果的
プレゼン資料の作り方に悩んでいる人は多いのではないでしょうか。プレゼン資料は、デザインをおしゃれにするのではなく、「聞き手に分かりやすく伝わるものにすること」が重要です。このコラムでは、伝わりやすく分かりやすいプレゼン資料の作り方を解説。また、構成の作成方法や資料を活用したプレゼンの注意点も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
プレゼン資料とは
プレゼン資料とは、パワーポイントといったツールを利用して作成する資料です。プレゼンテーションの内容をより伝わりやすくサポートするために活用されます。プレゼン資料は、話し手の伝えたい要点を補完するのが役割です。効果的にプレゼン資料を活用することで、話し手が伝えたい内容をより分かりやすく聞き手に届けられます。
プレゼンの目的
プレゼンの目的は、「伝えるべきことをわかりやすく伝える」ことです。せっかくプレゼン資料に時間をかけて準備してきても、聞き手に伝わらなければアピールにつながりません。聞き手の立場に立って、伝えるべき内容とそうでない内容を上手に取捨選択し、できる限りわかりやすく伝える必要があります。
転職面接で評価されるプレゼン資料を作るには？
採用担当者は、プレゼン資料の構成や内容から「論理性」「思考力」「コミュニケーション能力」といったさまざまな要素を評価しています。そのため、転職面接のプレゼン資料は、採用担当者に伝わりやすく、分かりやすい内容を心がけて作成することが大切です。
近年行われている「プレゼン面接」とは
プレゼン面接とは、求職者が採用担当者の前でプレゼンテーションを行う面接を指します。基本的には、事前にテーマが与えられ、それに沿った内容をプレゼン資料とともに用意することが求められるでしょう。テーマは、「自身のアピールポイント」「入社後どのように活躍したいか」「自社の新商品の提案方法」など企業によってさまざまです。企業は、プレゼン面接から「テーマへの理解」「論理的思考力」「伝える力」「独創性」「表現力」などを総合評価しています。
「面接のチェックポイントとは？質問例や注意点などをご紹介」のコラムでは、面接官が採用で見るポイントを解説しています。プレゼン面接でも役に立つ情報がまとめられているので、合わせて参考にしてみてください。
分かりやすいプレゼン資料をつくるための6つのコツ
分かりやすいプレゼン資料をつくるには、「見る側への配慮」が大切です。プレゼン資料のデザインがおしゃれかどうかよりも、見る側に分かりやすく伝わる資料になっているかどうかを意識しましょう。以下で、プレゼン資料を作るコツを6つ紹介しているので参考にしてみてください。
1.メッセージは1スライド1つに絞る
プレゼン資料では、本当に伝えたい内容だけに絞り、1スライドに1つのメッセージを伝えることを守りましょう。文章を書く際にも、一文一義という言葉があるように、1枚のスライドにあれこれ情報を詰め込んでしまうと、相手が理解しづらくなる恐れがあります。
2.メッセージは見せるもの
プレゼン資料は、いかに短く凝縮された文章で勝負できるかが鍵とされています。メッセージは文字数が多いと、読むことに集中してしまい、口頭での補足説明が耳に入りにくいということもあるようです。相手の理解を深めるためにも、体言止めや常体（だ・である）を用いた文章様式を取り入れると、文字数の単純化を図れます。
3.見せ方を工夫する
伝わるプレゼンにするために、資料の見せ方を工夫しましょう。以下で、「フォント」「改行と行間」「グルーピング」の3つのコツを紹介。フォントや行間については、PCやタブレットなどで見るのと、スクリーン上で見るのとではイメージが変わるので、シミュレーションして確認しておくと良いでしょう。
フォント
フォントはなるべくプレゼン資料のなかで統一させましょう。ページや伝えたいことによってフォントが変わるのは読みづらさの原因になります。スクリーンに映写したときのことを考えると、明朝体よりもゴシックがベターです。また、文字のサイズは18pt以上がおすすめ。特に伝えたいことやアピールポイント、重要な箇所などはほかと差別化してさらに大きくしたり色を変えてみたり、工夫してみましょう。また、ポジティブな内容は青、ネガティブな内容は赤など、色を使う際はルールを決め使い方を徹底させることをおすすめします。
改行と行間
行間もプレゼン資料の見やすさを左右するポイントの1つ。文字が密集していると見づらくなってしまうため、適宜行間にゆとりをもたせると良いでしょう。
グルーピング
グルーピングは、同じ項目同士を近づける手法です。同じ項目同士を離してしまうと、視覚的に分かりにくいレイアウトとなってしまうので、グルーピングしてまとめると良いでしょう。たとえば、プレゼン資料に写真を加える場合、文と離れた位置にあると関係性が分かりにくくなるため、写真を加えたい内容の近い位置に入れ、文と写真を1つにまとめましょう。パッと見ただけで「どの文章の写真か」分かりやすくなります。
4.スライド右下にページ番号を記入する
人の目は全体像を捉えるのに、「Z」の順番で視線が動きます。左上からスタートして右上。右上から左下、右下の順番です。したがって、プレゼン資料のページ数は、大切な内容を読むのに邪魔にならない右下に置きましょう。
5.表やグラフを盛り込む
表やグラフは、読み手の理解を助けます。文字ばかりが羅列したスライドでは、聞き手が理解するまでに時間がかかり、分かりにくいプレゼン資料になってしまいがちです。表やグラフにまとめられれば、パッと見ただけで分かりやすい資料になるので積極的に取り入れると良いでしょう。
目次スライドを挿入する
分かりやすいプレゼン資料にするためには、どのような構成でプレゼンを行うのか分かるように目次スライドを挿入するのも効果的でしょう。人は先がわからないと不安になってしまう傾向があるようです。先に目次を提示し、これから話す概要を示すことで聞き手は安心できます。話の内容に集中することにもつながるので取り入れてみてください。6.写真を組み込む
文字だけで説明してもイメージが湧きにくい内容に関しては、絵や写真を入れることでより伝わりやすくなることもあります。必要な箇所にだけ適宜挿入してみましょう。
分かりやすいプレゼン資料の構成の作り方
プレゼン資料においてわかりやすい構成作成をめざし、「序論」「本論」「結論」の基本を意識しましょう。最初に聞き手の関心を引き寄せ、本論で最も伝えたいことを話し、結論で締めるというものです。この3つに構成を分け、全体のプレゼン資料を作成していくと聞き手に伝わりやすくなります。
短時間でプレゼン資料を完成させるコツ
仕事で急にプレゼン資料が必要になったり、就職・転職活動が忙しかったりすると、プレゼン資料を作成する時間がないということもあるでしょう。以下では、プレゼン資料を短時間で作成するコツを2つ紹介します。
テンプレートを利用する
プレゼン資料が作れるツールの多くに、テーマ別でテンプレートが用意されています。テンプレートを使用すれば、既存の枠組みに文章を書いていくことで、簡単にレイアウトを意識したプレゼン資料が作れるのでおすすめです。
ショートカットキーを駆使する
プレゼン資料を作成する際は、マウスを使うよりもショートカットキーを使いこなせると時短を狙えます。以下で、パワーポイントに使えるショートカットキーをいくつかご紹介するので、プレゼン資料を作成する際に活用してみてください。
・「Ctrl+M」新しいスライドを挿入
・「Ctrl+D」スライドをコピー（同じようなレイアウトのスライドを使用したい場合に便利）
・「Page Down」次のスライドに移動
・「Page Up」前のスライドに移動
・「Ctrl+Shift+＜」フォントサイズを小さくする
・「Ctrl+Shift+＞」フォントサイズを大きくする
「そもそも仕事が忙しくて転職活動をする時間がない」という方は、「転職先の効率的な探し方5選！自分に合う仕事を見つけるコツを解説」のコラムも参考にしてみてください。
資料を活用してプレゼンするときの4つの注意点
では、資料を活用してプレゼンを行うときは、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。以下で注意すべきポイントを紹介します。
1.プレゼンは緊張するものと受け容れて対策する
プレゼンの本番では、緊張する人も多いでしょう。問題なのは、緊張そのものではなく、緊張により「内容を忘れる」「早口になる」「表情が固くなる」といった事態に陥ることです。これには、「本番と同じようにプレゼン資料を使い何度も練習する」「聞き手の立場に立つこと」「早めに選考を受ける会場に行き、採用担当者がいる空間を想像してみる」といった3つの対処法があります。実践することで、「準備不足」「プレッシャーを感じすぎる」「慣れていない場所であがってしまう」などの事態を防げるので、意識してみましょう。また、緊張することにお悩みの場合は、「面接で緊張しない方法と気持ちをコントロールするコツ」のコラムも合わせてご覧ください。
2.ハキハキと、抑揚をつけて話す
プレゼンの際は、大きな声ではっきりと話すことを意識しましょう。また、淡々と話し進めるのではなく、大切なところは声をさらに大きくしたり高くしたり気持ちを込めて話すと、さらに伝わりやすくなります。プレゼン資料を作る段階で、強調したい箇所をチェックしておき、話す際に抑揚を意識できると良いでしょう。
3.早口にならないよう気を配る
緊張するとついつい早口になってしまうかもしれませんが、プレゼンは、相手が理解できるスピードで話しましょう。また、プレゼン面接では、時間制限が設けられることが一般的。「時間内に収めなくては」と焦ることなく、聞き手の立場に立ったときに聞きやすいスピードであることが肝心です。プレゼン資料のページをめくるタイミングと、話すスピードが合っているかも確認しておきましょう。
4.適度なボディランゲージも有効
ボディランゲージとは、身振り手振りや表情などで相手に自分の気持ちを伝えることを指します。プレゼンの際は、適度なボディランゲージが有効です。普段からボディランゲージを使わない人は難しいと感じるかもしれませんが、「特にここは伝えたい」というところだけでも身振り手振りを交えて話すようチャレンジしてみてください。また、伝わるプレゼンにするためには、採用担当者に視線を配ることも重要なので意識してみましょう。
「転職面接のプレゼン資料の作り方に悩んでいる」という方は、ハタラクティブにご相談ください。就職・転職エージェントのハタラクティブでは、プロのアドバイザーによる求人紹介や面接対策などを無料で行っております。模擬面接も行う事が可能なので、「プレゼンが上手くできるか心配」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
プレゼン資料に関するFAQ
ここでは、プレゼン資料を作るときの疑問点をQ&A方式で回答していきます。
分かりやすいプレゼン資料を作るポイントは？
分かりやすいプレゼン資料を作るポイントは、「聞き手」を意識することです。デザインがおしゃれかどうかよりも、「メッセージは1スライドにつき1つにする」「フォントや行間など、見せ方を工夫する」「表やグラフを盛り込む」といった、聞き手にとって分かりやすい工夫をすることが重要です。プレゼン資料を作るポイントについては、このコラムの「分かりやすいプレゼン資料をつくるための6つのコツ」にて詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。
プレゼン資料の構成の作り方は？
プレゼンの構成を作る際には、「序論」「本論」「結論」の基本を意識すると良いでしょう。3つの流れに沿って構成を作ることで、分かりやすいプレゼン資料になります。このコラムの「分かりやすいプレゼン資料の構成の作り方」でも解説しているので、気になる方はご覧ください。
転職面接で上手くプレゼンできる自信がない
プレゼンは緊張するものです。本番で緊張しないためには、何度も練習を重ねたり、聞き手の立場になって考えてみたりすることが大切。詳しくはこのコラムの「資料を活用してプレゼンするときの4つの注意点」の項目を参考にしてみてください。また、人前で話すことに苦手意識を感じている方は、入念な面接対策を行い、練習をとおして第三者の意見を聞いてみるのも1つの方法です。「ハタラクティブ」では、専任のアドバイザーがマンツーマンで面接対策をサポートしているので、ぜひ利用を検討してみてください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
