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企業の何でも屋さん、総務。仕事内容や必要な能力とは?

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【このページのまとめ】

  • ・総務とは、バックオフィス関連業務を総て担い、会社がスムーズに動くようサポートを行うお仕事のこと
    ・株主総会の運営や社内報の企画、勤怠管理など、総務の業務内容は多岐にわたる
    ・総務のお仕事には、コミュニケーションスキルやPCスキルが求められる
    ・総務のお仕事を通じ、折衝力や調整能力など、ビジネスシーンで活躍できるスキルを身につけることができる

企業の総ての業務の担う部署、総務。企業でどういうお仕事をしているのか、活躍するにはどういう能力が求められるのかについてまとめてみました。
総務にチャレンジしたいとお考えの方のお役に立てれば幸いです。

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◆総務の仕事内容

総務とは、会社の組織が円滑に動くよう、縁の下の力持ちとしてさまざまな業務を担う職種です。いわば、何でも屋のような存在。主に以下のような業務を任されます。

【総務のお仕事の一例】

・建物管理
・社内行事の企画、運営
・株主総会の運営
・備品管理
・文書管理、作成
・社内規定の作成
・社内報の作成
・福利厚生の制度の整備
・勤怠管理
・給与計算
・経費精算
・安全衛生管理
・コンプライアンス対応
・保守管理
・特許出願 など…

上記のように、業務内容は多岐に渡りますが、担当する領域は企業によって異なります。例えば、人員の足りない部署の補助にまわったり、人事部や法務部がない企業では、それらのお仕事を担ったり。
総務のお仕事を希望する方は、企業ごとにどのくらいの業務を任されるのかを把握しておいたほうが良いでしょう。


◆総務に求められる能力

幅広い業務をこなすことを求められる総務。どういった能力があれば、総務として活躍できるのでしょうか。

・パソコンスキル
WordやExcel、Power Pointなどのオフィスソフトが使えるかどうかは、何でも屋さんの総務にとって重要なスキルの1つです。何をするにしても、PCを使用しての作業が求められます。
また、プリンタやファイルサーバーといった社内のネット環境の保守管理を任せられることも多いため、社員からのヘルプにある程度対応できる能力は必要だといえるでしょう。

・コミュニケーションスキル
どんなお仕事でもコミュニケーションスキルは大切ですが、特に総務は他部署とのやり取りが多い職種です。コミュニケーションスキルがものを言います。
任された仕事に対し、相手の要望をしっかり聞き出し正しく理解する、相手のニーズにマッチしたタスクをこなすことが大切です。

・几帳面さや正確さ
依頼されたお仕事を確実に不備なく行う、書類の管理や数字の計算を緻密に行うといったことを求められるでしょう。


◆身につく能力

幅広い業務をこなす総務のお仕事では、以下のような能力を身につけることができます。

・調整能力や交渉力
部署同士をつなぐ架け橋のような存在になったり、各部署のまとめ役を担ったりする総務では、調整能力や交渉力が身につくでしょう。

・PCスキル
PCを使った業務がほとんどです。文書作成やデータの入力などを通じ、自然にスキルアップできるでしょう。

・ビジネスマナー
基本的には社外よりも社内の人間とのやり取りが多いものの、来客対応や電話対応なども求められるため、基本的なビジネスマナーが身につきます。

このように、総務のお仕事は、社会人に欠かせない多様なビジネススキルを身につけることが可能です。将来的にキャリアチェンジしたいと考える場合にも、これまで培った経験は有利なものとなるでしょう。

いかがでしたか?一口に総務といっても、実に幅のあるお仕事だということが分かっていただけたと思います。総務に就きたいとお考えの方は、志望する企業でどのような業務を任せられるのか、またその業務は自身のやりたいこととマッチしているのかなどを、しっかり確認しておくと良いでしょう。
「志望先企業がどんな業務を行なっているのか分からない」「未経験からでもチャレンジできる総務のお仕事を探している」そんな方は、ハタラクティブにご相談ください。
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