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退職の挨拶を手紙で行う際の基本マナー

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【このページのまとめ】

  • ・退職の挨拶はメールでも良いが、特にお世話になった人に深い感謝の気持ちを伝えるなら手紙がおすすめ
    ・封筒と便箋はシンプルなものを使い、基本的には縦書きにする
    ・手紙の前文には頭語と時候の挨拶を入れる
    ・主文は起語から始め、退職する旨やお礼の言葉、その人とのエピソードなどを書く
    ・末文と後付には締めの挨拶と結び、日付、自分の名前、宛名を記入する

退職する際、特にお世話になった人に向けて手紙を書きたいと思ったことはありませんか?
今回は、退職の挨拶を手紙で行う際の基本的なマナーをご紹介します。構成や形式を知り、礼儀正しい印象を与える手紙を書きましょう。

◆退職の挨拶は手紙とメールどっちが良い?

退職の挨拶は手紙でなければいけないという決まりはないため、メールで行っても問題ありません。しかし、在職中に特別お世話になった人や、親しかった人により感謝の気持ちを伝えたいと思うなら、手紙を書くのも良いでしょう。
メールが主流となっている時代だからこそ、時間や手間がかかる手紙は相手に特別感を与えることができます。

手紙を送る相手が親しい人であった場合は、あまり形式を意識しなくても大丈夫ですが、もし上司などに送りたいのであればきちんとマナーを知った上で書いた方が良いでしょう。
手紙のマナーを知りたい方は、次の項目を確認してください。

◆手紙の基本マナー

手紙の基本的なマナーについてご説明します。

【便箋と封筒】

便箋と封筒は白色で無地のシンプルなものを使い、基本的には縦書きにします。
便箋が2枚になる場合、2枚目が後付だけにならないよう注意しましょう。

【手紙の構成】

・前文
頭語と時候の挨拶を書きます。頭語は、「拝啓」もしくは改まった手紙には「謹啓」を選びましょう。時候の挨拶では、自分が感じた今の季節感を伝え、相手の繁栄や健康を確信する表現を使ってまとめます。
例:拝啓 陽春の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

・主文
起語から始めて退職する旨を書き、お礼の言葉や今後の展望など自分が伝えたいことを入れましょう。起語とは、ここからが用件ということを知らせる書き起こしの言葉で、「この度は」「さて」「突然ですが」「早速ですが」などがあります。
例:この度は、一身上の都合により3月末で退職することになりました。在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。

・末文
締めの挨拶と結語を書きます。結語は、頭語が拝啓なら「敬具」、謹啓の場合は「謹言」です。
例:末筆ながら、ますますのご活躍をお祈り申し上げます。 敬具

・後付
日付、自分の名前、宛名を書きます。日付は年月日まで書き、自分の名前はフルネームで下の方に書きましょう。また、敬意表現として、宛名は自分の名前より少し大きめの字で書くのがポイントです。

◆相手に気持ちを伝えるには

上司などの目上の人にはマナーを押さえて手紙を書くことが大切ですが、形式を意識しすぎると味気ないものになってしまいます。

インターネットに載っているような文章をそのまま書くより、自分の心に残ったその人との具体的なエピソードに触れましょう。また、送別会などをしてもらった場合は、それに対する感謝の気持ちなどを交えるのも良いかもしれません。
なお、手紙を渡すタイミングは退職日当日がベストですが、退職前に食事をしたときや退職直後など、退職日から多少前後しても大丈夫です。ただし、退職日より前に渡す時は退職する日を明記しておきましょう。

◆社外への手紙はどうする?

社内・社外宛どちらの場合も、手紙を書く際の基本的なマナーは変わりません。
ただし、後付には相手の会社名と所属を入れるのを忘れずに。また、主文には後任の紹介を入れておくと良いでしょう。


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