添え状の書き方とは？応募書類を送る際のポイントや注意点も解説

「添え状の書き方が分からない」「提出書類に添え状はいらない？」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。就活で企業へ応募書類を送る際に用いられる添え状。送付状と呼ばれることもあり、基本的な書き方はビジネスシーンでも多く活用されています。 このコラムでは、添え状の目的や書き方、注意するポイントについてまとめました。正しい書き方を学び、就職活動や転職活動に役立てましょう。

添え状とは

添え状とは、同封したものを記載した書類のこと。送付状やカバーレターなどさまざまな呼び方があります。添え状は、送った相手がひと目で中身を確認できるように、宛先や送り主の情報、同封したもの、送付した目的などを記載するのが一般的。手書きよりパソコンで作成する人が多いようです。
書類などを郵送するときや、FAXで送信するときは添え状を用いるのがマナー。就活中だけではなくビジネスシーンでもよく使われるため、添え状の書き方を覚えておいて損はないでしょう。
送付状については、「送付状も入れよう！応募書類を送るときのビジネスマナー」でも詳しくまとめているので、あわせてチェックしてみてください。

添え状の基本的な書き方

添え状は、読みやすく作成することが大切です。基本的なフォーマットがあるので、覚えておくと良いでしょう。以下で、添え状の基本的な書き方について解説します。

日付

一番右上に日付を記載します。投函日を記載するのが一般的です。西暦・和暦どちらでも構いませんが、同封する書類の日付・表記は統一しましょう。

宛名

日付より下の左側に記載します。会社名・部署名・役職名・個人名の順番に、全て省略せずに正式名で書きましょう。宛先が部署名の場合は「御中」、個人名は「様」をつけます。個人名が分からない場合は部署宛てに送るか、「○○ご担当様」と書いても構いません。

氏名、連絡先

宛名より下の右側に自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスを書きます。書類に不備があったときや、同封し忘れた書類があった場合などに、送り先の企業から連絡がくる可能性があるため、連絡がとりやすい電話番号、メールアドレスを記入しましょう。

タイトル

添え状のタイトルは中央に記載しましょう。主旨を伝えることが目的なので、「（書類名）ご送付の件」「（書類名）の送付につきまして」などすぐに内容が分かるようなタイトルにします。

本文

本文は「拝啓」「謹啓」などの頭語からはじめ、文末を「敬具」「敬伯」といった結語で結びます。
手紙であれば、頭語の後に時候のあいさつを入れるのが一般的ですが、添え状はなくても問題ありません。時候のあいさつ代わりに「時下」も活用可能です。その後、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という一文を追加します。さらに、書類を送付する旨と詳細を別途記載することを書きましょう。

記書き

本文の結語に続き、1行空けて中央に「記」と記載します。「記」の下に箇条書きで送付書類と枚数を記載し、右下に「以上」と書きましょう。

添え状の書き方のテンプレートを作成しよう

添え状は提出書類を準備するたびに使用するため、書き方のテンプレートを作成しておくのもおすすめです。テンプレートを使用する場合は、宛先や送付書類、日付の記載を間違えないように注意しましょう。添え状のテンプレートについては、「就活で送り状はいる？いらない？添え状の目的と書き方のテンプレート」をご参照ください。

添え状が完成したら

添え状が完成したら、誤字脱字がないかチェックしましょう。併せて同封する書類が揃っているか、記載漏れがないかも確認しておきます。郵送中の汚れや折れなどを防ぐために、書類は全てクリアファイルに入れてから封筒へ入れること。入れる順番は、上から添え状・履歴書・職務経歴書・その他書類になるように重ねましょう。クリアファイルは、面倒でも無色透明の新しいものを用意することが大切です。

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