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内定承諾書の送り方とは?封筒の書き方とマナー

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【このページのまとめ】

  • ・封筒の表面は、全体のバランスに注意して丁寧に書こう 
    ・裏面は郵送に必要ない情報なので、主張しすぎず読みやすさを重視して書こう 
    ・丁寧な印象を与えられるように、細かい部分にも気を配ろう

企業から内定が出たときに渡される内定承諾書。入社するためには、期限内に必ず提出しなくてはいけません。
内定が出たからといって気を緩めず、最後まで良い印象を与えられるように心がけましょう。
ここでは、内定承諾書を郵送するときの封筒の書き方や、注意するポイントをまとめました。

◆内定承諾書を入れる封筒の書き方:表面

封筒の表面には、主に送り先の情報を記載します。受け取った人が一番始めに目にする部分なので、全体のバランスに気をつけて丁寧な字で書きましょう。
宛先は縦書きが一般的ですが、横書きでもマナー違反にはなりません。社名や住所にアルファベットが使われている場合は、横書きのほうが読みやすいのでおすすめです。
また、細いボールペンで書くと読みにくくなってしまうので注意が必要。0.7ミリ以上の黒いボールペンや黒の油性サインペンを使用しましょう。

縦書きで表面を書くときは、以下のように書きます。

【住所】

郵便番号は封筒の右上に、住所は封筒の右端から1~2cmあけて書きます。都道府県やビル名は省略せずに記入しましょう。
縦書きの場合、番地などは漢数字を用いるのが一般的ですが、算用数字でも構いません。迷ったときは、応募先企業のWebサイトなどに掲載されている住所に合わせても良いでしょう。

【宛名】

宛名は封筒の中央に、大きめに書きましょう。会社名は、有限会社や株式会社を省略せず、必ず正式名称で書くこと。
宛名が社名のみの場合は、会社名に続き「御中」と記載します。
宛先の詳細が分かる場合は、封筒の中心より右側に会社名を書き、中央に部署名と担当者名を会社名よりも大きく書きましょう。担当者の氏名が分かる場合は「○○様」、分からない場合は「採用ご担当者様」と記入します。
誤配達を防ぐために、宛名はできるだけ詳しく書きましょう。

企業によっては、宛名が印字されている返信用封筒が同封されていることも。その場合は、宛名の「行」を二重線で消して「御中」や「様」に書き換えましょう。

【内定承諾書在中】

封筒の左下には、書類の内容を記入します。宛先しか書かれていないと、中身が何か分からず後回しにされてしまう可能性もあるため、忘れずに書きましょう。
重要な書類だということを示すために、赤文字で「内定承諾書在中」と書き、定規で赤く囲みます。

◆封筒の書き方:裏面

裏面には送り主の情報を書きます。表面と同じく縦書きが一般的ですが、表面を横向きで書いた場合は裏面も同じ向きで記入しましょう。
文字の大きさは表面よりも小さめに、左下にまとめて書きます。
ただし、全体のバランスが取りにくい場合は、縦書きの場合に限り、封筒の中央下部に書いても構いません。その場合は、中央より左側に郵便番号と住所を書き、右側に氏名を書きます。

【住所】

表面と同じく、都道府県や番地、マンション名など全て省略せずに書きましょう。
郵便番号は住所の上に横書きで記入します。

【氏名】

住所の左側に書きます。住所の一番下の文字と、名前の最後の文字の位置を揃えて書くと綺麗に見えるのでおすすめです。
すぐ目に入るように住所よりも少し大きく書きましょう。

【封字】

書類を封筒に入れた後、のりを使用して封をします。セロハンテープやステープラーで封をしてしまうと、郵送時に剥がれたり、開封しにくくなったりするので避けたほうが無難です。
封をした後は封印として「〆」や「封」を記載しておくと、丁寧な印象を与えられます。「〆」を書くときは「×」と間違われないように気をつけましょう。

◆そのほか知っておきたい封筒のマナー

内定承諾書を返送する際、封筒は企業から送られてきたものと同じ形式にすると良いでしょう。
A4の書類を折らずに郵送できる角形2号を選ぶのが一般的ですが、内定承諾書が三つ折りや四つ折りで届いた場合は長形3号の封筒を選びます。
また、重要な書類は白色の封筒で送るのがマナー。茶封筒は、重要性が高くない書類を送るときに使われることが多いので、避けたほうが無難です。

郵便料金が不足していると差出人に戻ってきてしまうか、受取人払いになってしまう可能性も。郵送する際は必ず郵便局で測ってもらい、正しい料金で郵送しましょう。
ほかにも、郵送中にトラブルが起きてしまう可能性があるため、期限内に届くように余裕を持って送ることが大切です。郵送方法は普通郵便が一般的ですが、期日が近い場合は速達で送るほうが良いでしょう。

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