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顛末書って何?書き方や提出する意味を理解しよう

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【このページのまとめ】

  • ・顛末書とは、ミスやトラブルが発生したときの原因や経緯、今後の対策などを盛り込んだ書類のこと
    ・似た書類の始末書は、自分の非を認めて謝罪し、反省を示す意味合いが強い
    ・顛末書を書くときには「5W1H」を意識したり客観的視点から書いたりするのがポイントとなる
    ・「顛末」の意味をしっかりと理解し、誰が読んでも内容が分かる書類を作成しよう

仕事でミスやトラブルを起こした場合に「顛末書」の提出を求められることがあると思います。
あまり馴染みのない言葉なので意味がよく分からない…という人に向け、当コラムでは顛末書に書くべき内容を紹介。
似た書類として扱われる「始末書」との違いについても解説しているので、参考にしてください。

◆顛末書とは

まず、「顛末」の意味を確認しておきましょう。
「事の顛末」と言うように、顛末とは物事の始まりから終わりまでの経過、一部始終を表す言葉で、読み方は「てんまつ」。
大まかなあらすじや結末だけでなく、対象となる物事に関係するすべての要素を表す言葉として使用されます。

従って、「顛末書」とはミスやトラブルが起きた原因や経緯、今後の対策といった内容を盛り込んだ「報告書」のような役割を果たしています。
企業によっては「トラブル報告書」と呼ばれることもありますが、「報告書」には現在の状況を伝える意味合いが強いのに対し、「顛末書」はすべての処理が終わっているという印象が強め。
そのため、事態が落ち着いてから提出するのが一般的です。

◆顛末書と始末書は何が違う?

顛末書と似た書類に「始末書」がありますが、何が違うのでしょうか。

トラブルやミスの経緯について説明すること、今後の対策を書くことは顛末書と同じですが、それらに加えて自分の非を認めて謝罪を伝えるのが始末書
顛末書に比べて反省を示す意味合いが強いのが特徴で、ミスやトラブルが発生したらすみやかに提出します。

また、顛末書はミス、トラブルの再発防止策を示すことから社内向けの書類とされていますが、始末書は取引先に対して不適切な態度をとった、などの理由でも作成するため社外に提出するケースもあります。

社内に向けて始末書を提出するのは、懲戒などの社内処分に相当するようなトラブルが発生したとき。
処分に至らないトラブルの場合は顛末書を書かされることが多いようです。

◆顛末書の書き方

ミスやトラブルの一部始終を記載する顛末書ですが、具体的にはどんな内容を盛り込めばいいのでしょうか。
下記にまとめたので参考にしてください。

・問題発生の日時

いつ、どこで問題となる事例が発生したのかを明らかにします。

・被害や損害の状況

発注ミスやシステム不具合、事故など対象となる事例の状況を説明。

・現在行っている対応

事例に対して現在とっている対応を詳しく記載しましょう。

・今後の対策

発生した事例に対して、今後の対策を明記します。
すでに対策をはじめているなら、その内容を詳しく記載。会社側にも改善すべき点があれば併せて盛り込みましょう。

書き方のポイントとしては、感情的にならない(客観的視点から書く)、誰が読んでも状況が分かるように書く、時系列に沿って説明することなどが挙げられます。
また、「5W1H」と言われる「when(いつ)、where(どこで)、who(誰が)、what(何を)、why(なぜ)、how(どのように)」を意識すると良いでしょう。

顛末書を作成する際には、「なぜ書類を提出するのか」という意味をしっかりと考えた上で適切な内容や書式を使用することが大切です。
しかし、「何かと顛末書を書かされる」「些細なことで始末書扱いされる…」と悩んでいる人もいるかもしれません。
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