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誠意が伝わる始末書の書き方とは？顛末書との違いとあわせて解説
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この記事のまとめ
- 始末書とは、不始末を起こした場合に事情説明や謝罪などを書き表す文書のことを指す
- 始末書を提出させる会社側の意図は、「ミスを認識させる」「再発を防止させる」など
- 始末書の書き方に関して、会社での規定があればそれに従う
- 始末書には日付・宛名・タイトルのほかミスの内容や対策方法などを記載する
- 始末書の書き方は手書きが一般的
- 始末書の書き方で注意すべき点は頭語や結語、季節の挨拶などを入れないこと
「始末書の書き方が分からない」「手書きでも良いの？」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。どんなに注意していても、ミスやトラブルに遭遇するときがあります。大きな失敗をした場合に「始末書」の提出を求められることもあるでしょう。このコラムでは、始末書の書き方や注意すべき点について紹介。始末書の書き方1つで印象が左右されることもあります。万が一に備えて、基本的な始末書の書き方を知っておきましょう。
始末書とは
始末書とは、自身のミスや不始末を社内に向けて詫びるための文書のことを指します。どういったトラブルが発生したのかを報告し、反省の意を表すための文書です。始末書には、「当事者にミスだと認識させる」「反省を促す」「再発を防止する」といった会社側の目的があります。提出すべきケースは会社によって異なりますが、一般的には、以下のような場合に作成を求められることが多いようです。
- ・度重なる無断欠勤や遅刻
・提出期限や社内規約の不順守
・器物損壊
・社用車での交通違反
・ハラスメントの実施
・会社への大きな金銭的損失 など
始末書と顛末書の違い
始末書と混同されやすい文書に「顛末書」が挙げられます。顛末書は起こったトラブルに対しどのように対応し、結果どのようになったのか事実だけを報告するものです。責任の所在を明らかにし謝罪を表す始末書とは、意味合いが異なります。ミスが生じた場合に作成する、という点ではどちらも同じですが、顛末書では謝罪の意図は強くありません。「顛末書の書き方とは？始末書との違いや作成ポイントを例文付きで解説！」では、顛末書の書き方や作成する際のポイントなどを、例文とあわせて紹介しているので、チェックしてみてください。始末書の書き方
では、始末書は実際にどう書けば良いのでしょうか。以下で、始末書に書くべき項目や例文について触れていきます。
始末書に書くべき項目
まずは始末書に盛り込むべき項目から見ていきましょう。
日付
作成日または提出日を記載します。どちらで書くべきかは直属の上司に指示を仰ぎましょう。
宛名
基本的には社長である場合がほとんどですが、支店長や工場長、所長などのケースもあるようです。詳しくは直属の上司に指示を仰ぎましょう。
タイトル
「始末書」とタイトルを記載します。
ミス
どういったミスを起こしたのかについて記載。併せて謝罪の意も表します。
対応方法
ミスに対して、どのように対応を行ったのかを記載。具体的な内容について言及します。
対策方法
再発防止のため、今後どのようにするのかを記載。文末にもう一度謝罪の意を表す文章で締めます。
部署名、氏名
自身の配属する部署名と氏名を右下に記載します。氏名の横に捺印して完成です。
始末書の見本
以下で、上述した始末書に書くべき内容を盛り込み、見本を考察してみました。横書きの場合を想定してご紹介していきます。不始末の内容に合わせ、アレンジして自分なりに作成してみてください。
平成◯◯年◯◯月◯◯日
代表取締役社長 佐藤 一様
始末書
去る令和◯◯年◯◯月◯◯日、会社より貸与されているノートパソコンに飲み物をこぼし故障させてしまいました。私の不注意でご迷惑をかけてしまい、大変申し訳ございませんでした。
ペットボトルの蓋を開けたままデスクに飲み物を置いており、手にぶつかって倒れたことが原因です。すぐに電源を切り、キーボード上の水濡れを除去し乾燥させましたが、復旧には至りませんでした。
今後はこのような不始末を起こすことがないよう、飲み物を机上に置かずバッグの中で保管する、デスク脇にドリンクホルダーを用意するなどを行い、細心の注意を払いたいと思います。
この度の不始末を深く反省するとともに、会社から支給されている備品をこれまで以上に大切にする誓約の証として、本書を提出いたします。
営業部
鈴木 太郎
始末書は手書きが基本
謝罪の意を表すため、始末書は手書きで作成するのが基本です。会社によってはPCでの作成を認められている場合もありますが、署名だけは自筆で行います。万が一書き誤った場合でも修正液や修正テープの使用は避け、書き直ししましょう。また、始末書を手書きする場合は、縦書きと横書きで日付の書き方が異なります。縦書きの場合は、日付は冒頭ではなく本文のあとに記載。横書きの場合は、日付は最上部の右寄せで記載します。始末書の書き方について具体的に知りたい方は「始末書の書き方を解説！手書き？注意点は？例文も紹介」でも紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。始末書の書き方で注意したいポイント
始末書の作成に際して、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。以下では、始末書を作成する際の注意点について紹介します。
会社の規定に従う
フォーマットや紙のサイズ、縦書きか横書きかなど、会社に規定が設けられている場合はそれに準じます。
封筒に入れる
始末書は封筒に入れて提出するのが基本です。白無地で二重の封筒がベター。表面の中央に「始末書」、裏面の左下に「所属部署名と氏名」を記入します。
不要なことは書かない
拝啓、敬具といった頭語や結語、時候の挨拶などは不要です。
ミスの内容によって始末書の書き方を変えよう
始末書は会社の規定に合わせて作成するのが一般的です。しかし、遅刻や金銭的損害、交通事故を起こした場合など、ミスの事例によって内容や書き方が異なります。「始末書の書き方は？手書きが良い？遅刻や交通事故など事例別の例文も紹介」では、ミスの事例にあわせて例文を紹介。作成する際のポイントについてもあわせて解説しています。始末書の書き方に悩んでいる方は、参考にしてみてください。「仕事でミスを頻発している」「始末書ばかり書かされる日々だ」そんなお悩みをお持ちの方、もしかすると今のお仕事が向いていないのかもしれません。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
