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会社がらみの書類やメール…敬称はいつも御中でいいの?

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【このページのまとめ】

  • ・様と御中はどちらも敬称なので、同時に使うのはマナー違反
    ・御中は団体や企業全体へ、様は個人に宛てた敬称
    ・殿は格下もしくは同等の立場の相手へ使うため、目上の方に使ってはいけない

送られてきたハガキや封筒の宛名の部分で目にする「御中」。普段は意識していなくても、実際自分が差出人になった時、どの敬称を使えばよいのかわからなくなることはよくありがちです。今回のコラムでは、ビジネス文書などにおける敬称の使い分けをご紹介しています。なんとなくわかっているけどちょっと不安…という方は、当記事でご確認ください。

◆会社宛ての手紙やメール…「御中」と「様」の違いはなに?

「御中」は企業など団体・組織の宛名につけ添える言葉です。
団体の「中」の人へ宛てた文書という意味を示し、相手企業に敬意を払うために「御」を頭につけます。
対象はその団体の方全般へ向けられており、個人に特定されていないのが特徴。そのため、担当者がわからない場合に使われます。

「様」は、個人が対象。1人に1回づつ使用するため、2名以上の担当者に宛てて出す際は、各々に「様」を付ける必要があります。
連盟の下部に大きめの字で「様」を1つ使っているものを目にする場合もありますが、相手に対して失礼な対応となるため注意が必要です。

また、敬称は併用してはいけないというルールがあります。
「御中」と「様」を同時に使うことがないよう気をつけましょう。

次項で「御中」「様」を使った具体例をご紹介しますので、ぜひご参考ください。


◆「御中」と「様」の具体的な使用例

会社名に部署や担当者の記入が伴うケースでは、敬称の使い分けに特に注意を払ったほうが良いでしょう。

【正しい使用例】

・〇〇商事 御中

・〇〇株式会社 経理課 御中

・株式会社〇〇 営業部 ご担当者 様

・〇〇物産 広報部 △△ 様 ◎◎ 様

・株式会社〇〇 社長 △△ 様


【間違った使用例】

・〇〇商事 様

・〇〇株式会社 経理課 様

・株式会社〇〇 営業部 御中 ご担当者 様

・〇〇物産 △△ ◎◎ 様

・株式会社〇〇 △△社長 様

上記のように会社名に部署名や役職、名前が絡んでくると敬称の書き方が変わってきます。
不必要な敬称を付け足してしまい相手先の信用を損うことがないよう、丁寧に確認することをおすすめします。


◆ほかにもある!敬称のルール

敬称に注意を払いたいのは宛名ばかりではありません。ビジネスメールなど文章上でもきまりがあるので覚えておくと良いでしょう。

【◯◯殿】

「殿」というと殿様のイメージから相手を尊敬している気持ちを示すため気軽に使えそうですが、使用する際には注意が必要です。
殿は同格か各下の相手に使う言葉であるため、目上の方に使ってしまうと、勉強不足を露呈することになりかねません。
相手の立場がわからない場合は無難に「様」を使ったほうが良いでしょう。

【各位】

「各位」の意味は、「皆さま」と同じです。
複数人へ宛てる時に使う言葉ですので、一対一のやり取りには適していません。
また、各位は敬称にあたるため、重複した使い方に気をつけましょう。
・関係者各位 (正)
・関係者様各位 (誤)

【送られてきた返信用ハガキ・封筒】

内定承諾書などに同封されている返信用封筒を使う際には、注意が必要です。
送り先の欄には送り主である企業名 +「行」と記載されていることが多いですが、そのままの状態で返送するのは避けたほうがよいでしょう。
「行」と書かれている部分を二本線で消し、「御中」や「様」といった正しい敬称を記入するのがビジネスマナーの基本です。

以上、主に社会で利用頻度の高い「御中」と「様」の使い分けをメインとした敬称のルールをご紹介してきました。
今後のビジネスシーンや、改まった文書作成時の敬称の使い分けの判断にお役立てください。

文書におけるマナーは今回ご紹介した敬称以外にも幅広く存在します。別のルールについても確認してしておきたいことがある方は、求職エージェントのハタラクティブを是非ご利用ください。
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