退職届の書き方を解説!退職理由は一身上の都合でいい?

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この記事のまとめ

  • 退職願と退職届の違いは、提出後に撤回が可能かどうか
  • 退職届を書く際は退職の意思を示す本文に日付、会社名、宛名、自分の氏名を添える
  • 退職届に書く理由は、自己都合の場合はすべて「一身上の都合」とする
  • 退職を切り出すのは、退職日の1カ月半~3カ月前
  • 退職日が決まったら退職届を提出し、引き継ぎや挨拶を済ませる

会社を辞めるときには、退職届を提出するのが一般的です。
しかし、正しい書き方がわからないという人も多いでしょう。
ここでは、退職届について詳しく解説します!

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退職願と退職届、どう違う?

退職届について知る前に、よく似た名前の退職願との違いを学んでおきましょう。

退職願

退職を「願い出る」ための書類です。あくまでお願いであり、会社が承諾をした時点で初めて退職が認められます。
会社が承諾するまでは、退職願を撤回することも可能。退職についてこれから話し合いたいというときに、意志を示すために持参するケースが多いようです。

退職届

退職することを「届け出る」書類です。会社が受け取った時点で退職が承諾されたことになります。
会社との退職交渉が終わっていて、退職日も決定しているというときに提出するのが一般的です。
このほか、会社を辞める意志が固いことを示したい場合や、会社都合の退職である場合にも退職届が使われます。

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退職届の書き方

ここでは、横書きの書き方をご紹介します。

退職届

平成○○年○月○日

○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○様

○○部 ○○課

転職 花子(印鑑)

 

私事、
このたび一身上の都合により、
来たる平成○年○月○日をもって、退職致します。

 

以上

書き方のポイント

横書きの場合は、日付、会社名、宛名、自分の氏名を上方に書きます。
縦書きで作成する場合は日付、自分の氏名、会社名、宛名の順で本文の後に記すのが決まりです。

本文の始めには、「私事、」または「私儀、」を付けます。謙譲の意味を示すため行末に書きましょう。
本文の最後には「以上」と書きます。縦書きの場合は必要ありません。

退職理由は書かなきゃダメ?

自己都合退職の場合は、理由はすべて「一身上の都合」と記入しましょう。
「一身上の都合」とは、私的な理由という意味。
退職届には、「転職のため」「体調不良のため」「人間関係がつらいため」というような詳しい理由は記入しないことになっています。
ちなみに法律上は、退職の際に理由を説明する義務はありません。ただし、円満退社のためにはあらかじめ会社が納得できる理由を話しておくことが大切です。

退職届はいつ出す?退職までの流れ

最後に、退職するまでの流れを順に確認してみましょう。

退職を切り出す

まずは上司に退職の意思表示をします。口頭のみでも構いませんが、退職を願い出たことを書面に残したい場合は退職願を準備しましょう。

退職理由を説明する

あいまいな理由では、上司から引き止められる可能性があります。
会社への不満を理由にするのも、あまり印象が良くありません。「不満を解消するから残ってくれ」と言われることもあるでしょう。
家族の事情や結婚などでの転居に伴う退職なら、多くの場合納得してもらえます。「今の会社にはない仕事がしたい」という理由も、前向きで受け入れられやすいのではないでしょうか。

退職日を決める

退職を切り出す時期は、退職の1カ月半~3カ月前が一般的です。就業規則に「退職の1カ月前までに申し出る」というように決められている場合もあるので、確認しておくことをおすすめします。
転職先の入社日が決まっていれば、その日を目安に退社日を決定。余裕があれば、会社の繁忙期や現在関わっている業務のスケジュールなども考慮すると円満退社につながるでしょう。
なお、法律では「解約の申入れの日から二週間」で退職できると定められています。

退職届を提出する

相談の上で退職日が決まったら、退職届を提出します。先程の項の通りに退職届を作成し、白い封筒に入れて上司に渡しましょう。
冒頭で説明しましたが、退職届を出した後は撤回することができません。日程に間違いがないか、しっかりとした確認が必要です。

引き継ぎや挨拶を済ませる

退職日までにしておくべきことの1つが、今持っている仕事の引き継ぎ。後任者が決まったら、直接やり取りする時間を作ると引き継ぎがスムーズに進みます。マニュアルを作成しておけば、引き継ぎだけではなくその後の業務にも役立つでしょう。
保険・年金の手続きや、鍵・制服などの貸与物の返却も忘れずに。
会社を辞める日が近づいたら、お世話になった人たちに退職の挨拶をしましょう。同じ部署や関わりの深かった部署にメールを送ったり、取引先に電話をかけたりして挨拶を済ませます。取引先には、後任者の紹介もしておくとベターです。

退職届は、退職日と退職理由を示し、会社との契約の終了を意味する重要な書類です。会社を辞めるときには必ず提出するようにしましょう。

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