書類整理のコツを解説!ファイルやボックスを活用して整理整頓を心がけよう

書類整理のコツを解説!ファイルやボックスを活用して整理整頓を心がけようの画像

この記事のまとめ

  • デスク周りの書類整理や片付けができていないと仕事ははかどらない
  • 書類整理やデスクを片付けることで集中力アップにつながる
  • 書類整理のときは案件ごとにまとめるのがポイント
  • 不要なものは捨てたりデータ化したりするのも、書類整理のコツ

書類整理や物品の管理などデスクの上が整っていると、業務の効率が良くなるといわれています。忙しいからこそ、面倒くさがらずに整理整頓への意識を高くもっておきましょう。このコラムでは、書類整理のコツと働きやすいデスク環境の作り方をわかりやすく解説。ファイルやボックスを活用し、仕事に集中できる環境作りのヒントに参考にしてみてください。

こんなお悩みありませんか?
例えば
  • 向いてる仕事なんてあるのかな?
  • 避けたいことはあるけれど、
  • やりたいことが分からない・・・
私たちは「やりたいこと」から一緒に探します!
ハタラビット

ハタラクティブは
20代に特化した
就職支援サービスです

\もう学歴・経歴に困らない!/

自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう

性格でわかる
私の適職診断

さっそく診断START

書類整理をしてデスクをきれいにするメリット

整理整頓されたデスクは集中できる環境となります。どこに何があるか分かっている状態なら作業効率がアップし、より高い完成度になるでしょう。書類整理やデスクを片付けるメリットをまとめました。

集中できる環境になる

デスク上が整頓されているということは、余計なものがないということ。「仕事に集中できない原因はストレス?対策法や生じるデメリットを紹介!」のコラムでも説明しているように、デスクが散らかっていると仕事に関係ない書類やものが目に付き、集中しにくくなるといわれています。書類整理をして関係のない情報が入らない環境にすれば、集中力もアップするでしょう。

探しものをする時間を減らせる

デスクの上に多くのモノが置いてあったり、どの書類がどこにあるか分からない状態だったりすると、必要なモノや書類を探すのに時間がかかります。限られた労働時間のなかで探しものに多くの時間を費やせば、作業に当てられる時間は減るもの。残業などにつながることもあるでしょう。
整理整頓が出来ていると、ものを探す時間を短縮できるので作業効率化につながります。

処理能力が高まる

デスクの上が片付いていると、必要な情報を取捨選択する処理能力が高まるといわれています。どの情報が必要なのか、不要なのかの判断力が身につき、仕事が円滑に進むためストレスの軽減にもつながるでしょう。仕事でのイライラが続くときは、「仕事中のイライラを抑える5つの方法とは?ストレスの原因と解消法」を参考に原因を考えてみてください。

未経験OK多数!求人を見てみる

書類整理やデスクの片付けのコツ

書類整理やデスクの片付けで困っているなら、コツを確認しましょう。ただ引き出しや物入れに入れるのが片付けではありません。必要なときに、すぐにアクセスできる状態を意識してみてください。

不要なものは捨てる

デスクの上に不要になった書類や資料は残っていませんか?不要なものは捨てるのが片付けの基本。使い終わった付箋やメモ、すでに終わったプロジェクトの資料など、不要なものがたまると本当に必要なものが埋もれてしまいます。

使ったら戻す

作業に使用した文具や資料、バインダーなどをそのままにしておくのはデスクが散らかる原因。使い終わったら必ず片付けて、出しっぱなしの状態にならないよう気をつけましょう。

モノの場所を決める

ペン類は引き出しのここ、付箋はデスク上のここなど、モノの定位置を決めるのがおすすめ。片付ける場所が決まっていれば、片付けそのものに時間も掛からず「どこに何があるか」を把握しやすくなります。

常に使用するものは出しておいてOK

毎日必ず使用する文具や書類は、出したりしまったりする手間を省くためにデスク上に出しておいても構いません。ただし、書類を平置きで重ねてしまうと探しづらくなるため、縦に収納できるようファイルボックスなどを活用しましょう。

片付けを習慣化する

毎日、終業のときに使ったものをもとに戻したり、デスク上の不要なものを処分したりと片付けを習慣化します。習慣化できればいつでも問題ありませんが、きれいな状態で業務がスタートできるので就業時の習慣化がおすすめ。書類の置きっぱなしなどは情報漏えいにもつながります。帰る前にデスクをきれいにする習慣をつけましょう。

1日のスケジュールのなかに「書類整理」を組み込む

なかなか片付けが習慣化できなければ、1日のうち5分だけでも書類整理・整理整頓に費やす時間をあらかじめ決めましょう。始業後すぐ、就業前のほか、集中力が途切れやすい夕方なども気分転換になっておすすめです。

書類は分類分けをする

すべての書類を適当にまとめても、それは書類整理にはなりません。いつでもスムーズに取り出せるように、案件やプロジェクトごとに書類をまとめ、ファイリングしましょう。
また、「提出する書類」「返信が必要な書類」「再確認する書類」のように、次の作業ごとに分類しておくのもおすすめです。

データ化も検討する

データ化することで書類を保管するためのスペースや物を使う必要もありませんし、データにタイトルをきちんとつけて保存しておくことで必要な時に振り返ることも簡単にできます。もし紙の状態が必要なら、また印刷すれば良いのです。書類で保管するのは、署名のあるものなど替えが利かないものだけにすると、デスクも引き出しも広く有意義に活用できるでしょう。

捨てやすさも考慮して書類整理する

書類管理をする場合には、見やすく保存するだけではなく捨てることも想定しておきましょう。たとえば、使用が終わった書類で使うかもしれないと感じているならば、専用のファイルを用意しておき、使わないと判断できた時に捨てられる状態にしておきます。データ化した書類も必要がなくなったものは削除するようにしておきましょう。

書類整理の具体的な方法は?

書類整理の方法で悩んだら、頻繁に使う書類は手元に置けるようクリアファイル、使用頻度の低い書類はファイルボックスでまとめて保管など、書類を使う時期や頻度から整理方法を変えてみましょう。

すぐに使う書類はクリアファイル

進行中のプロジェクトの資料など、すぐに使用するものかつ、終了したら破棄できる書類はクリアファイルにまとめて保管するのが手軽でおすすめ。付箋やマスキングテープなどで案件を書いておけば、なんの書類かすぐ判断できるでしょう。

短期間でも保管が必要な書類はインデックスファイル

毎日必要になるわけではなくても、数ヶ月など短期間は保管が必要な書類なら、インデックスファイルに案件ごとにまとめて保管するのが良いでしょう。ファイルならデスクの引き出しにも入ります。

いつか使う書類はファイルボックス

いつか使う可能性がある書類は、案件や項目ごとにまとめて、ファイルボックスに保管しましょう。ファイルボックスなら必要なときには手元に置き、使い終わったらボックスごと棚や引き出しにしまえます。また、多くの書類を保管できるので、捨てるか悩んだものも入れておけるでしょう。

書類整理に役立つグッズ

書類整理に役立つグッズもさまざまなものがあります。100円ショップや各文具店、雑貨店で便利な機能を有している商品が次々と発売されています。自分の性格や環境に適した商品を見つけて使うことをおすすめします。

2穴ファイル

ファイルの種類の中で、2穴ファイルと呼ばれるものはオーソドックスな存在として定着しています。穴あけパンチで書類に2つの穴を開け、ファイル付いているリングに通して上に重ねる形で書類を保存可能にしている商品です。ただし、書類に穴を開けるため、利用できる書類は限られてしまいます。

ポケット式ファイル

2穴ファイルと同じようにファイルに付いているリングに通すことで保存できるファイルですが、こちらはクリアポケットを使います。クリアファイルに書類を封入し、クリアポケットに最初から付いている穴を使用して保存するものとなります。書類に穴を開ける必要がなく、一つのクリアポケットに複数枚の書類を入れることが可能です。

クリアホルダー

クリアホルダーは、入れても透明であるため中身を確認することができます。複数枚入れることが可能ですが、容量はあまり多くないため入れすぎると溢れてしまいます。ファスナーやボタンのついた商品も存在していますが、多くは片側が空いた状態となっている物です。書類整理に使用できますが、持ち運び用と捉えておく方が良いでしょう。

ディスプレイボード

パソコンなどのディスプレイの上に棚を作れる物置です。工具などは必要なく、簡単に収納箇所を増やせるので移動をさせないデスクトップパソコンやサブモニターなどに取り付けましょう。

仕事ができるデスクにしよう

片付けを行う際には、まずはデスクにあるものを、要るものと要らないものに分けます。
そして、要らないものは処分、残ったものは場所を決めて片付けます。散らばりやすい文房具類はトレイやペン立てを活用すると良いでしょう。
また、デスクの上だけではなく、外からは見えない引き出し中の整理整頓も、仕事をするうえで重要です。浅い引き出しにはよく使う筆記用具や名刺・私物など、深い引き出しにはマニュアルや資料などをしまっておく…というように、それぞれの置き場所を決めて、日頃から「使ったらしまう」を心がけましょう
ごちゃごちゃになってしまってからの片付けは、多くの時間と手間がかかります。
普段から心がける少しの工夫で綺麗なデスクを保つことができ、集中して仕事に取り組める環境になるのではないでしょうか。

整理整頓をしても仕事に集中できない、勤務環境が自分に合っていないと感じるなら、転職を検討してはいかがでしょうか。集中できない理由はたくさんありますが、社内環境や人間関係が原因なら転職で解決することもあります。
自分に合った環境で働きたいという方は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、今の状況やご希望の条件からご相談者にぴったりの求人をご紹介いたします。扱う求人はすべてスタッフが事前に訪問した企業なので、社内の雰囲気や勤務環境をしっかりお伝えできるのがポイント。求人紹介だけでなく、提出書類の添削や面接練習などもお手伝いいたします。ぜひハタラクティブにご相談ください。

この記事に関連するタグ