残業申請の方法と注意点とは？期限や違法なケースをご紹介！

残業申請はいつまでにするべきか把握できていない人も多いでしょう。サービス残業は違法行為です。そのため、勤務時間内に業務が終わらなかった場合、残業代が正しく支払われているか確認することが大切です。このコラムでは、残業申請の方法や期限、対象となる勤務時間、違法なケースなどをご紹介。正しい残業代をもらっているか知りたい方は参考にしてください。

残業申請をするときの注意点とは

残業申請をする場合は、どんなことに注意するべきなのでしょうか。まずは、残業が発生する条件について解説します。

残業代が発生する条件

「労働基準法第三十二条（労働時間）」では、労働時間は「週40時間、1日8時間を超えて働かせてはならない」と定められています。これを「法定労働時間」といい、法定労働時間を超えて労働が発生した場合には、企業が労働者に残業代を支払う義務が発生します。
一方、就労規則や労働契約で定められた勤務時間を「所定労働時間」と呼びます。所定労働時間は、法定労働時間内で企業が自由に設定することが可能です。例えば、所定労働時間で「勤務時間は9時から17時までで、休憩が1時間」と定められている場合、休憩時間を除いた勤務時間は7時間。18時まで1時間の残業をしても「法定労働時間」を超えないので、会社側は残業代を支払う法的義務がありません。しかし、中には、法定労働時間内でも所定労働時間を超えていれば残業代を支払う企業もあるようです。

参照元
e-Gov法令検索
昭和二十二年法律第四十九号　労働基準法

残業申請時には証拠を用意しよう

法定労働時間を超えた場合、多くの企業では自動的に残業として処理されますが、自己申請をしないと正しく支払われないケースもあるようです。残業代を申請する際には、証拠となる記録が必要な場合がほとんど。残業時間を証明するものとしてはタイムカードが最も一般的で、そのほかにも日報や業務メールの送受信記録などが利用できる場合もあります。また、自分で出退勤の時間をメモしたり、同僚や取引先の証言も証拠になり得るようです。

残業申請時の注意点

証拠を集めて会社に申請しても、「企業規則で残業代は出ないと決まっている」などと言われた場合はどうなるのでしょうか。残業代の支払いは労働基準法で会社の義務として定められているため、企業側が一方的に拒否しても支払う必要があります。しかし、未払いの残業代の請求期間は2年と定められているので、遡って請求する場合は時効に注意しましょう。
また、近年は毎月の給与にあらかじめ残業代を組み込んでいる「みなし残業」や「固定残業代」を採用する企業も増えています。「みなし残業だから、どれだけ残業しても支払額は一定」と捉える人が多いようですが、この残業代には一定時間分しか含まれません。みなし残業時間の上限については、「みなし残業の上限は何時間？年俸制の場合は？違法残業の見分け方や対処法も」でまとめているので、あわせてご覧ください。
就労規定に関わらず、労働基準法で定められている時間を超えた場合、企業は労働者に追加で残業代を支払う義務があります。募集要項に「みなし残業代」と記載がある場合は、対象となる時間が何時間なのかを確認しておくことが大切です。

残業申請の事前承認制度を導入する企業もある

自由に残業できる会社がある一方で、残業するときには事前申請が必要な企業もあります。事前承認制度とは、残業する本人が上司に対して自ら申請し、承認された場合に限って残業できるという制度です。この制度を導入することでブラックな一面がないことを世間にアピールできる効果もあるようです。以下では、事前承認制度のメリットとデメリットをまとめたので、参考にしてください。

メリット

残業の事前承認制度には、以下のようなメリットが考えられます。

無駄の削減

サービス残業や付き合い残業を削減するほか、残業代目当てや、やる気の無さから発生する残業などを防止する効果もあるようです。不必要な残業を抑制できるため、無駄な時間やコストの削減につながるといえるでしょう。

従業員のメンタルヘルス対策

過度な労働は従業員のメンタルヘルスに良くないといわれています。事前承認制度の場合、上司が承認する必要があるので、従業員によっては残業を認められないこともあるでしょう。残業を減らすことでストレスが軽減するなど、メンタルヘルス面で良い効果が期待できる点もメリットの1つといえます。

残業代未払いの防止

事前に残業を申請することで、「いつ、誰が、どれだけ残業したか」が明確に把握できるようになります。そのため、残業の見落としが減り残業代の未払いを防げることもあるようです。

デメリット

制度として事前申請を掲げていても、申請をせずに残業をするケースもあるでしょう。この「無断残業」に対する扱いがどう定められているか、残業としてみなされるかどうかについて、定められている必要があります。勤めている会社が残業の事前承認制度を導入している場合は、未申請の残業の取扱い方をしっかり確認しておきましょう。

長時間の残業は違法？

「過労死ライン」といった言葉があるように、長時間の残業には注意が必要です。残業時間の上限はあるのでしょうか。残業時間の上限については、企業と従業員の間で締結する必要のある36（サブロク）協定で定められています。この協定を結んでいない状態で残業を行うことは違法行為です。以下では、36（サブロク）協定についてまとめていきます。

36（サブロク）協定とは

労働基準法では、勤務時間を「週40時間、1日8時間」と定めていますが、時期や業務によってはこの労働時間では経営に影響が出る場合もあるでしょう。そのため、「労働基準法第36条」では、臨時的に仕事が忙しい場合には、例外として会社と従業員の間で時間外労働や休日労働を認める労働協定を締結し、労働基準監督署に提出することで残業が可能になることを定めています。この際に会社と従業員の間で結ばれる協定を36（サブロク）協定と呼びます。この協定によって定められている残業時間の上限は1ヶ月で45時間、1年で360時間です。もし、36協定を締結せずに残業が発生した場合、企業は労働者に過去2年分の未払い残業代に加えて付加金を支払う必要があります。

参照元
e-Gov法令検索
昭和二十二年法律第四十九号　労働基準法

年俸制の残業代について

年俸制の場合でも法定労働時間を超えた時間に対して残業代が発生しますが、企業によっては契約の中に「残業代を含める」と記載されているケースもあるようです。36協定を締結していても、給与形態によって残業代の基準が異なる点にも注意しましょう。なお、残業代を含めた給与の場合、以下の条件を満たしていれば適法となります。

・労働契約に、年俸の中に時間外労働の割増賃金が含まれていると明示されている
・時間外労働の割増賃金と通常の労働賃金が区別されている
・含まれている割増賃金が何時間分の時間外労働に適用されるか明示されている
・法律で定められた金額以上の割増賃金となっている
・残業があらかじめ定められた勤務時間を超えた場合、超えた分の割増賃金を支払うことが明示されている

年俸制の契約の場合、契約書に「各月◯時間分の時間外労働賃金を含む」と記載されていることが多いため、それを超えた場合は会社に追加の残業代として申請することが可能です。年俸制について詳しく知りたい場合は、「年俸制とは？制度の詳細とあわせてメリットやデメリットを解説」もあわせてチェックしてみてください。

「残業代を正しく支払ってもらえない」「サービス残業が多くてつらい」という方は、転職を検討してみるのも一つの方法でしょう。転職エージェントのハタラクティブは、勤務環境を重視した転職先をお探しの方におすすめです。アドバイザーが実際に訪問して職場環境を確認してきた信頼できる企業のみを扱っているため、テキストだけでは分からない、職場の雰囲気や残業状況などもしっかりとお伝えします。「残業なしと聞いていたのに、実際はサービス残業が多い」など、入社後のミスマッチを防ぐことが可能です。自分に合った条件や社風の企業を探している、という方はお気軽にお問い合わせください。