内定辞退の方法は？電話したくないと感じる方へ伝えるポイントを解説

内定辞退の方法について不安に思う方も多いでしょう。内定辞退の方法は、電話で連絡するのが基本です。電話での連絡は、忙しい時間帯を避けることやなるべく早く連絡することがポイントです。このコラムでは、電話で伝えるときの切り出し方や理由の伝え方を解説します。「内定辞退は言い出しにくい」という場合も、マナーを守れば企業側も納得してくれるはずです。安心して次に進めるよう対策しましょう。

内定辞退の連絡方法

内定辞退は基本的に電話で行います。怖くて電話したくないと感じる方も、安心して連絡できるよう例文やマナーを確認してみましょう。新卒で就活中の方、転職活動中の方、どちらの場合も手順は同じなので、内定辞退の方法を知りたい方は以下を参考にしてみてください。

内定辞退は電話で伝えるのが基本

企業への内定辞退の連絡方法は、電話が適切です。メールで内定辞退を伝える方法もありますが、担当者がいつ読むか、確実に読まれているか分かりません。一方、電話であれば直接話すので誠意が伝わりやすく、メールのような一方的な印象がないのもメリットです。
「電話で内定辞退を伝えるのは緊張する」と感じる場合であっても、辞退を決意したらできるだけ早く連絡しましょう。電話で連絡する場合の例文を挙げるので、参考にしてみてください。

電話で内定辞退の連絡する際の例文

「私は、△△大学の●●●●（フルネーム）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事部の✕✕様はいらっしゃいますか」

（担当者に代わってもらう）

「私は、△△大学の●●●●（フルネーム）と申します。ただいまお時間大丈夫でしょうか？
先日は内定のご連絡をいただきありがとうございます。検討を重ねましたところ、本日は内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました」

電話がつながらない場合はメールでもOK

担当者に何度か電話で連絡しても内定辞退を伝えられない場合は、メールでの連絡方法も検討しましょう。ただし、メールは電話よりも内定辞退に対する謝罪の気持ちや、採用担当者への敬意が伝わりにくいことも。メールで内定辞退を申し出る際は、社会人として適切な文面になっているか、言葉遣いやマナーを確認することが大切です。
以下は、内定辞退をメールで申告する場合の例文です。

メールで内定辞退の連絡する際の例文

件名：【内定辞退のご連絡】△△大学△△学部●●●●（フルネーム）
本文：
△△株式会社
人事部
✕✕様

お世話になっております。
先日内定の通知をいただきました、△△大学の●●●●（フルネーム）と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
このようなありがたいお知らせをいただき誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくご報告を申し上げます。

履歴書や職務経歴書の確認に貴重なお時間をいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、こうしたご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。
面接をご担当いただいた✕✕様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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△△大学 △△学部 ●●●●（フルネーム）
携帯電話：●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス：△△△△@△△△
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内定辞退を伝えるときのポイント

内定辞退を伝える際は、誠意を込めて正直に話すことがポイントです。企業側は、これまで自分のために時間を割き、選考および入社の準備を進めています。感謝と謝罪の気持ちを忘れないようにしましょう。

内定が出てから1週間以内に辞退の連絡をする

内定辞退は、内定通知から1週間以内に企業へ伝えるのが一般的です。「内定が出てからいつまでに連絡すれば良いの？」と迷う方は、なるべく早めに連絡しましょう。また、内定通知から1週間以内が理想ではあるものの、企業によっては辞退する際の連絡期限が決められている場合もあるため注意してください。

内定のお礼と辞退に対するお詫びを伝える

これまで面接や審査に時間を割いていただいたことのお礼と、辞退することのお詫びは必ず伝えましょう。お詫びをする際は、「誠に勝手なのですが」や「私事で恐縮ですが」など言葉を挟むと柔らかい印象を与えられます。

内定辞退の理由を聞かれたら正直に話す

内定辞退を伝えた際に、辞退の理由を聞かれることもあります。その場合は、嘘をつかず正直に話しましょう。辞退する理由は言いづらいかもしれませんが、この先クライアントや取引先になる可能性もあることも考え、より丁寧な対応を心掛けましょう。

会社を否定することは言わない

辞退の理由は正直に言えば良いというものではなく、相手への配慮が必要です。他社で内定が出た場合も、「〇〇社の方が給与が良かったから」「第一志望ではなかったから」などと伝えるのは避けましょう。最後まで誠意をもって対応するように心掛けてください。

内定辞退をするときの例文【理由別】

内定辞退の理由は自分から言う必要はありませんが、企業によっては今後の採用活動の参考にするため、理由を聞かれる場合があります。

以下の回答例を参考に、辞退理由の伝え方を考えてみてください。

他社の内定を受けたことが理由で辞退する場合

例文：「御社から内定をいただいたあと他社からも内定をいただき、悩んだ結果、そちらの企業に入社することにいたしました」

選考に進む中で他社から内定をもらい、そちらを承諾することもあるでしょう。その場合、先述したように他社との比較や、企業を批判するような言い方は避けるのが無難です。また、「他社とのご縁を感じた」や「検討を重ねた結果」などの表現も活用できます。

職種が内定辞退の理由だった場合

例文：「就職（転職）活動を進めるうえで、△△職が私が志望する仕事に一番近いと感じたため、辞退を決断しました」

就職・転職活動をする中で、ほかの業種に興味が湧いたり自分のやりたいことが見つかったりすることもあります。その場合は、正直に自分のやりたいことはその企業で実現できない旨を伝えましょう。

勤務地が内定辞退の理由だった場合

例文：「地元の企業に内定をいただき、故郷で働き貢献したいという思いが強まったため、辞退を決断しました」

就職・転職活動を進めるにつれて、希望勤務地が変わることもあるでしょう。その場合は、「地元で働きたいという気持ちが大きくなり、そちらで内定をもらったため」「本社勤務ができる企業から内定をもらったため」など、理由を正直に伝えるのがポイントです。

業務に適性がないと感じ内定辞退する場合

例文：「自分の適性を改めて考えてみた結果、他社に縁を感じこのような決断となりました」

面接を経て志望する会社の業務が、自分に合わないと感じる場合もあります。その場合は「何となく向いていないと思った」だけでは説得力がないため、「適性を改めて考えた結果」や「✕✕という部分が自分に合わないと思った」と伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由が家庭の事情だった場合

例文：「家庭の事情で、御社で働くことが難しくなってしまい辞退を決意しました」

家庭の事情で内定辞退する場合、その旨を正直に伝えて問題ありません。どのような事情があるのか、詳細を深掘りされることもないでしょう。言いたくないことは、無理に説明する必要はありません。
家庭の事情で内定辞退を検討する場合、内定の通知をもらってからすぐに連絡ができない可能性もあるでしょう。その際は、一旦保留という形にしてもらえないか、企業へ問い合わせるのがおすすめです。
内定保留の連絡方法については、「内定の返事の仕方は？いつまでに行う？保留や辞退する場合の例文も紹介」でも解説しているので、参考にしてみてください。

なお、就職を決めた企業名を自分から申告する必要はありません。第一志望ではない企業を辞退するときは、「自分の適性」を理由にすると相手の気持ちを害さずに済むでしょう。

内定辞退を電話で伝えるのが怖い…トラブル回避方法

内定辞退を伝えることに緊張や怖さを感じる方もいるでしょう。誠意をもって伝えても、トラブルに発展するケースはあるようです。
以下のトラブル回避方法を参考に、電話で内定辞退を伝える前に準備しておきましょう。

考え直すよう説得されたら辞退の理由を明確に伝える

企業によっては、「採用人数を確保したい」「魅力的な人を逃したくない」という理由から、内定辞退を考え直すよう説得されることもあります。内定辞退の理由を伝えたあと、さらにその理由を深掘りされたり、内定を承諾するよう説得されたりする可能性もあるでしょう。その場合は自分で熟考を重ねた結果、決断したと理解してもらうことが大切です。

マナーを守り、誠実に謝罪する

「もう辞退するから関係ない」と、謝罪を適当に済ませるのはトラブルのもとになります。場合によっては担当者が怒ってしまい、会社へ謝罪に来るように言われてしまう恐れも。そういった事態を避けるためにも、電話をする時間帯や言葉遣いに気を付けたり、感謝とお詫びを忘れないようにしたりして円満に話が進むよう心掛けましょう。
内定を断る際のマナーについては、「内定を待ってもらうにはどうする？メールや電話での対応や保留期間を紹介！」でも解説しているので、あわせて確認してみてください。

損害賠償請求されても応じる必要はない

内定辞退は個人の自由なため、企業側から損害賠償請求をされても応じる必要はありません。民法「第六百二十七条」によって、「雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する」と定められているからです。これは、職場を退職する場合だけでなく、内定辞退の際も適用されます。

ただし、入社日直前に内定辞退を申し出ると、入社準備を進める会社側に迷惑がかかるため、配慮が必要です。会社の制服やパソコンなどを受け取ったあとに内定辞退を伝えた場合、備品支給にかかった費用を請求される可能性も。このような事態を避けるためにも、内定辞退はできるだけ早く伝えることが大切です。

内定辞退の方法についてほかにも気を付けたいことは、「角が立たない、内定の断り方とは？」でも解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

参照元
民法 - e-Gov法令検索
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内定辞退で悩んだらエージェントに相談するのも一つの方法

せっかく内定をもらった会社に内定辞退の連絡をするのは、申し訳ない気持ちや不安な気持ちがあるでしょう。そのようなときは、就職・転職エージェントに相談してみるのも一つの手です。転職エージェントは、人材を探している企業と仕事を求めている求職者のマッチングを行うサービス。求人紹介だけでなく、就職や転職に関する悩みを聞いてもらえます。

ハタラクティブは、既卒や第二新卒、フリーターなど20代の若年層に特化した就職・転職エージェントです。マンツーマンでのカウンセリングを通じ、あなたの希望や適性に合う求人をご紹介します。また、応募書類の添削や模擬面接を実施。内定辞退の連絡方法に不安がある方は、ぜひ一度お問い合わせください。