退職の連絡はどうすれば良い？社内・社外別にメールの例文を紹介！

「退職の連絡はメールでも良い？」と疑問に思う人もいるでしょう。退職の挨拶は、直接もしくは電話で行うのが基本ですが、難しい場合はメールで伝えることも可能です。このコラムでは、退職の連絡メールを送るタイミングや例文を社内向け・社外向けに分けて紹介しています。また、退職日までの流れと過ごし方についてもまとめました。

退職の連絡メールを送るタイミング

退職が決まったら、お世話になった人へ今までの感謝の気持ちとお礼を伝えましょう。基本的には、業務上関わり合いのある人すべてに、直接口頭、または電話で挨拶するのが理想です。しかし、業務の都合やお休みなど、お互いのスケジュールがなかなか合わない場合は、メールを活用することも1つの方法。ビジネス上での主要なツールであるメールで退職の挨拶をすることは、今や一般的な方法であるといえます。職種にもよりますが、最近では社内外問わずメールで退職の挨拶をする人は少なくないようです。以下では、社内外それぞれで、退職の連絡メールを送るタイミングやマナーについて解説します。

社内

同じ会社の人に退職の連絡メールを送る場合、最終出勤日の、退社1時間前から終業時間までに送信しましょう。社内では日々いろいろなメールをやり取りしているため、件名はひと目で用件が分かるよう明確に記載します。詳細な退職理由については記載する必要はありません。会社を辞めたあとも関係を継続していきたい場合は、退職後の連絡先を載せておくのもおすすめです。

社外

取引先など社外の人に対しては、退職日の2～3週間前くらいを目安に連絡メールを送信しておきましょう。社内の人に送る内容と同様、件名はひと目で用件が分かるものにし、詳細な退職理由については触れないようにします。後任者がいる場合は、その旨も伝えるとメールを受け取る側の人も安心できるでしょう。なお、社外の人へのメールでは、退職後の連絡先については書かないことがほとんど。会社を通じて生じた関係なので、一線引いておくほうが無難です。

退職の連絡メールの例文

「退職の連絡メールに何を書けば良いか分からない」という人もいるでしょう。以下で、退職時の挨拶メールの例文を社内向け・社外向けで分けて紹介します。書き方に悩んだ場合の参考にしてみてください。

社内向け

社内向けに退職の連絡メールを送る際の例文は以下のとおりです。

件名：退職のご挨拶　山田太郎

本文：
おつかれさまです。◯◯課の山田です。

私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、本日◯月◯日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
在職中はたくさんの方に支えていただいたこと、大変感謝しております。
業務を通じていろいろな方と関わり、多くのことを学ばさせていただいたことが私の強みとなりました。
今後も、この会社で得た経験を活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記のとおりです。
メール：◯◯＠◯◯◯◯
携帯：090-1234-5678

最後になりましたが、皆さまのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

社外向け

社外向けに退職の連絡メールを送る際の例文は以下のとおりです。

件名：退職のご挨拶（株式会社◯◯　◯◯課　山田太郎）

本文：
株式会社◯◯　◯◯部
◯◯◯◯　様

いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の山田です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、◯月◯日をもちまして退職することになりました。

◯◯様には、何かとお力添えいただきましたこと、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。

今後の貴社の後任担当を、同じ部署の◯◯◯◯が務めさせていただきます。
後日改めて◯◯が挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。

最後になりましたが、貴社の発展と◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

退職日までの流れと過ごし方

円満退職で大切なのは、去る側と残る側の両者が最終日まで気持ちよく働けることです。そのためには、引継ぎや手続きなどをしっかり進めておくことが大切。以下で、退職するまでの基本的な流れや過ごし方をまとめているので参考にしてください。

2～3ヶ月前

退職を決意したら、直属の上司に意思を直接伝えます。退職の意思を伝えるタイミングは企業ごとに違うため、自社の就業規則を確認し、規定に従って行動しましょう。また、退職日については上司と相談の上で決定します。

1ヶ月前

退職願を提出します。また、自分が退職することで、周囲の人に迷惑がかからないよう引き継ぎ業務を進めていきましょう。上手な引継ぎのコツについては、「退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説」のコラムをチェックしてみてください。

2～3週間前

取引先に退職の報告と挨拶をします。直接訪問することが難しい場合には、メールを送りましょう。また、会社へ返却するものと受け取るものについて事前に把握しておくと安心です。「退職の挨拶回りはどこまですべき？挨拶の言葉や順番、時間帯も解説」のコラムでは、会社への返却物や受け取るもの、退職の挨拶回りのやり方などについて詳しくまとめているので、あわせてご覧ください。

退職することが決まったら、社会人としてマナーある対応を心掛け、円満退社を目指しましょう。
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