ハローワークで就職が決まったら？採用証明書の書き方と手続きの流れを解説ハローワークで就職が決まったら？採用証明書の書き方と手続きの流れを解説
ハローワークで就職が決まったら「内定獲得の報告」「採用証明書の提出」「再就職手当の申請」を行おう！
ハローワークを利用して就職が決まったものの「何をいつまでに手続きすればよいのだろう」と迷う方もいるでしょう。内定を獲得したら、ハローワークへの報告と採用証明書の提出、要件を満たす場合は再就職手当の申請を行う必要があります。
このコラムでは、就職決定後の具体的な手続きの流れをはじめ、採用証明書の書き方や提出期限、失業手当をもらう前に就職した場合の対処法までわかりやすく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
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ハローワークを利用して就職が決まったら何をする？
ハローワークで求職活動を行い、無事に就職が決まったら、基本手当（失業手当）の受給を正しく終了し、新たな手当を受け取るための手続きが必要です。具体的には、以下の流れで「ハローワークへの報告」「採用証明書の提出」「再就職手当の申請」を行います。
就職決定後の手続きフロー
- ハローワークへ就職が決まった旨を連絡する
- 就職先に採用証明書の記入を依頼し、窓口へ提出する
- 一定の条件を満たす場合、再就職手当の手続きを行う
就職が決まったら、まずはハローワークへ報告しましょう。失業手当は「再就職の前日分まで」日割りで受け取れます。あわせて、採用先に記入してもらった採用証明書を提出し、条件を満たす方は再就職手当の申請へと進みます。
採用証明書の提出と再就職手当の申請には期限がある
それぞれの手続きには明確な期限が設けられています。採用証明書の提出は「原則として就職日（雇入日）の前日」まで、再就職手当の申請は「就職した日の翌日から1か月以内」です。1か月を過ぎた場合でも、時効（就職日の翌日から2年）以内であれば申請できますが、支給が遅れるため速やかに申請しましょう。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
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採用証明書とは
採用証明書とは、失業手当を受給していた方が「確実に再就職したこと」を証明するための書類です。ハローワークがこの書類を確認することで、失業手当の支給をストップし、再就職手当の支給対象になるかを判断します。様式の入手から記入、提出までの流れを把握しておくとスムーズです。
採用証明書の入手方法
採用証明書の様式は、ハローワークの窓口で直接受け取れるほか、各都道府県労働局のサイトからダウンロードすることも可能です。PDFやエクセル形式で用意されている場合もあります。また、「雇用保険受給資格者のしおり」にあらかじめ同封されているケースもあるため、まずは手元の書類一式を確認してみてください。
手元に様式を用意したら、印刷して就職先の企業へ記入を依頼します。
採用証明書の書き方
採用証明書には、主に次の項目を企業の担当者に記入してもらいます。自分で書く欄と会社が書く欄が分かれているため、様式の指示に沿って進めましょう。
・事業所名
・所在地
・電話番号
・採用年月日（雇入日）
・雇用形態（正社員・契約社員など）
・雇用期間
・1年を超えて雇用される見込みの有無
・職種
・採用経路
・1週間の所定労働時間
・事業主の証明（記名・押印など）
※採用年月日は本人記入欄になっている様式もあります
内定を受けたら早めに記入を依頼し、記入例を参照しながら記載漏れがないか確認しましょう。会社の記入に日数がかかることもあるため、余裕をもって依頼すると安心です。
記入例
記入例としては、採用年月日の欄に「実際の入社日」を、雇用形態の欄に「正社員」、所定労働時間の欄に「週40時間」などを企業の担当者に記載してもらいます。
自分で記入する支給番号や氏名の欄は、「雇用保険受給資格者証」の記載どおりに書き写すと、書類間の食い違いを防ぐことが可能です。提出前に、事業主の証明（記名・押印など）が入っているか、採用年月日と雇用形態に空欄がないかを必ずチェックしましょう。
採用証明書の提出方法
記入が完了した採用証明書は、ハローワークの窓口へ持参するか、郵送で提出します。提出期限は、失業手当の受給を正しく区切るために、原則として就職日（雇入日）の前日までとなっています。
間に合わないときの対処法
就職の申告（失業認定申告書の提出）は、原則として就職日の前日にハローワークへ来所して行います。前日の来所が難しい場合も、就職日以降に指定された認定日の次の認定日の前日までに来所すれば、就職日前日までの失業手当を受け取ることが可能です。
万が一、採用証明書の提出期限に間に合わなそうな場合は、「間に合わない」と分かった時点ですぐにハローワークへ相談しましょう。「入社前の手続きが長引いている」など、事情を伝えれば提出を待ってもらえる場合があります。
採用証明書の代わりになる書類
万が一、採用証明書の用意が難しい場合は、窓口の案内に従い、雇用契約書や労働条件通知書など「採用の事実を確認できる書類」で代用できることもあります（例：入社先の企業が指定の書式への記入に慣れておらず時間がかかる、人事担当者が不在でどうしても期限に間に合わないなど）。
代替書類として認められるためには、採用年月日や雇用形態、週の所定労働時間といった「本来の採用証明書と同じ項目」が正確に網羅されている必要があります。
ただし、管轄のハローワークによって対応や認められる書類の種類が異なるため、自己判断で別の書類を用意するのではなく、必ず事前に窓口へ事情を伝えて指示を仰ぎましょう。
採用証明書が不要な場合もある
採用証明書は、再就職手当などを申請し、受給を終了する手続きに必要です。そのため、失業手当をすでに全額受給し終えている場合など、ハローワークから手当を受け取る予定がない状況では提出を求められないことがあります。自分のケースで提出が必要かどうかは、就職報告の際に窓口へ確認すると確実です。
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再就職手当の申請方法
再就職手当は、早期に安定した職業に就いたことに対する「お祝い金」のような手当です。受給要件を満たしている場合は、忘れずに申請しましょう。
申請に必要な基本書類は以下のとおりです。
・再就職手当支給申請書（事業主の証明が必要）
・雇用保険受給資格者証
※ハローワークによっては、タイムカードや出勤簿の写しなど「実際に就労している事実を確認できる書類」の追加提出を求められる場合があります。
上記の書類がそろったら、「就職した日の翌日から1か月以内」に管轄のハローワークへ持参、または郵送で提出します。申請書には就職先に記入・証明してもらう欄があるため、期限切れを防ぐためにも、入社後は速やかに担当者へ書類を渡して作成を依頼しましょう。
再就職手当の受給額や支給の要件などについては、厚生労働省のパンフレットをご確認ください。
失業手当を受けずに就職が決まったら何をすればいい？
待期期間（7日間）中に内定が出た場合でも、実際の就職日が待期満了日以降であれば再就職手当の対象になり得ます（待期期間中に就職した場合は対象外）。また、求職申し込みより前から採用が内定していた企業への就職は対象外です。
対象になるかどうかは、待期期間の消化状況や就職までの経緯（ハローワークの紹介か、自己開拓かなど）によって細かく変わります。手当の種類や条件はケースごとに異なるため、自己判断せずに窓口で状況を伝えて確認してください。受給前であっても報告を済ませておくことで、後々の手当申請がスムーズに進みます。
まとめ
ハローワークを利用して就職が決まったら、就職日の前日までに内定獲得の報告と「採用証明書」の提出を行います。条件を満たす場合は、雇入日の翌日から1か月以内に再就職手当を申請しましょう。採用証明書の準備が間に合わないときは、放置せず早めにハローワークへ相談することが重要です。
失業手当を受給する前に就職が決まった場合でも、別の手当をもらえる可能性があるため内定獲得の報告は必須です。手続きの有無や必要書類の準備に迷ったときは、管轄のハローワークの窓口に相談しましょう。
これから就職活動を始める場合は、ハローワークとエージェントを併用するのも手です。エージェントを利用して就職活動を進めれば、就職のプロが希望に合う求人探しや面接対策などを全面的にサポートしてくれます。また、面倒な入社日の調整のほか、失業手当や再就職手当についてのアドバイスをくれる場合があるため安心です。
就職活動や内定後の手続きのサポートをご希望の方は、ぜひ就職・転職エージェントのハタラクティブにお問い合わせください。プロのキャリアアドバイザーによる、一人ひとりに合わせた就職支援を無料でご利用いただけます。
ハローワークで就職が決まったときに関するよくある質問
ここでは、ハローワークで就職が決まった方によくある疑問を、Q＆A方式でご紹介します。
ハローワーク以外で見つけた求人で就職が決まった場合も報告は必要ですか？
ハローワーク経由でなくても、失業手当を受給中であれば必ず報告が必要です。就職の事実を申告せずに手当を受け取ると不正受給になる恐れがあります。
また、条件を満たせば「再就職手当」などを受け取れる可能性もあるため、就職日の前日までに管轄のハローワークへ連絡し、所定の手続きを行いましょう。
採用証明書の提出期限は、原則として就職日（雇入日）の前日までです。場合によっては提出を待ってもらえることもあるので、間に合わないと分かった時点でハローワークの窓口に相談してみましょう。
失業手当を受け取らずに就職した場合も報告は必要ですか？
失業手当を受給する前や、受給せずに就職が決まった場合でも、ハローワークへの報告は必要です。求職の申し込みをした人が早期に就職を決めたケースでは、一定の条件を満たすと就業促進を目的とした手当の対象になることがあります。対象になるかは状況によって変わるため、窓口で確認してみてください。
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