ハローワークの求人応募で送付状は必須ではないが、正しいマナーで同封すると採用担当者に丁寧な印象を与えられる
ハローワークで紹介された求人に書類を郵送して応募する際、「送付状の書き方が分からない」「封筒の入れ方やマナーに迷う」という場合もあるでしょう。送付状は必ず同封しなければならない書類ではありませんが、添えることで採用担当者に丁寧な印象をアピールできます。
このコラムでは、ハローワーク経由の応募で役立つ送付状の書き方を、すぐに使える例文やテンプレートとともに解説します。封筒のサイズや色の選び方、書類を入れる順番、切手代などの郵送マナーもあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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ハローワークの求人応募で送付状を同封すると好印象につながる
ハローワークの求人に応募する際、履歴書などの応募書類とともに「送付状」を同封すると、採用担当者へ丁寧な印象を与えられます。送付状は「読んでもらうための案内状」であり、書類の枚数と応募の意思を簡潔に伝える役割を果たすものです。
送付状自体は提出を義務付けられた書類ではないため、同封しなくてもルール違反になるわけではありません。しかし、添えておくことによって、「何の応募書類が何枚入っているのか」という内訳が担当者にスムーズに伝わります。
送付状を添付して採用担当者が確認しやすいような配慮ができると、選考に入る前から好印象を与えられるでしょう。
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応募先に送る送付状の書き方【例文つき】
送付状には、「日付」「宛名」「挨拶」「同封書類の内訳」「自己PR」の内容を記載するのが基本です。ここでは、応募先に送る送付状の書き方や例文を紹介するので、作り方に迷う方は参考にしてみてください。
送付状に書く項目とその順番
送付状に書く項目とその順番は、以下のとおりです。
| 記載する項目 | 書き方 |
|---|
| 1.日付 | 投函する日（手渡しの場合は持参日）を
右寄せで記載 |
|---|
| 2.宛名 | 応募先企業名・部署名・担当者名を左寄せで記載
（※（株）などと略さず正式名称で書く） |
|---|
| 3.差出人情報 | 自分の氏名・住所・連絡先を右寄せで記載 |
|---|
| 4.表題（タイトル） | 「応募書類の送付につきまして」など
中央に記載 |
|---|
| 5.頭語と時候の挨拶 | 「拝啓」から書き出し、季節に応じた挨拶を記載 |
|---|
| 6.応募の経緯・自己PR | ハローワークの紹介である旨と、2〜3行程度の簡潔な強みを記載 |
|---|
| 7.結語 | 文章の最後に右寄せで「敬具」と記載 |
|---|
| 8.同封書類の内訳 | 中央に「記」と書き、同封した書類名と枚数を並べ、最後の行の右下に「以上」と記載 |
|---|
送付状の書き方のNGチェックリスト
送付状を応募書類に添えていても、採用担当者に読みやすい内容になっていなかったり、必要な情報を正しく伝えられていなかったりすると、かえってネガティブな印象につながりかねません。以下に、送付状の書き方のNGチェックリストをまとめました。
作成した「送付状」と見比べて、採用担当者が読みやすい内容になっているか確認してみてください。
送付状の書き方のNGチェックリスト
- 誤字や会社名の間違いがある
- 話し言葉やくだけた表現がある
- 同封書類の枚数を書いていない
- 自己PRが長すぎてA4用紙1枚に収まっていない
送付状の内容に不備があると、採用担当者に「仕事の正確性に欠けるかもしれない」といった懸念を抱かせる恐れがあります。誤字や内容の抜け漏れを見つけやすくするためにも、書き終えたあとは、記載した内容を声に出して読んでみましょう。企業名は求人票と見比べながら確認してみてください。
また、送付状に記載する自己PRは簡潔に記載することが大切です。経歴の詳細は履歴書や職務経歴書に記載するので、送付状ではA4用紙1枚に収まるように心がけましょう。
送付状は手書きとパソコンのどっちで作るほうがいい？
送付状は手書き・パソコンのどちらで作成しても問題ありません。ただし、読みやすさを優先するならパソコンで作成し、印刷して同封する方法がおすすめです。東京労働局の東京ハローワーク「マザーズハローワーク日暮里作成様式」の送付状のテンプレートのように、インターネット上の作成例を無料でダウンロードして活用すれば、記載する項目の抜け漏れも防げます。
一方で、パソコンやスマホで作成するのが難しい場合は、手書きでも問題ありません。手書きにする場合は、黒のボールペンで丁寧に書き、書き損じた際は修正液を使わず最初から書き直すようにしましょう。
送付状の書き方で疑問や不安がある場合は、ハローワークの窓口の職員など、第三者に確認してもらうのが安心です。
参照元：東京労働局の東京ハローワーク「応募書類書式のご案内」
エージェント経由の応募なら送付状はいらない？
就職・転職エージェントを経由して応募する場合、送付状の作成や郵送の手間は発生しないことがほとんどです。応募書類はエージェントを通じてデータで企業へ届けられるためです。
さらに、エージェントによっては、キャリアアドバイザーが人柄や強みをまとめた推薦文（推薦状）を添えて企業に提出することもあります。
自分一人では送付状に書ききれない熱意や魅力を、プロの客観的な視点から企業に伝えてもらえるため、内定獲得の可能性も高まるでしょう。
もし、自分一人で就職・転職活動を進めるのに不安がある場合は、ぜひエージェントのサービスの併用も検討してみてください。
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送付状を送るときにおさえておきたいマナー
送付状を応募書類とあわせて送る際は、封筒の選び方や書類を入れる順番など、正しいマナーを守ることが大切です。ここでは、送付状を郵送する際のマナーを紹介します。郵送ではなく、メールで送る場合のマナーや送り方も解説するので、ぜひチェックしてみてください。
封筒のサイズと色の選び方
送付状や応募書類を入れる封筒のサイズ・色は、以下のものを選ぶようにしましょう。
- 封筒のサイズ：角形2号（A4用紙が折らずに入る大きさ）
- 封筒の色：白、または薄い茶色
封筒の色は薄い茶色でも失礼には当たりませんが、白のほうがより清潔感のある印象を与えられるためおすすめです。
書類を入れる順番と郵送方法
送付状や応募書類は、以下の順番で折れないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。
なお、書類を入れる際は、すべての表面と上下の向きをそろえてください。文字の書かれている面を上に向け、封筒から書類を取り出したときに逆さまにならないよう、書類と封筒の頭の向きを合わせます。
また、郵送の際は宛名面に必要な料金分の切手を貼る必要があります。A4サイズが入る角形2号は「定形外郵便（規格内）」に該当し、郵便料金は距離に関わらず全国一律です。
目安としては、書類とクリアファイルを合わせた重さが50g以内なら140円、100g以内なら180円です。角形2号封筒に一式を入れると50gを超えることが多く、100g以内の180円になるのが一般的。不安な場合は、郵便局の窓口で重さを計測して発送することをおすすめします。
料金不足は企業の負担になったり、書類が手元に返送されて応募締切に間に合わなくなったりするリスクがあるため注意しましょう。
返信用封筒の切手はいくら必要？
企業から選考結果の郵送などのために返信用封筒の同封を求められた場合は、用意した封筒の表面に自分の住所・氏名を記載し、必要な料金分の切手を貼って同封します。返信用として多く使われる長形3号（A4用紙を3つ折りにして入れる定形封筒サイズ）の場合、全国一律料金で110円（50gまで）です。
ただし、郵便料金は改定されることがあるため、最新の正確な料金は日本郵便の公式ウェブサイトで必ず確認してから同封しましょう。
参照元：日本郵便「国内の料金表」
封筒の表と裏の書き方
封筒の表面には、中央に会社名・部署名・担当者名を書きます。担当者名が分かる場合は「〇〇様」、部署宛ての場合は「〇〇御中」とし、宛名の左下に赤字で「応募書類在中」と記載しましょう。裏面には左下に自分の郵便番号・住所・氏名を書き、封をしたあとに閉じ目へ「〆」を記載します。
宛名は誤字がないよう、求人票やハローワークの紹介状の表記と照らし合わせて入念に確認することが大切です。
メールで応募書類を送るよう指定された場合
求人によっては、応募書類をメールに添付して送るよう指定される場合があります。その際は、送付状の内容をメール本文に簡潔にまとめましょう。履歴書と職務経歴書は、PDF形式で添付します。
以下に、メールで応募書類を送る場合の送付状の書き方の例を紹介するので、参考にしてみてください。
件名：【応募書類の送付】〇〇職応募（氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇（氏名）と申します。
ハローワークの案内を拝見し、貴社の〇〇職へ応募いたしたく、メールいたしました。
ご指定のありました応募書類（履歴書・職務経歴書）をPDF形式にて添付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
何とぞよろしくお願い申し上げます。
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氏名：〇〇 〇〇
郵便番号：000-0000
住所：東京都〇〇区〇〇1-1-1
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
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まとめ
ハローワークの求人に直接応募する際、送付状を同封することは必須ではありません。しかし、正しいルールやマナーを守って送付状を添えることで、採用担当者に丁寧な印象を与えられます。
書き方の基本は、日付や宛名、挨拶、簡潔な自己PR、同封書類の内訳を漏れなく記載することです。郵送時には、折らずに入る角形2号の封筒を用意しましょう。上から送付状、ハローワーク紹介状、履歴書、職務経歴書の順にクリアファイルにまとめて封入するのがマナーです。
もし、ハローワークで求人を探す中で「書類作成に時間がかかってしまう」「自分に合う求人をさらに効率よく見つけたい」と感じる場合は、就職・転職エージェントのハタラクティブの利用も検討してみましょう。
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ハローワークの求人応募で作成する送付状に関するよくある質問
以下に、ハローワークの求人の応募で送付状を作成する際によくある疑問の回答をQ&A形式でまとめました。
送付状を同封しないと選考で不利になりますか？
送付状は必須の書類ではないため、同封しなくても選考で不利になることはほとんどありません。ただし、応募書類の枚数や応募の意思を一目で伝えられるため、同封しておくと採用担当者へ丁寧な印象を残せます。
ビジネス文書の一つとして、A4用紙1枚で簡潔にまとめて添えるとよいでしょう。
送付状は手書きとパソコンのどちらがよいですか？
送付状は手書きでもパソコン作成でも問題ありません。読みやすさを重視するなら、テンプレートを活用してパソコンで作成し、印刷して同封するのがおすすめです。手書きにする場合は黒のボールペンで丁寧に書き、書き損じたときは修正液を使わず最初から書き直しましょう。
送付状の作成などに負担を感じる場合は、就職・転職エージェントのハタラクティブを利用する方法もあります。エージェント経由での応募では送付状や郵送の準備は必要ありません。求人選びや選考対策のアドバイスも受けられるので、ぜひお気軽にご相談ください。
