送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説

送付状の書き方が分からない方へ。送付状（添え状）は、就職・転職活動に欠かせない書類です。このコラムでは、「送付状の書き方が分からない」「そもそも必要かどうか分からない」という方に向けて、例文やコツなど、必要な情報をまとめています。送付状をつけ忘れたからといって採用に影響することは少ないものの印象は下がる可能性が。企業に気持ち良く受け取ってもらうため、正しい書類を準備しましょう。

自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう

性格でわかる
私の適職診断

さっそく診断START

送付状の書き方

送付状は、基本的にはパソコンで作成します。より丁寧な印象や熱意を伝えたい場合であれば、手書きで作成しても問題ありません。分かりやすく明確に伝わるように作られた送付状であれば、どちらを選んでも大丈夫です。

なお、パソコンで送付状を作成する場合、基本的には「横書き」の書式を選択します。手書きの場合は「縦書き」が基本です。

送付状に書く項目

送付状に記載する主な項目は下記のとおりです。

・日付
・宛名
・自身の氏名と連絡先
・前文
・送付書類の項目

上記をもとに例文を見ていきましょう。

送付状の書き方の例

令和△年△月△日
××株式会社
××部　××様
△△　△△（自分の氏名）

〒000－0000
（住所）
（電話番号）
（Eメールアドレス）

選考応募書類の送付について

拝啓

時下（△△の候）、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用において参考の機会をいただきたく、下記のとおり応募書類をお送りいたします。何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記
履歴書　　　　　　1枚
職務経歴書　　　　1枚

以上

本文と結語（敬具）のあとに、1行空けて「記」と中央揃えで記載。その下に同封している書類について分かりやすく箇条書きをします。「記」は、本文中の「下記のとおり」と同じ意味を持つ言葉です。「記」を入れたら、最後は「以上」と記載します。これ以上は何も書かれていないことを意味するため、「以上」のあとには何も書かないようにしましょう。

 

送付状とは？

送付状とは、郵便物を送る際に、書類の送付者情報や宛先、概要、枚数などに挨拶文を加えた書類のことをいいます。主にエントリーシートや履歴書、奨学金の申込書類など、正式な書類を送る際に同封する書類です。

送付状は応募書類に含まれないものの、「誰が、なんの書類を送ったのか」を示す内容のため、企業に書類を送るときは添付するのが一般的。送付状のほかに、カバーレター、挨拶状、添え状、送り状など、さまざまな呼び方があります。

送付状は基本的なビジネスマナーのひとつ

前項で述べたように、送付状は必要書類ではありません。あくまでもマナーの一環として応募者側が作成するもののため、送付状の有無が選考結果に影響を及ぼすとは考えにくいでしょう。

しかし、必要ではないもののビジネスマナーではあるため、送付状がないことで「ビジネスマナーを知らない」「相手への配慮ができない」といった印象を与える可能性はあると理解しておきましょう。送付状がないことを理由に選考に落ちてしまうのは非常にもったいないこと。面倒でも送付状は作成しておいたほうが安心です。

 

送付状を書く際のポイント

送付状では、日付は1番上の右側に書きましょう。年号は履歴書などと統一し、投函日の日付を記載します。宛名は、日付より下の段の左側に記載しましょう。そのほかの項目に対するポイントを下記にまとめました。

企業名は省略しない

送付状に限らず、「株式会社」を（株）と省略するのは、失礼に当たります。名刺や書類に記載された情報を参考にしながら、正式名称を記載してください。

企業や部署宛に送るときは「御中」、個人宛の場合は「様」を使用します。「御中」と「様」は併用しないため注意。個人名が分からないときは「ご担当者様」と書くと良いでしょう。詳しくは「「御中」の意味とは？読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」のコラムでも解説しています。

自分の名前と連絡先

自分の名前や連絡先は、郵便番号、住所、電話番号、氏名の順番で書くのが基本です。メールアドレスを記載する場合、電話番号の後に書きましょう。電話番号は一番繋がりやすいものを記載。固定電話でも携帯電話でもどちらでも構いません。

季節に合わせた時候の挨拶を使用する

時候の挨拶は、月によっていくつかあるため、ネットや辞書で調べてみたり、以下の内容を参考にしたりして書いてみましょう。

 

送付状のマナー

送付状は、あくまでもビジネスマナーとして添付する書類です。せっかく好印象を狙って送付状を作成したのに、その内容や扱いが雑だと逆効果になることも。相手の立場になって、どんな状態だと扱いやすいかを考えてみてください。

サイズはA4が基本

ほとんどのビジネス文書はA4サイズで作成されています。履歴書はフォーマットによっては異なる場合もありますが、職務経歴書などはA4で作成するのが基本。ほかの書類とサイズを合わせることで扱いやすくするために、送付状もA4サイズが基本です。また、あくまでも「なんの書類を何枚送ったか」を示すもののため、複数枚にせず1枚で収めます。

応募書類の一番上にする

繰り返しになりますが、送付状は「誰の、なんの書類が送られてきたか」を示すもの。そのため、送付するすべての書類の最も上にないと意味を成しません。送付状が一番上になるように、続けて履歴書、職務経歴書と重ねましょう。

書類はクリアファイルに入れて扱う

送付状を含めた応募書類は、濡れや汚れ、折れを防ぐためにクリアファイルに入れて扱うのがマナーです。汚れや折れのある書類では、どんなに内容が良くても「だらしなさ」を感じるもの。書類まで気を配りましょう。

送付状作成でやりがちな3つのNG行動

送付状は、送る書類を明らかにするのが目的です。意に反した「長い挨拶文」や「不要な記載」は、マナー違反となり「社会人として不足している」という印象を与えてしまうため注意してください。

長々とした挨拶文

挨拶文は、必要な情報のみを、できるだけシンプルにまとめるのがおすすめです。「より丁寧な印象になるように」との思いから、自己PRと挨拶文を合わせ、長々と書いてしまう方もいますが、あまり意味がありません。それどころか、「書類の意味を把握できていない応募者」と、マイナスの印象を抱かれてしまう可能性もあります。

採用担当者が目を通すのは、送付状の下のES（エントリーシート）や履歴書です。こちらの書類で存分に自己PRを行いましょう。

Webサイト上のテンプレートをそのまま採用

インターネットで送付状を検索してみると、さまざまなテンプレートが公開されています。Wordファイル形式で空欄を埋めれば完成するため、便利かつ簡単に使えるアイテムです。とはいえ、定型文のみで構成された送付状は、どこか味気なくなってしまいがち。挨拶文や結びなどに自分なりのアレンジを加えてみてください。

自分でアレンジした内容をテンプレートとして保存しておけば、複数企業に応募する際も、時短につながります。応募先ごとに変更が必要な部分は、空欄や記号を入れて分かりやすくしておきましょう。内容差し替えにミスがないよう、十分に注意してください。

不要な情報の記載

送付状には、勤務に関する希望や求める条件といった不要な情報を記載しないよう注意しましょう。
応募者自身にとってどれだけ重要な情報であっても、送付状に記載する内容ではありません。

送付状が必要ない3つのパターンとは？

応募先企業に書類を提出する際に、送付状が必要ない場合もあります。以下の3つのパターンに当てはまる方は、送付状を割愛しましょう。

1.メールで送付する場合

応募書類をメールで送付する場合、件名や本文に要件を記載し、応募書類を添付するスタイルが一般的です。この場合、件名や本文が送付状の役割を果たしてくれるため、あらためて送付状を付ける必要はありません。

ただし、メール本文に必要な情報をまとめることを忘れないでください。宛先や要件のほか、結びの言葉も必要です。ビジネスマナーに則った形でメール本文を作成しましょう。
また、履歴書やES（エントリーシート）など、添付ファイルそれぞれの名前を分かりやすく設定しておくと、より丁寧な印象になります。履歴書をメールで送付するなら、「履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？」のコラムも参考になるでしょう。ぜひご確認ください。

2.企業から「送付状不要」と通達されている場合

企業によっては、事前に「送付状不要」と案内されているケースがあります。この場合、会社からの指示に従いましょう。指示を無視して送付状を付ければ、「会社の指示に従えない人」という印象を抱かれてしまうリスクもあります。事前の案内や注意書きには、しっかりと目を通しましょう。

3.応募書類を持参する場合

添え状は、応募書類を「送る」際に必要になるもの。企業へ直接持参する場合、送付状は必要ありません。
持参するときは履歴書やエントリーシートなど、必要書類だけをクリアファイルにまとめておきましょう。鞄の中で書類が折れ曲がってしまわないよう、封筒に入れておくと安心です。履歴書を持参する際のマナーについては、「履歴書を手渡しするときは封筒なしでも良い？持参する際のマナーも解説！」でまとめています。選考前の確認にご活用ください。

応募書類の書き方に自信がない、内容をチェックして欲しいなどのご相談は、ぜひハタラクティブへ。ハタラクティブは、若年層向けの就職活動に特化した、就職エージェントです。一人ひとりにヒアリングを行い、希望の求人を紹介したり、履歴書やエントリーシートの添削を行ったりと、丁寧にサポートしています。

1人での就職活動は大変なもの。エントリーシートや履歴書、自己分析、送付状の書き方など、小さな疑問があれば、いつでもお気軽にお問い合わせください。専任のアドバイザーが担当いたします。