A4の封筒の書き方は縦書き？会社宛に応募書類を郵送するときのマナー

更新日2024/03/13

この記事のまとめ

一般的なA4の履歴書を郵送する場合、封筒は白い角2号のものを使おう
A4封筒の宛名の書き方は基本的に縦書きだが、企業によって横書きにすることもある
切手代の不足は、郵送が遅れたり企業に迷惑をかけたりする可能性があるため注意する
応募書類は送付状を一番上にして、クリアファイルにまとめた状態で封筒に入れる

「A4封筒の宛名の書き方が分からない」という人もいるでしょう。封筒は、採用担当者が最初に目にするもののため、マナーを把握しておくことが大切です。このコラムでは、応募書類を郵送する際の封筒の選び方や宛名の書き方、注意すべきポイントなどをまとめました。書類郵送時のマナーは社会人の基本ともいえます。このコラムを参考に、しっかり身に付けておきましょう。

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A4サイズの封筒の書き方
A4サイズの封筒は縦書き？横書き？
封筒の種類はどれを選ぶべき？
A4サイズの封筒を送るときの注意点

A4サイズの封筒の書き方

企業に書類を送付するときに使用するA4サイズの封筒は、基本的に縦書きで書きます。表面には宛先と書類送付を示す外脇付、裏面には差出人の情報と封かん日を書きましょう。以下で、表と裏それぞれの書き方について詳しくまとめていきます。

表面

封筒の表面には、宛先となる住所と宛名、「外脇付」と呼ばれる内容物に関する説明を記載します。

郵便番号・住所

A4サイズの封筒には郵便番号欄が設けられていないことが多いため、右上に忘れずに書きましょう。住所は、郵便番号の下に、右に寄せて書きます。住所が長い場合は無理に書かず、キリの良いところで改行しましょう。縦書きの場合は、丁目や番地など住所に含まれる数字は漢数字で記載します。「1-2-3」などと略さず、「1丁目2番地3号」と正式に書くのがマナーです。

宛名

住所と同じく、会社名も「（株）〇〇」などと略さず「株式会社〇〇」と記載します。また、必要に応じて部署名と担当者名も記載しましょう。宛名を書く際は、メインとなる宛名が封筒の中央にくるよう配置することがポイントです。

外脇付

応募書類を送付する場合は、左下に赤のサインペンで「履歴書在中」と外脇付を記載します。枠は定規を使用して書きましょう。「自分できれいに書ける自信がない」などの場合は、販売されているスタンプを使用しても問題ありません。

A4封筒の宛先をキレイに書くには、中央に書く宛名から書き始めるのがコツです。住所から書いてしまうと、思った以上に住所が右寄りになってしまうなど全体のバランスを見極めるのが難しくなることも。最初に宛名を少し大きめの文字で中央に書くことで、それを基準にバランスを取りながら宛先を書けるでしょう。

「様」と「御中」

宛先を書くときに、「様」と「御中」の使い分けに悩む方は多いようです。「様」は個人に、「御中」は団体に使用すると覚えておきましょう。たとえば、採用担当者の個人名が分かっている場合は、「採用担当　〇〇様」と記載します。もし、個人名が分からない場合は「採用担当者様」と記載しましょう。一方、宛名が企業名のみの場合や、人事部など部署全体に宛てる場合は「株式会社〇〇御中」「人事部御中」と書きます。「様」と「御中」の使い分けについては、「「御中」の意味とは？読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」のコラムも参考にしてください。

裏面

封筒の裏面には、差出人の情報と封かん日を書きましょう。

封かん日

封かん日は左上に、「◯年◯月◯日」と略さず記載しましょう。いつ送付したかを示すものなので、書類を作成した日ではなく投函する日を書きます。

差出人の情報

左の下部に、郵便番号を横書きしたのち、その下に表面と同様に縦書きで差出人の住所と氏名を記載します。丁目や番地、建物名などは漢数字を使用し、略称は控えましょう。

封字

封筒を閉じる際は、フラップと本体にかかるように、封をした証明になる「封字（〆）」を記載します。

封筒を閉じるときは糊を使用しよう

封筒を閉じるときは糊を使用しましょう。テープ類を使うと見た目が悪くなりがちなため、あまりおすすめできません。また、採用担当者によっては「適当」「配慮に欠ける」などマイナスな印象に繋がる可能性も考えられます。ただし、最初から封筒に両面テープが付いている場合は、そのまま使用して問題ありません。

A4サイズの封筒は縦書き？横書き？

ビジネスで使用する封筒は縦型の和封筒が多いため、基本的に縦書きで記載します。ただし、会社名がアルファベットだったり、企業から使用するよう指定された封筒が横型だったりする場合は、横書きで対応しましょう。

A4封筒の宛名を横書きする場合のポイント

縦型の和封筒に横書きで宛名を書くときは、フラップが右に来るような配置で記載します。切手は右上に貼り、宛先は左寄せで書きましょう。なお、横書きの場合、丁目や番地、建物名などはアラビア数字を使用します。そのほか、「略称を使用しない」「御中と様を使い分ける」「外脇付は赤字」といったマナーは縦書きと変わりません。横書きの宛名の書き方については、「横書き封筒の宛名はどう書く？表面・裏目の書き方とビジネスマナー」のコラムも参考にしてください。

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封筒の種類はどれを選ぶべき？

「重要な書類を送るときは白い封筒を使用する」という認識が一般的といえます。そのため、企業当てに応募書類を送付するときは、「角型2号」の白封筒を使用するのがおすすめ。茶封筒を使用してもマナー違反ではありませんが、多くの郵便物の中で目立ちにくく、ほかの書類と混同されてしまう可能性があります。

A4サイズの封筒はどこで買える？

A4サイズの封筒は、文具店や書店のほか、ネットショップや100円均一ショップでも購入が可能です。コンビニで売っていることもあるようですが、サイズの大きい封筒を扱っているかは店舗によって異なるようです。

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A4サイズの封筒を送るときの注意点

A4サイズの封筒を送るときは、宛先の書き方以外にも送り方や切手料金に注意しましょう。

ポストに投函できる？

A4サイズの封筒はポストに投函できます。自分で切手料金を把握できているなら、いつでも投函できるポストを利用するのが便利でしょう。

切手代はいくら？

A4サイズの封筒は定形外のため、基本的に120円で郵送できます。ただし、重さによって料金が変わるため、郵便局のWebサイトで確認するか、不安な場合は窓口に持ち込みましょう。もし、切手の料金が不足していると、郵便物が差出人に返送されるか、もしくは配送されたうえで企業側に不足分の料金が請求されてしまいます。提出期限までに確実に応募書類を送付するためにも、料金に少しでも不安がある場合は、郵便局の窓口で郵送するのがおすすめ。なお、使用する切手はキャラクター柄などは避け、少額の切手をたくさん貼ることも控えましょう。

書類を入れる順番は？

履歴書を郵送する際には、送付状をつけます。送付状の書き方については、「送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説」のコラムを参考にしてください。また、企業から指定があった場合には職務経歴書などの書類も同封しましょう。封筒に入れる順番は上から送付状、履歴書、職務経歴書やエントリーシートなど、そのほかの必要な応募書類です。順番や上下を間違えないようにし、クリアファイルにまとめて封筒に入れましょう。

「応募書類の書き方が分からない」「書類送付時のマナーについて知りたい」「書き上がった書類や封筒を誰かに確認して欲しい」など不安がある場合は、エージェントを利用すると良いでしょう。
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