就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介

「就活でメールを送るときの署名は学生であってもつけた方が良い？」と悩む方は多いのではないでしょうか。就職活動に限らず、ビジネスシーンでやりとりを行うメールには、署名を記載するのが基本です。そのため、学生であっても署名を入れるようにしましょう。このコラムでは、メールの署名が必要な理由について解説。署名に入れる内容とあわせてテンプレートなども掲載しています。

就活メールの署名は学生もつける？

就活に限らず、ビジネスシーンでやりとりを行うメールの「署名」には、差出人の氏名と所属、連絡先を記載するのが基本です。そのため、企業に送るメールには、学生であっても署名を記載するようにしましょう。

学生であってもメールに署名が必要な理由

ビジネスメールに署名を付ける理由は、「送信した人は何者なのか」をひと目で分かるようにするためです。メール以外の連絡先を示す目的もあります。また、就職活動では、面接までは直接会えないため、名刺の役割を果たしているともいえるでしょう。

メールの署名に学生が記載する内容

学生の場合、メールの署名には以下の内容を記載しましょう。

氏名・ふりがな

まず、署名の最初に氏名を記載します。氏名は読み方が分かるよう、平仮名またはローマ字でふりがなを付けるのが一般的です。

大学名

氏名を書いたら、次に大学名を記載します。このとき、所属している学校名だけでなく、学部、学科、学年も記載しましょう。なお、ゼミやサークル、部活などの情報は、署名に記載する必要はありません。

連絡先

連絡先は、日中に連絡の取れる電話番号とメールアドレスを記載します。電話は携帯電話の番号で問題ありません。また、メールアドレスを記載する際は、半角英数字で入力します。

学生用のビジネスメールの署名テンプレート

前述した内容を踏まえて、以下で学生向けのメールの署名テンプレート例をまとめました。署名を作成する際の参考にしてみてください。

例1

ーーーーーーーーーーーーーーー
山田 太郎（やまだ たろう）
◎〇大学〇〇学部〇〇学科　4年
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
携帯TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーー

例2

==========================
山田 太郎（Taro Yamada）
◎〇大学〇〇学部〇〇学科　4年
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
携帯TEL：090-000-0000
==========================

例3

=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
山田 太郎（やまだ たろう）
◎〇大学〇〇学部〇〇学科　4年
携帯電話：0X0-0000-0000
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

上記のように、署名は見やすくシンプルになるように意識して作成しましょう。文字列が横に長くなるときは改行すると、相手にとって読みやすく、見やすくなります。

メールの署名を作成するときの注意点

では、メールの署名を作成する際は、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。以下で注意点をまとめました。

どのデバイスにも対応できる署名にする

ビジネスメールは、相手が必ずPCから見るとは限りません。スマートフォンやタブレットなど、PC以外のデバイスから確認する可能性もあるため、署名を作ったら、自分で複数のデバイスから見て、表示がズレていないか確認するようにしましょう。ただし、相手が使用しているデバイスやメールソフトによっては表示形式が変わってしまうため、できる限りの対応で問題ありません。また、表示がずれてしまう場合、フォント設定などで解消できることもあります。

シンプルな罫線をつける

メールの署名を作成する際は、本文と署名の区切りが分かるように罫線をつけましょう。なお、ビジネスメールでは、署名を囲む罫線はシンプルなデザインにするのがマナーです。派手なものやデザイン性が高すぎる罫線だと文字が読みづらくなったり、ビジネスシーンにふさわしくないと評価されたりする可能性があります。

余計な情報は書かない

ビジネスメールの署名には余計な情報は書かず、必要最低限のみを記載します。前述したように、署名は名刺と同じ役割を果たします。あくまでも差出人が誰なのかを明らかにすることを目的としているため、署名に自己PRなどを書くのはマナー違反です。アピールは応募書類で行うようにしましょう。応募書類の作成方法については、「職務経歴書の作成方法とは？必須項目や書くときのコツをご紹介」のコラムでも紹介しているので参考にしてみてください。

就活用のメールアドレスを用意しておくのも手

署名に記載するメールアドレスは、普段から使用しているメールアドレスを使用しても問題ありません。ただし、ビジネスシーンにふさわしいアドレスを使用するようにしましょう。アドレスにキャラクター名やペットの名前などが入っていると、相手に幼稚な印象を与えかねません。そのため、自分の名前や誕生日などシンプルな内容のアドレスを就活用に新しく作成するのも1つの手です。就職活動で使用するメールアドレスについては、「履歴書へのメールアドレスの書き方とは？書く際のポイントと注意点を解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。

メールの署名は毎回必要？

何度も企業とやり取りを行っていると、「毎回署名は必要？」と思うこともあるでしょう。しかし、やり取りが複数になってもメールには毎回署名を入れるのがビジネスマナーです。署名があることで「メールの本文が終わっている」という証になるだけでなく、返信が必要なときも署名に記載してあるアドレスをクリックするだけで新規メールを作成できます。電話番号や所属も、署名からすぐ把握できるため、ビジネスメールでは毎回署名をつけましょう。なお、署名以外にも就職活動のメールにはさまざまなマナーがあるため、覚えておくと安心です。就活メールのマナーについては、「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。

就職活動で企業とやりとりする際は、守るべきマナーや配慮すべきことが多いもの。特に、複数社の選考を並行して受けている場合は、スケジュールの管理と合わせて大変に感じることもあるでしょう。もし、企業とのやりとりやスケジュール管理に不安を感じる場合は、ハタラクティブの利用を検討してみてください。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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