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就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介
この記事のまとめ
- ビジネスメールの署名は、学生であってもつけるのが基本
- ビジネスメールにおいて、署名は名刺代わりになるといった役割がある
- 就職活動のメールの署名には、学生の場合は大学名や学部などを盛り込む
- 就活メールに限らず、署名は本文との区切りが分かるように罫線を入れる
- メールの署名に使う罫線は記号などを使わず、シンプルで見やすいものを心掛ける
あなたにおすすめ！
「就活でメールを送るときの署名は学生であってもつけた方が良い？」とお悩みの方もいるでしょう。就職活動に限らず、ビジネスシーンでやりとりを行うメールには、署名を記載するのが基本です。そのため、学生であっても署名を入れるようにしましょう。
このコラムでは、メールの署名が必要な理由について解説。署名に記載する内容とテンプレートも掲載しているので、企業にメールを送る際の参考にしてみてください。
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就活メールの署名は学生もつける？
就活に限らず、ビジネスシーンでやりとりを行うメールの「署名」には、差出人の氏名と所属、連絡先を記載するのが基本です。そのため、企業に送るメールには、学生であっても署名を記載するようにしましょう。
学生であってもメールに署名が必要な理由
ビジネスメールに署名を付ける理由は、「送信した人は何者なのか」をひと目で分かるようにするためです。メール以外の連絡先を示す目的もあります。また、就職活動では、面接までは直接会えないため、名刺の役割を果たしているともいえるでしょう。
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メールの署名に学生が記載する内容
学生の場合、メールの署名には氏名・ふりがなや大学名など記載しましょう。ここでは、記載する内容について解説します。
氏名・ふりがな
まず、署名の最初に氏名を記載します。氏名は読み方が分かるよう、平仮名またはローマ字でふりがなを付けるのが一般的です。
大学名
氏名を書いたら、次に大学名を記載します。このとき、所属している学校名だけでなく、学部、学科、学年も記載しましょう。なお、ゼミやサークル、部活などの情報は、署名に記載する必要はありません。
連絡先
連絡先は、日中に連絡の取れる電話番号とメールアドレスを記載します。電話は携帯電話の番号で問題ありません。また、メールアドレスを記載する際は、半角英数字で入力します。
署名に住所は入れる？
メールの署名であれば、住所は記載しなくても問題ありません。ただし、企業と郵送でやりとりをする可能性がある場合は、記載しておくと親切です。住所を署名に追加する際は、郵便番号から書き始め、建物名や部屋番号もしっかり記載しておきましょう。「ハタラクティブ」は、20代に特化した就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性を踏まえた求人提案や選考対策を行い、自己分析だけでなく就活準備までを丁寧にサポートします。
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【学生向け】ビジネスメールの署名のテンプレート
前述した内容を踏まえて、以下で学生向けにメールの署名のテンプレートをまとめました。署名を作成する際の参考にしてみてください。
例1
ーーーーーーーーーーーーーーー
山田 太郎（やまだ たろう）
◎〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
携帯TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーー
例2
==========================
山田 太郎（Taro Yamada）
◎〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
携帯TEL：090-000-0000
==========================
例3
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
山田 太郎（やまだ たろう）
◎〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
携帯電話：0X0-0000-0000
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
上記のように、署名は見やすくシンプルになるように意識して作成しましょう。文字列が横に長くなるときは改行すると、相手にとって読みやすく、見やすくなります。
メールの署名を作成するときの注意点
では、メールの署名を作成する際は、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。以下で注意点をまとめました。
どのデバイスにも対応できる署名にする
ビジネスメールは、相手が必ずPCから見るとは限りません。スマートフォンやタブレットなど、PC以外のデバイスから確認する可能性もあるため、署名を作ったら、自分で複数のデバイスから見て、表示がズレていないか確認するようにしましょう。ただし、相手が使用しているデバイスやメールソフトによっては表示形式が変わってしまうため、できる限りの対応で問題ありません。また、表示がずれてしまう場合、フォント設定などで解消できることもあります。
文字化け対策
署名を作成する場合に、文字化けしている文字がないか確認しましょう。特に、機種依存文字や記号を使用すると文字化けする可能性が高まるので、できる限り使用を避けるのがベターです。シンプルな罫線をつける
メールの署名を作成する際は、本文と署名の区切りが分かるように罫線をつけましょう。なお、ビジネスメールでは、署名を囲む罫線はシンプルなデザインにするのがマナーです。派手なものやデザイン性が高すぎる罫線だと文字が読みづらくなったり、ビジネスシーンにふさわしくないと評価されたりする可能性があります。
余計な情報は書かない
ビジネスメールの署名には余計な情報は書かず、必要最低限のみを記載します。前述したように、署名は名刺と同じ役割を果たします。あくまでも差出人が誰なのかを明らかにすることを目的としているため、署名に自己PRなどを書くのはマナー違反です。アピールは応募書類で行うようにしましょう。
就活用のメールアドレスを用意しておくのも手
署名に記載するメールアドレスは、普段から使用しているメールアドレスを使用しても問題ありません。ただし、ビジネスシーンにふさわしいアドレスを使用するようにしましょう。アドレスにキャラクター名やペットの名前などが入っていると、相手に幼稚な印象を与えかねません。
そのため、自分の名前や誕生日などシンプルな内容のアドレスを就活用に新しく作成するのも一つの手です。就職活動で使用するメールアドレスについては、「履歴書にメールアドレスは書いたほうがいい？書き方のポイントを解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。
メールの署名は毎回必要？
何度も企業とやり取りを行っていると、「毎回署名は必要？」と思うこともあるでしょう。しかし、やり取りが複数になってもメールには毎回署名を入れるのがビジネスマナーです。署名があることで「メールの本文が終わっている」という証になるだけでなく、返信が必要なときも署名に記載してあるアドレスをクリックするだけで新規メールを作成できます。電話番号や所属も、署名からすぐ把握できるため、ビジネスメールでは毎回署名をつけましょう。
なお、署名以外にも就職活動のメールにはさまざまなマナーがあるため、覚えておくと安心です。就活メールのマナーについては、「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。
就職活動で企業とやりとりする際は、ビジネスマナーや配慮が必要になります。特に、複数社の選考を並行して受けている場合は、スケジュールの管理と合わせて大変に感じることもあるでしょう。もし、企業とのやりとりやスケジュール管理に不安を感じる場合は、ハタラクティブの利用を検討してみてください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
