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履歴書に送付状は必要？基本的な書き方やポイントを例文を交えて紹介
この記事のまとめ
- 送付状とは、履歴書や職務経歴書などを送るときに同封する書類のこと
- 履歴書に送付状を同封すると、応募先企業に丁寧な印象を与えられる可能性がある
- 送付状には宛名や氏名、履歴書をはじめ同封した書類の情報などを書き入れる
- 採用担当者に良い印象を残すためには、基本のビジネスマナーを守ることが大切
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「履歴書に送付状は必要？」「どう書けば良いか分からない」と悩む方もいるでしょう。送付状は、求職活動だけでなく、ビジネスシーンでよく使われる書類の1つ。送付状の有無が合否に影響するかどうかは企業によって異なりますが、添付していた方がより丁寧な印象を与えられることもあるようです。このコラムでは、履歴書につける送付状の基本的な書き方やポイントを、例文を交えて紹介しています。
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履歴書につける送付状とは？
送付状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送するときに、一緒に送る文書のことを指します。「カバーレター」や「添え状」とも呼ばれており、送付状の内容を見れば誰が何の目的で送った郵便物なのかをひと目で分かる内容にするのが基本です。送付状に決まった形式はありませんが、一般的には以下のような項目が入ります。
- ・日付
- ・宛先
- ・自分の名前、住所、連絡先
- ・挨拶文
- ・添付書類について
など
送付状の有無が合否に影響するかどうかは企業によって異なりますが、添付していた方がより丁寧な印象を与えられる可能性があります。また、送付状は就職活動だけでなくビジネスシーンでよく使われる書類の1つです。ビジネスマナーとして覚えておくと良いでしょう。
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履歴書に送付状が必要な理由
履歴書を送る際、なぜ送付状が必要なのか、送付状の役割を解説します。
挨拶
送付状は、履歴書を送る際の「挨拶」の役割も果たします。商談や会議などのビジネスシーンにおいては、すぐに本題に入るのではなく、挨拶をかわしてから本題に入るもの。履歴書を送付する際も同じで、送付状というワンクッションを付けることで、採用担当者に快く履歴書の内容を確認してもらえる効果があります。
中身の内容を示す
送付状は、中身の内容が何なのかを示す役割も持っています。日々多くの応募書類を受け取る採用担当者にとって、中身を一つ一つ確認していくのは大変な作業。送付状に「誰が」「どんな書類を」「誰に」「どのくらい」送付したのかを明記することで、忙しい採用担当者の時間と手間を省くことができるのです。
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履歴書につける送付状の基本的な書き方とポイント
送付状は、手書きとパソコンのどちらで作成しても問題ありません。ただし、手書きの際は丁寧に書くことを心がけ、パソコンで作成する際は字体と文字の大きさを揃えるようにしましょう。以下で送付状を作成する際のポイントを項目ごとに紹介しているので、書き方が分からない場合は参考にしてみてください。
日付は投函日を記載し、表記を統一する
送付状を作成する際は、まず1番右上に日付を記載します。記載する日付は、投函日にするのが一般的です。また、西暦と和暦のどちらを記載しても問題ありませんが、同封する書類の日付の表記に統一しましょう。
宛先の書き方に気をつける
送付状の宛先には、企業名と部署名、担当者名を記入します。担当者の名前が分からない場合は、「人事部御中」や「採用担当者様」と記載しましょう。その際に注意したいのが、宛先の敬称。企業や部署宛に送る場合は「御中」を使用し、個人宛に送る場合は「様」と記載します。
氏名や住所、電話番号を記載する
宛名より下の右側に、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。その際、記載する電話番号やメールアドレスは、連絡がとりやすいものを選びましょう。書類に不備があったときなどに、応募先の企業から連絡がくる可能性があります。
タイトルはひと目で内容が分かるものにする
氏名や連絡先などを入れたら、その下の中央部分に、送付状のタイトルを記載します。「応募書類の送付につきまして」「（書類名）ご送付の件」など、ひと目で内容が分かるタイトルにしましょう。
挨拶文には頭語と結語を入れる
挨拶文を書くときには、頭語（文章の最初）と結語（文章の最後）を入れるのがルールとされています。頭語と結語にはいくつか種類がありますが、求職活動の際は、冒頭には「拝啓」、文末には「敬具」と書き入れると良いでしょう。
挨拶文を入れる
拝啓と書いた次には、挨拶文を記載します。挨拶文は、書類を送付する時期に合わせた「〇〇の候」という時候の挨拶のほか、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のような季節に関係なく使える内容にしても問題ありません。時候の挨拶については「送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説」のコラムで季節に合わせた例を紹介していますので参考にしてください。
応募の動機を説明する
送付状では、応募の動機を説明すると熱意が伝わりやすくなります。ただし、志望動機や自己PRは、あくまで履歴書や職務経歴書に記載するものです。送付状の文章は要点を絞って簡潔にまとめましょう。
本文の下に「記」最後に「以上」と書く
本文の下には数行あけて「記」の文字を記載し、その下の行には、以下のように同封する書類の種類と枚数を書きましょう。
- ・履歴書 1枚
- ・職務経歴書 3枚
書類の種類と枚数を記載したら、右下部分に「以上」の文字を書いて完成です。
送付状の書き方については「履歴書はどんな封筒に入れればいい？適切な色やサイズを紹介！」のコラムでも詳しく解説していますので参考にしてみてください。
送付状を書く際の注意点
送付状を作成する際に注意すべき点がいくつかあります。記載する項目、書き方の基本を押さえながら確認していきましょう。
A4サイズ1枚に収める
送付状は、手書きの場合でもパソコンの場合でも、1枚に収まるように作成し、サイズはA4にするのが一般的です。志望度の高さをアピールしたいからといって、2枚も3枚も書くことは避けましょう。
同封する順番に気を付ける
送付状は履歴書や職務経歴書などの応募書類と一緒に同封しますが、送付状に記載した順番通りに同封するようにしましょう。順番は下記の通りです。
- ・送付状
- ・履歴書
- ・職務経歴書
- ・そのほかの提出書類
また、送付状を含めたすべての書類は、折れ曲がったり汚れたりしないよう、クリアファイルに入れてから封筒に入れてください。使用する封筒については「履歴書の郵送方法とは？正しい送り方や添え状と封筒についても解説」を参考に正しい封筒を選びましょう。
履歴書につける送付状の例文
前述した基本的な書き方とポイント・注意点を踏まえて、以下のように送付状を作成しましょう。
令和〇年〇月〇日
株式会社△△△
人事部 〇〇様
〒×××-××××
東京都〇〇区〇〇〇☓丁目☓番地
畑楽花子
電話番号：×××-××××-××××
E-mail：〇〇〇@〇〇〇.jp
応募書類の送付につきまして
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび〇〇という求人サイトにおいて貴社の求人情報を拝見し、下記の応募書類を送付させていただきます。
私は大学で〇〇を選考し、〇〇分野の研究をしていました。卒業後は〇〇業界で在学中に身につけた知識を活かして働き、お客様に貢献できることに喜びを感じてまいりました。
今後はさらに自分の力を発揮できる環境で働きたいと考えており、貴社の〇〇というコンセプトに共感して応募した次第です。
ぜひ面接の機会をいただければと思いますので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類
履歴書 1通
職務経歴書 1通
以上
なお、上記はパソコンで作成する場合の例文です。手書きで作成する場合は縦書きにし、送付する書類の内容は箇条書きでなく文章で記載しましょう。手書きでの作成を検討している場合は、参考にしてみてください。
送付状はテンプレートを用意しておくのがおすすめ
送付状は、履歴書を提出するたびに必要になる書類です。記入漏れなどのミスを防ぐためにも、事前にテンプレートを作成しておきましょう。なお、テンプレートを使用する場合は、宛先や送付書類、日付の記載を間違えないように注意が必要です。送付状のテンプレートについては、「就活で添え状はいる？いらない？書き方や郵送するときのマナーを解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。求職活動で採用担当者に良い印象を残すためには
採用担当者に好印象を持ってもらうためには、基本的なビジネスマナーを守ることが大切です。選考では、経験やスキルと同様に、人柄や一般常識もチェックされます。求職活動中は、企業側に「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるよう、応募書類をはじめ、言葉遣いや身だしなみにも普段以上に気を配りましょう。履歴書を作成する際の言葉遣いや求職活動中の敬語で注意すべき点を解説している「履歴書の言葉遣いは重要！就活で注意すべき敬語の使い方を徹底解説！」を参考にして正しい言葉遣いを確認してみてください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
