印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介

ビジネスメールでの言い回しをきちんと理解できているか自信がない人は多いでしょう。社会に出てから求められるビジネスメールの言い回しは就職・転職活動でも求められるスキルです。このコラムでは、ビジネスメールでよく使うフレーズや間違えやすい敬語、伝えづらい内容の書き方などをご紹介しています。この機会に自分が使っている敬語を見直してみましょう。

ビジネスメールで押さえておきたい基本的な敬語の言い回し

ビジネスメールでよく使うフレーズには、以下のようなものがあります。

お世話になります／お世話になっております

「お世話になります」「お世話になっております」は、ビジネスメールの挨拶文でよく使う表現です。微妙な表現の違いですが使いわけが必要で、「お世話になります」はこれからお世話になる相手に対して、「お世話になっております」は継続してお世話になっている相手に対して使います。対面や電話でも使う表現なので、必ず覚えておきましょう。

承知しました

友達同士では「了解」を使うことが多いと思いますが、ビジネスで目上の人に承諾の意を伝えるには「承知」を使います。同僚や部下に対して「了解」を使うのは問題ありませんが、上司や目上の人には使わないように注意してください。ビジネスメールでは「承知しました」という表現をよく使うので、覚えておきましょう。「承りました」と言い換えてもOKです。

お疲れ様です

「ご苦労様です」は目下の人に対して使う表現なので、目上の人に対しては「お疲れ様です」を使います。目上の人に「ご苦労様です」というと、失礼になるので注意しましょう。これは誤用ではないかという意見もありますが、「ご苦労様」は目上に対しては使わないと認識している人が多いと思われるので、「お疲れ様です」と言った方が無難です。

ご査収ください

目上の人やクライアントに資料を確認してもらいたいときは、「ご査収ください」を使います。「ご確認をお願いします」でも悪くはないですが、ビジネスメールでは「～お願いします」という表現を多用しがちなので、こうした言葉で言い換えられるとよりスマートな文面にできるでしょう。

よろしくお願いいたします

「よろしくお願いします」より、「よろしくお願いいたします」の方が丁寧です。ビジネスでは「いたします」をよく使うので、慣れておきましょう。

お待ちしております

ビジネスメールでは「お待ちしています」ではなく、「お待ちしております」を使いましょう。「います」と「おります」だけの違いですが、ビジネスでは「おります」を使います。

ビジネスメールで間違いやすい敬語の言い回し

ビジネスメールで正しくない敬語を使ってしまっているケースは少なくありません。以下では、誤った敬語をいくつかご紹介します。

伺わせていただきます

正しい敬語は、「伺います」です。「伺う」は謙譲語であるため、同じ謙譲語である「いただきます」を重ねると二重敬語になってしまいます。より丁寧な表現をしようと「伺わせていただきます」と言ってしまいたくなる気持ちもわかりますが、「伺います」だけで問題ありません。

おっしゃられていました 

正しい敬語は、「おっしゃっていました」です。「おっしゃる」は尊敬語、「れる」は尊敬の助動詞であるため、「おっしゃられていました」だと二重敬語になります。目上の人の発言に対しては、「おっしゃっていました」や「おっしゃいました」が正しい表現です。

申されました

正しい敬語は、「おっしゃいました」です。また、「申す」は「言う」の謙譲語で自分に使うものなので、「申されました」は間違った表現です。他人の行動を表現する場合は、「おっしゃいました」と表現しましょう。ただし、「お申し付けください」は自分がへりくだる表現なので問題ありません。

お承りしました

正しい敬語は、「承りました」です。「承る」は「聞く」の謙譲語で、「お」も謙譲表現なので「お承りしました 」だと二重敬語になってしまいます。敬語に慣れていないとつい「お」をつけたくなりますが、「承りました」だけで充分丁寧な表現です。

お伺いします

正しい敬語は、「伺います」です。「伺う」は「聞く」「尋ねる」「訪問する」の謙譲語であるため、本来なら「お」はつけず「伺います」が正しい表現です。しかし、言葉は変化するもので、間違った表現でも定着して正しい表現とみなされるようになることも。「お伺いします」は定着している表現なので、使っても問題ないとされています。ただし、人によっては気になってしまうケースもあり、意見が分かれるので難しいところですが、避けた方が無難な表現といえるでしょう。

ご担当者様各位

正しい敬語は、「ご担当者各位」または「担当各位」です。「各位」は大勢の人を対象にして使う敬称で、同じ敬称である「様」と一緒に使うことはできません。「ご担当者様各位」とすると、敬称が2つ混在することになります。ただ、「お客様各位」は間違った表現ではあるものの、定着してきているので使っても問題ないとされることが多いようです。「お客各位」は正しい表現ですが違和感があるので、お客様宛てのメールの場合は「お客様各位」とした方が良いでしょう。

ビジネスメールで伝えづらい言葉の言い回し

お客さまに何かをお願いする場合など、伝えづらい内容のビジネスメールを作成する際には、以下のような言い回しをすると良いでしょう。

恐れ入りますが

何か言い出しにくいことを切り出すときは、「恐れ入りますが」を使います。たとえば、クライアントがメールに資料を添付し忘れていて再送をお願いしたいときに、「恐れ入りますが」がクッションの役割を果たします。このケースは相手のミスですが、自分のミスであれ相手のミスであれ、目上の人に対して何か依頼をする際は、本題の前に「恐れ入りますが」を添えましょう。

恐縮ですが

「恐縮ですが」は「恐れ入りますが」とほぼ同義で使われる言葉です。使い分けが難しいですが、「恐縮ですが」の方がより丁寧さを感じさせます。話し言葉のように少しくだけた文章のときは「恐れ入りますが」、硬い文章のときは「恐縮ですが」と使い分けると良いでしょう。

〜していただけると幸いです

「〜してください」という命令調では相手に冷たい印象を与えてしまいます。納期をきっちり守ってもらいたいとき、できるだけ早く返信が欲しいときなど、相手にしっかりお願いしつつやわらかい表現をするときは「〜していただけると幸いです」を使うと良いでしょう。たとえば、緊急の要件でできれば今日中に返信が欲しい場合、「本日中にご返信をいただければ幸いです」というように表現します。

その後いかがでしょうか？

納期が迫っているけれど連絡がない、または納期が過ぎている場合、催促メールを送るのは気が重いものです。「納期が過ぎているのでご連絡ください」では冷たい印象となるので、「その後いかがでしょうか？」を使うと表現がやわらかくなります。相手が納期を勘違いしている、またはこちらの伝達ミスである可能性もあるので、状況を相手に確認したい場合は「その後いかがでしょう」を使いましょう。

社会人になるとビジネスメールを送る機会が増えるので、早めに正しい敬語を身につけておきましょう。「お伺いします」など、間違っているけれど定着している表現もあるのが難しいところですが、定番の言い回しを頭に入れておけば、ほかの言葉で言い換えることもできるようになります。ビジネスメールの言い回しは、就職・転職活動でも求められるスキルです。企業への返信メールでも役に立つため、覚えておくと良いでしょう。

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