「採用担当者様」をメールの宛名にするのはOK？封筒の書き方も解説

「担当者の名前がわからない！」「『採用担当者様』って書いたら失礼になるの？」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか？担当が単独で、名前が不明な場合は、「採用担当者様」を使用します。
このコラムでは、「様」や「御中」の用法を解説！　就活における宛名書きのマナーをお伝えします。封筒・メール・電話において宛名を正しく使用し、ビジネスマナーが身に付いていることのアピールにつなげましょう。

どのようなときに「採用担当者様」を使うの？

「採用担当者様」は、採用担当者が1人で、かつ、相手の名前がわからない場合に使用します。
「会社名+部署名+採用担当者様」と表記しましょう。宛名は略さず、正式名称で書いてください。
なお、「採用担当者様」や「採用ご担当者様」など、漢字の表記はどれでも問題ありません。

良い例

株式会社◯◯　中途採用チーム　採用ご担当者様

名前がわかるときは名前を宛先にする

採用担当者の個人名がわかる場合は、「採用担当者様」は使用せず、名前を明記してください。
「会社名+部署名+（個人名）様」と記載します。
求人情報やメール、名刺などを確認し、担当者名を書きましょう。

良い例

◯◯株式会社　人事部　△△様
◯◯株式会社　管理部　部長　△△様
◯◯株式会社　管理部　△△部長

「採用担当者様」と「御中」の違い

「採用担当者様」と「御中」は使用シーンが異なるので、しっかり使い分ける必要があります。

採用担当者が複数いる場合は「御中」を使う

採用担当者が単独ではなく、複数人である場合の宛名には「御中」を使います。
部署やチーム宛に送付するときは「株式会社◯◯　採用担当係御中」といったように、御中を使用して表記しましょう。

良い例

有限会社◯◯　人事部　新卒採用課御中
 

複数人の場合は担当者の名前がわかっていても「御中」が無難

名前がわかっていたとしても、採用担当者が複数人いる場合は「御中」を使用してください。
なぜなら、複数人の名前を配置する際、役職の降順に並べる必要があるからです。間違った順番に書いてしまうとマナー違反にあたります。そのため職位がはっきりしないときは、「御中」を使うのが無難です。

「様」と「御中」は同時に使用しない！

「様」と「御中」を併用するのは避けましょう。
この2つは敬称です。宛先は1つなので、敬称も1つにする必要があります。
宛先の最後にあたる対象が単独の場合は「様」、複数人の場合は「御中」と記載してください。

良い例

◯◯株式会社　人事部　採用ご担当者様
◯◯株式会社　人事部御中

悪い例

◯◯株式会社　人事部御中　採用ご担当者様

「採用担当者様」の使い方

「封筒」「メール」「電話」の連絡手段ごとに、「採用担当者様」の使用方法を解説します。

封筒で履歴書などを郵送するとき

履歴書や職務履歴書などの応募書類を郵送する際の封筒の宛名は、表・中央に書きます。「株式会社◯◯　人事部　採用ご担当者様」などの宛名を、封筒の真ん中に書いてください。

メールで採用担当者に連絡するとき

電子メールを利用して連絡する場合は、冒頭に宛名を記載してください。
会社名、部署名、「採用担当者様」は、文字数によって適宜改行すると見栄えが良くなります。
メールはいつでも確認できるものですが、深夜・早朝に送ると企業に「非常識だ」と思われる可能性も。できるかぎり企業の営業時間内に送りましょう。

電話で採用担当者を呼び出すとき

採用担当の名前がわからない場合は、「人事部の採用ご担当者様はご在席でしょうか？」などのように伝えて、取次ぎをお願いしましょう。
電話をかける際は、双方が聞き取りやすいよう静かな場所に移動してください。
また、企業の迷惑にならない時間帯にかけるのがマナーです。始業時刻・終業時刻の前後や、お昼休みに電話をするのは避けましょう。

書類郵送のマナー

封筒は「白の角2封筒」を用意する

履歴書を郵送する際の封筒には、「白の角2封筒」を選びましょう。A4用紙を折らずに入れられるサイズです。また、A3用紙を2つ折りで封入することができます。
封筒の色は白が無難です。茶封筒だとカジュアルな印象を与えてしまう恐れがあり、選考書類を送付するのに適していません。

宛名は封筒の中心に書く

宛名は封筒の表面・中央に大きめに記入してください。
宛先の住所は、宛名の右側に少し小さめの文字で書きましょう。裏面・左下には、自分の住所と氏名を記入します。

略称は使わない

宛名や住所には略称を使わず、正式名称で書きましょう。
 

良い例

株式会社◯◯　人事部　採用ご担当者様
 

悪い例

（株）◯◯　人事部　採用ご担当者様
 

赤ペンで「応募書類在中」と記入する

送付物が採用に関する重要書類であることを企業側に認識してもらうため、封筒の表・左下に「履歴書在中」や「応募書類在中」などと書いてください。
ペンは赤色のものを使用し、文字は四角い枠で囲みます。

修正テープや修正ペンは使用しない

書き損じた場合は、修正テープや修正ペンは使用せず、新しい封筒に書き直しましょう。また、二重線による訂正も印象が良くないので避けてください。

添え状を同封する

書類を企業に送る際は、添え状を同封するのがマナーです。
送付書類の内訳が一目でわかるので、企業側がスムーズに確認できます。

書類はクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書は直接封筒に入れず、クリアファイルに挟んだうえで封入しましょう。
クリアファイルに入れておけば、書類が配達中に雨で濡れたり、折れてしまったりするのを避けられます。
クリアファイルは新品か、新品同様のきれいな状態のものを使用してください。また、色は透明のものが無難です。

切手は過不足のないようにする

封筒に貼る切手は、過不足のないように気をつけましょう。
切手料金が足りなかった場合、応募先企業に不足分を払わせてしまう恐れも。その場合、選考に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。一方、多過ぎても悪い印象を持たれる恐れがあります。
切手料金が適切かどうか不安なときは、郵便局で直接出すとよいでしょう。

返信用封筒を使用する場合は敬称を修正する

企業から受け取った返信用封筒を使用する場合は、宛名の後に付いた「宛」を、「様」や「御中」などの適切な敬称に修正する必要があります。
「宛」を二重線で削除し、その横や下に正しい敬称を書きましょう。

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