「採用担当者様」とメールや封筒の宛名に書いても良い？返信する際のマナーとは

就活で「『採用担当者様』って書いたら失礼になるの？」「担当者の名前が分からない」と悩んでいる方もいるでしょう。採用担当者が1人かつ名前が不明な場合は、「採用担当者様」を使用するのが基本的なマナーです。このコラムでは、「様」や「御中」の用法を解説。就活における宛名書きのマナーをお伝えします。封筒やメール、電話において宛名を正しく使用し、ビジネスマナーが身に付いているアピールをしましょう。

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「採用担当者様」は相手の名前が分からないときに使う

「採用担当者様」は、採用担当者が1人であることは分かっているものの、名前が分からないときに使用します。「株式会社◯◯　中途採用チーム　採用ご担当者様」のように、会社名＋部署名＋採用担当者様と表記しましょう。宛名は略さず、正式名称で書いてください。
なお、「採用担当者様」や「採用ご担当者様」というように、漢字の表記はどれを用いても問題ありません。

名前が分かるときは「担当者の名前」を宛先にする

採用担当者の名前が分かる場合は「採用担当者様」を使用せず、名前を明記してください。「○○株式会社　人事部　△△様」「○○株式会社　管理部　部長　△△様」「○○株式会社　管理部　△△部」のように、会社名＋部署名＋（個人名）様と記載します。
就職や転職、ビジネスシーンで書類を送付する際の宛名の書き方については、「履歴書郵送時のマナーとは？宛名の書き方や送るときのポイントも紹介」でも詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

場面別「採用担当者様」の使い方

この項では「封筒」「メール」「電話」の連絡手段ごとに、「採用担当者様」の使用方法を解説します。

封筒で履歴書を郵送する場合

就職・転職活動で履歴書や職務履歴書などの応募書類を郵送する際の封筒の宛名は、表面・中央に記載します。「株式会社○○　人事部　採用ご担当者様」といった宛名を封筒の中心に書きましょう。

メールで連絡する場合

メールを利用して連絡する場合は、冒頭に「○○株式会社　人事部　採用ご担当者様」「○○株式会社　人事部　採用ご担当各位」など宛名を記してください。会社名や部署名、採用担当者様は、文字数によって適宜改行すると見栄えが良くなります。

電話で採用担当者を呼び出す場合

採用担当の名前が分からない場合は、「人事部の採用ご担当者様はご在席でしょうか？」のように伝え、取次ぎをお願いしましょう。また、電話を掛ける際は、双方が聞き取りやすいよう静かな場所に移動してください。電話のマナーは「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムでご確認いただけます。

「採用担当者様」と「御中」の違い

先述のとおり、「採用担当者様」は採用担当者が1人で、なおかつ相手の名前が分からないときに使用するのに対して、「御中」は採用担当者が複数いる場合に使用します。「採用担当者」と「御中」は記載するシーンに違いがあるので、しっかり使い分けましょう。以下では、詳しい使い方の見本を解説します。

採用担当者が複数いる場合は「御中」の表記を使う

採用担当者が単独ではなく複数人の宛名には「株式会社○○　人事部　新卒採用課御中」と御中を使います。また、部署やチーム宛に送付するときも「株式会社○○　採用担当係御中」と表記しましょう。

複数人宛の場合は名前が分かっていても「御中」を使う

相手の名前が分かっている場合でも、採用担当者が複数人いる場合は「御中」を使用してください。複数人の名前を配置する際は役職の降順に並べる必要があり、記載する順番の間違いはマナー違反にあたります。そのため、職位がはっきりしないときは「御中」を使うのが無難です。

「御中」は宛名のみに使用する

「採用担当者様」は文章でも口頭でも使用できますが、「御中」は宛名にのみ使用できる敬称です。そのため、電話や直接の挨拶などの口頭のやり取りで「御中」を使用しないようにしましょう。

「様」と「御中」は同時に使用しない

「様」と「御中」を同時に使わないよう注意しましょう。この2つは敬称なので、同時に使用すると二重敬語になります。「○○株式会社　人事部　採用ご担当者様」「○○株式会社　人事部御中」と、1つの宛先に対して、敬称も1つに絞りましょう。

役職も敬称に含まれるので注意が必要

送り先の個人名が分かっており、役職も記載する場合、役職も敬称に含まれるので注意が必要です。役職の例を挙げると、部長や課長、係長など。そのため、役職も記載する場合は様を付けず、△△部長や、■■課長、のみで問題ありません。△△部長様と記載すると二重敬称になってしまうため、注意しましょう。

「採用担当者様」以外にも注意！書類を郵送するときのマナー

ここでは、書類郵送時のマナーをご紹介します。以下のマナーを守り、書類を郵送しましょう。

封筒は「白の角2封筒」を用意する

履歴書や職務経歴書を郵送する際の封筒には、「白の角2封筒」を選びましょう。角2封筒はA4用紙を折らずに入れられるサイズで、A3用紙を二つ折りで封入できます。封筒の色は白が基本。茶封筒だとカジュアルな印象を与えてしまう恐れがあり、選考書類を送付するのに適していません。

宛名は封筒の中心に記載する

宛名は封筒の表面・中央に大きめに記入してください。宛先の住所は、宛名の右側に少し小さめの文字で書きましょう。裏面・左下には、自分の住所と氏名を記入します。

宛先や宛名の間違い・誤字脱字に注意する

書類を郵送する際は、宛先や宛名の間違いがないよう十分に注意しましょう。宛先や宛名の間違いは相手に失礼なうえ、誤送や返送されて提出期限に間に合わなくなる可能性もあります。封筒に宛先と宛名を書き終えたら、送る前に漢字が正しいか、誤字脱字がないかをよく確認しましょう。

略称を使わない

書類や封筒に宛先を書く場合は、「（株）○○　人事部　採用ご担当者様」と略称を使わないよう注意しましょう。「株式会社○○　人事部　採用ご担当者様」のように、宛先や宛名は正式名称で記載します。

赤ペンで「応募書類在中」と記入する

送付物が履歴書や職務経歴書などの採用に関する重要書類であることを企業側に認識してもらうため、封筒の表・左下に「履歴書在中」や「応募書類在中」と記入してください。ペンは赤色のものを使用し、文字は四角い枠で囲みます。

添え状を同封する

履歴書や職務経歴書などの書類を企業に送るときは、添え状を同封するのがマナーです。送付書類の内訳が一目で分かるので、企業側がスムーズに確認できます。
添え状の書き方については、「添え状とは？その役割や正しい書き方についても解説！」をご覧ください。

書類はクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書は直接封筒に入れず、クリアファイルに挟んだうえで封入しましょう。
クリアファイルに入れておけば、書類が配達中に雨で濡れたり、折れてしまったりするのを避けられます。クリアファイルは新品か、新品同様のきれいな状態のものを使用してください。また、色は透明のものが無難です。

切手は過不足のないように注意する

封筒に貼る切手は、過不足のないように注意しましょう。切手料金が足りなかった場合、応募先企業に不足分を払わせてしまう恐れも。その場合、選考に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

封をするときは「〆」マークを書く

履歴書や職務経歴書を入れた封筒に封をしたら、閉じ目の中央に黒いペンで「〆」マークを書きましょう。この「〆」は「封字」といい、きちんと封をしたことを相手に示すための記号です。ビジネスマナーの一つなので、忘れずに書いておきましょう。また、「×」と混同しないよう注意が必要です。

返信用封筒では「宛」や敬称を消しておく

企業から受け取った返信用封筒を使用する場合は、宛名の後に付いた「宛」を、「様」や「御中」といった適切な敬称に修正する必要があります。「宛」を二重線で削除し、その横や下に正しい敬称を記入しましょう。
就職・転職活動で企業へ応募書類を郵送する際のマナーについては、「就活の書類を郵送する時のマナー、知っていますか？」や、「転職するなら職務経歴書の記載方法をマスターしよう！」でもご紹介しています。

「採用担当者様の正しい使い方や敬語に不安がある…」という方は、就職・転職支援サービスのハタラクティブまでご相談ください。ハタラクティブは、20代のフリーターや第二新卒、高卒などの若年層を対象に、就職・転職に詳しいプロのアドバイザーが仕事探しから内定獲得までをサポート。履歴書や職務経歴書などの応募書類に関するアドバイスや、面接練習にも対応しています。サービスの利用は無料なので、就職・転職でお悩みの方は、まずはお気軽にご相談ください。

採用担当者という言葉を使う時のよくあるQ&A

最後に、求職者の方が採用担当者様という言葉をよく使う場面や疑問・質問にお答えしていきます。採用担当者様という言葉の使い方を理解し、自信を持って就活に挑みましょう。

「採用担当者様」はいつ使いますか？

採用担当者が1人ということは分かっていても、相手の名前が分からないときに使用します。もし採用担当が複数名のチームなら、「採用係　御中」を使いましょう。また、「行」は返信用の送付物に使用する言葉のため、もし企業から支給された封筒やハガキに書いてあったら二重線で消し、「様」もしくは「御中」に変更するのがマナー。「「行」と「御中」の正しい使い方を解説！消し方や書き換え方を覚えよう」のコラムで詳しく解説しています。

メールの返信で採用担当者様は使いますか？

メールの返信で採用担当者様という言葉を使う場合は少なくありません。しかし、このコラムの「「採用担当者様」は相手の名前が分からないときに使う」でも解説したように、採用担当者の名前がわかっていたり、個人ではなく部署宛のメールを送る際には不適切です。また、就活時のメールマナーを詳しく知りたい方は就活のメールマナーやビジネスマナーを解説したコラム「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」を参考にしてください。

採用担当者様と御中は使い分けますか？

このコラムの「「採用担当者様」と「御中」の違い」でも解説しているように、様と御中は同時に使うことはありません。基本的に、採用担当者が一人の場合は様を使い、複数人いる場合は御中を使います。複数人いるのに様を使ったり、一人なのに御中を使ったりするとマナー違反と思われることがあるので、注意しましょう。

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