就活中に電話で折り返したいときはどうする？注意点を解説

就活中、企業からの電話に折り返しをする際はどうしたら良いか、悩む方もいるのではないでしょうか。何も準備をせずに焦って連絡をしてしまうと、採用担当者に迷惑を掛ける可能性があります。そのため、しっかり準備をして、マナーを守った折り返しの連絡を心掛けましょう。このコラムでは、就活で企業からの電話に折り返しをする際の流れや事前に準備することをご紹介。避けるべき時間帯についても解説しています。

就活で電話での折り返しが必要なとき

就活の電話で折り返しが必要なのは、留守電に伝言が残っていたときです。伝言が残っていたときは内容を確認し、速やかに折り返しの電話をしましょう。また、就活中の企業からのすべての電話に折り返しが必要というわけではありません。以下のような場合は折り返しの必要はないと考えられます。

「折り返し不要」と留守電に入っていたとき

留守電にメッセージが入っていても、相手が「折り返し不要」と残していたら折り返す必要はありません。

「こちらから連絡します」と留守電に入っていたとき

このようなメッセージが残っていた場合は、「企業の担当者が忙しいのかもしれない」など、相手側の都合を考える必要があります。就活中だと、「早く電話を折り返して担当者と話したい」と焦る気持ちがあるかもしれませんが、再度連絡がくるのを待ちましょう。

留守電にメッセージが残っていないとき／相手が分からないとき

留守電に何も残っていない場合は、就活中の電話であっても折り返しは必要ないとされています。しかし、メッセージが残っていなくても発信先が分かっている場合や、心当たりがある場合は折り返しの連絡をしても問題ありません。

 

就活で電話での折り返しをする際は、担当者が出るかわからないため、少し憂鬱になるかもしれません。だからといって、出れなかった電話に対してメールで返すことは避けましょう。電話できた連絡には電話で返すことがマナーです。ただし、不在着信のあとにメールで連絡が来ていた場合は、メールで返信しても問題ありません。その際は、電話に出れなかったことを謝罪する一文を添えましょう。

就活で電話での折り返しを行う前に準備すること

就活で企業からの電話に折り返しをする際、準備不足のまま連絡をすれば相手に迷惑を掛けてしまいます。急にきた電話に出るときとは状況が異なりますので、スムーズにやりとりができるよう、きちんと準備をしてから電話を掛けるようにしましょう。

メモ帳と筆記用具を用意する

普段の電話であれば覚えていられるようなことでも、緊張しているときには頭に入らないことも。きちんと相手の話を書き留められるよう、メモ帳と筆記用具を手元に準備しましょう。

電波の良い、静かな場所を選ぶ

地下などの電波が弱い場所では、途中で電話が切れてしまうことも考えられます。そのため、なるべく電波状況の良い場所で電話を掛けましょう。万が一切れてしまったら、すぐに電話を掛け直してお詫びします。相手からの電話を待つのではなく、掛けた側から掛け直すことがマナーです。また、用件を聞き返してしまうことがないよう、相手の声が聞き取りやすい静かな場所を選ぶことも大切です。

折り返しの連絡を行う前に準備することは、「折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説」のコラムでも解説していますので、合わせてご覧ください。

就活で電話での折り返しをするときの流れ

就活中に企業からの電話に折り返しをする際に気をつけたいのは、必ずしも掛けてきた担当者が出るかどうかはわからないということです。そのため、まずはどのような用件で自分が電話をしたのか、簡潔に伝えるようにしましょう。本題までは「挨拶」「要件を伝えて取次ぎを依頼」「担当者が出たら再度挨拶をし、都合の確認」の流れです。以下で実際の例を紹介します。

「お忙しいところ恐れ入ります。私◯◯と申します。」
　↓
「〇時頃に〇〇様からお電話をいただいたのですが、いらっしゃいますでしょうか」
　↓
「お忙しいところ恐れ入ります。〇時頃にお電話をいただきました、〇〇と申します。いただいたお電話を取ることができず申し訳ございません。折り返しご連絡させていただきました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

このような流れで本題に入り、最後はお礼を言って終わります。通常、掛けた方から電話を切りますが、目上の人が相手の場合は切るまで待つのが一般的です。就活でも、電話で折り返しをした際は、自分からは切らずに相手が切るまで待ちましょう。また、電話をした相手が不在だった場合は、何時頃に戻るか尋ね、改めてこちらから連絡する旨を伝えると良いでしょう。
折り返しの連絡を行うときの流れは、「就活中の電話対応！マナーを守ってスマートな印象を」のコラムでも解説しています。こちらも合わせてご覧ください。

就活で電話での折り返しをするときは、時間帯にも注意しよう

就活で企業からの電話に折り返しをする際は、時間帯にも気を配ることが大切です。業務開始直後の30分～1時間、または終業時刻に近い時間帯は忙しいことが多いので避けた方が良いでしょう。さらに、昼食で不在になりがちなお昼の時間も電話は控えることがマナーです。
折り返しの連絡をする時間帯について、さらに知りたい方は、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムも合わせてご覧ください。

就活の電話に折り返しをする際、翌日が土日だった場合など、ほかにも悩むケースが多々存在することでしょう。学業や仕事などと両立しながらでは時間も限られているため、1人で対応することが難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。1人での就活に悩んでいる方は、就職・転職支援サービスのハタラクティブをご利用ください。
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