退職メールの返信は必要？何を書くの？シーン別のポイントや例文を紹介

退職メールをもらったとき、返信したほうが良いのか、どのような内容を送るべきか、悩む人もいるでしょう。結論として、退職の挨拶メールは、必ず返信しなければいけないわけではありません。このコラムでは、退職の挨拶メールに返信するときの判断基準や注意するポイント、記載する内容、例文などをご紹介します。マナーを守りながら、自分の気持ちを伝える返信メールを送りましょう。

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退職メールへ返信するかの判断基準は？

退職の挨拶メールへの返信は必須というわけではありません。しかし、退職者との関係性によっては返信をしたほうが良いこともあります。大きな会社では、お世話になった上司や先輩、取引先の人などをはじめ、あまり接点がなかった人からも退職の挨拶メールが届くこともあるでしょう。以下で、返信したほうが良い場合についてまとめているので、返信するか悩む場合は参考にしてみてください。

自分個人宛てに送られている

退職者が会社全体や部署宛に一斉送信するのではなく、自分だけに向けて送られている場合は、返信するのが礼儀として望ましいでしょう。個別に送るということは、特別な感謝の気持ちや伝えたいことがある可能性が高いため、短くてもお礼の言葉を返すのが適切です。

たとえば、「これまでお世話になりました。新天地でのご活躍をお祈りしています」といった簡単なメッセージでも構わないので、退職メールに返信しましょう。

直属の上司や部下

直属の上司や部下とは業務上の関係が深いため、感謝の気持ちを伝える意味でも返信するのがおすすめです。上司に対しては、「今までご指導いただきありがとうございました」といった、感謝や敬意を込めたメッセージが適切。

部下に対しては、「これからも頑張ってください」といった励ましの言葉を送りましょう。特に、今後の仕事に支障が出ないよう、業務の引継ぎに関する補足が必要な場合は、その点にも触れると親切です。

同期をはじめとした親しい相手

同期や親しい同僚の退職は、仕事上の関係が深かったことを踏まえつつ、適度な距離感を保ったメッセージを心掛けてメールに返信しましょう。「これまで一緒に仕事をする中で、多くのことを学ばせていただきました。新しい環境でもご活躍をお祈りしています」など、感謝の気持ちを伝えつつ、ビジネスライクな表現がおすすめ。

あまりフランクになり過ぎないよう注意しつつ、関係性に応じた温度感で返信するのが理想です。なお、退職者と親しい場合は、メールだけではなく口頭や電話で感謝の気持ちを伝えるのがおすすめです。

返信メールには何を書く？

退職の挨拶メールに返信するときは、書く内容や送るタイミングが大切です。以下を参考にしてみてください。

返信のタイミング

返信メールはなるべく早く送りましょう。特に、社内の人の場合は最終出社日に送られてくる場合が多い傾向にあります。次の日に返信しても、退職者本人が読めなくなってしまうため、メールを受け取ったら、退職者が帰宅する前に返信することが大切です。

メールの内容と例文

返信メールに書く内容は、主に以下の3つです。

• ・今までの感謝
• ・退職に対する残念な気持ち
• ・今後の活躍を祈る言葉

退職者との思い出や、退職者のおかげで成長できたといった内容を書くことで、自分の気持ちが伝わるでしょう。また、メールの最後には、今後の活躍や健康を願う言葉を書きます。定年退職や結婚、出産、転職など、退職理由に合わせてメールを作成するのがおすすめです。
以下では、社内の人に返信を書く際に役立つ、退職理由別の例文を紹介します。

定年退職する方への返信

定年退職する方からのメールに返信する場合の例文は以下のとおりです。

定年退職する方には、これまでの感謝と労いの言葉を伝えましょう。また、これからの生活を応援するメッセージを添えることで、温かみのある返信になります。

出産による退職をする方への返信

出産により退職をする方からのメールへの返信の例文は、以下のとおりです。

出産による退職の場合は、相手の体調や新しい生活への配慮を示すことが大切です。「お身体を大切に」など、前向きな言葉を選ぶよう心掛けましょう。

転職する方への返信

転職する方からのメールに返信する場合の例文は以下のとおりです。

転職する方には、前向きな応援の言葉を伝えるのがポイントです。「ご活躍をお祈りしています」などの表現を使うと、好印象になります。

社外の人から退職の挨拶メールをもらった場合の返信

社外の人からの退職メールに返信する場合の例文は、以下のとおりです。

社外の人から退職の挨拶メールをもらった場合は、相手との距離感を考えて返信しましょう。社外の方への返信では、ビジネスマナーを意識しながら、これまでの感謝を伝えることが大切です。「ご尽力によりスムーズに進めることができた」といったように、具体的な感謝の言葉を入れると誠実な印象を与えられるでしょう。

退職の挨拶メールの返信に書いてはいけないこと

退職のメールに返信する際、以下の内容を入れるのは避けましょう。

• ・退職理由
• ・転職理由
• ・転職先
• ・プライベートに関すること

現職に不満がある人や、精神的に辛い思いをした人など、退職する事情はさまざまです。本人から直接聞いていたり、挨拶メールに記載されていたりしなければ、返信メールで退職や転職の理由について尋ねるのは避けましょう。ほかにも、出産や結婚による退職の場合、軽く触れる分には構いませんが、踏み込み過ぎたことを聞いたり、書いたりするのは避けるのがマナーです。

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退職の挨拶メールに返信する際のQ＆A

ここでは、退職の挨拶メールに返信する際によくある疑問をQ＆A形式でまとめました。退職の挨拶メールが届いたものの、どのように返信すれば良いのか分からないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

社外や取引先の人から退職メールがきたら返信するべき？

社外や取引先の人から退職の挨拶メールが届いた際は、なるべく返信したほうが良いでしょう。特に、「個人宛に退職メールが届いた」「退職後も業務上の関係が続く」「退職後も退職者が在籍していた企業と取引きが続く」といった場合は、返信したほうが良いといえます。
社外向けのメールマナーを詳しく知りたい方は、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムを参考にしてみてください。

あまり親しくない人からの退職メールは返信するべきですか？

あまり親しくない人から退職メールが届いた場合も、個人宛に届いているのであれば返信しましょう。退職メールへの返信内容はこのコラムの「返信メールには何を書く？」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

体調不良で退職する人へのメールの返信はどうする？

病気の話題はデリケートであるため、詳しい事情を聞くのは避けましょう。これまでお世話になったことへの感謝を伝え、最後に「ゆっくりとご静養なさってください」といった言葉を添えるのが良いでしょう。なお、「頑張ってください」などのメッセージは相手の負担になる可能性があるので、プレッシャーにならない言葉を選ぶことがポイントです。そのほか、転職に関する悩みや不安がある場合は、若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。