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議事録の書き方やルールとは？フォーマットやコツについても紹介！
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この記事のまとめ
- 議事録は「会議不参加者への情報共有」「備忘録」が目的
- 議事録の書き方のコツは、フォーマットやテンプレートに従うこと
- 議事録の書き方やルールは「情報共有」を目的にすることでうまくいきやすい
- 議事録の書き方の悪い例は「話したことをそのまま書いている」ことに由来する
- 議事録の書き方やルールを知ることで周りからの評価が得られる
「議事録の書き方やルールがわからない...」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。このコラムでは、議事録の目的、事前準備、押さえるべきコツなどを紹介します。例文を用いて具体的に解説しているので、実践にも大いに役立つでしょう。また、フォーマットやテンプレートの利用といった、効率の良い作成方法にも注目。ぜひ、誉められる議事録づくりの参考にしてみてください。
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議事録とは
議事録とは、会議や話し合いなどの内容を文字で記録したものを指します。しかし、会議での発言内容を整理せずに、そのまま書き写すことにはあまり意味がありません。決定事項や、未決事項をしっかりと整理し、簡潔に書くことで、会議の関係者への共有がスムーズになります。
議事録の目的
議事録の目的は主に2つです。「備忘録として残すため」「会議不参加の人間にも情報共有するため」です。この目的がなぜ大切なのか解説していきます。
備忘録として残すため
会議終了後に「社員が何をするのか」の行動指針を示すために、備忘録として残すことが大きな目的です。議事録を取らないと、情報が整理されず、社員間で認識の齟齬が起こる可能性があります。議事録によって、社員がどう動けば良いのか明確になり、意味のない会議に時間を費やさずに済むのです。
会議不参加の人間にも情報共有するため
議事録は会議に参加した人だけでなく、不参加の人にも情報を共有する目的があります。参加者と非参加者で情報に齟齬があると、仕事がスムーズに進まなくなる可能性があるためです。そのため、会議に出られなかった人にも、大切な決定事項をしっかり共有するためには、口頭ではなく文書が必須となります。
議事録作成は一人だけではなく、チームで作り上げるものです。「仕事のチームワークとは？重要性や働くうえでのメリットを解説」では、仕事におけるチームワークの重要性を解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
議事録の書き方
目的を踏まえたうえで、実際に書く際に必ず盛り込んでほしい事項について紹介します。会社によっては、フォーマットが決められている場合もあるので、まずは過去の議事録を確認してください。その際、どういう事項を設け、どのような書き方をしているのかをチェックしておきましょう。
議事録に書くべき8項目
議事録に書くべき項目は以下のとおりです。これらのことが抜け落ちてしまうと、認識の相違に繋がり、問題に発展しかねません。しっかりと把握しておきましょう。
1.会議名
2.開催日時
3.出席者（役職も）
4.目的や趣旨
5.決定事項
6.会議内容（決定に至るまでの詳細な内容や保留事項、検討事項、課題、発言者についても記入）
7.補足（あれば）
8.次回の会議日程（あれば）
そのほか、会議で使用した資料も明示します。PC上で共有する場合は、資料を保管しているフォルダのURLを記載。メールで議事録を共有する場合は、資料を添付してください。また、必要に応じて項目を追加しましょう。たとえば、出席者や内容に関連する項目を追加することで、不参加の人へも網羅的に周知できます。
分かりやすい議事録を作成する8つのポイント
議事録の書き方のルールは企業ごとに異なります。しかし、前述した「備忘録として残す」「会議不参加者への情報共有」を目的にすると、誰でも理解しやすい議事録の書き方を実践するのが基本でしょう。以下に、議事録を効率的かつ分かりやすく作成する8つのポイントを紹介します。ぜひ、取り入れてみてください。
1.会議前に議事録の方向性を決めておく
2.不明点は上司や会議参加者に聞く
3.結論を明確にする
4.フォーマットに沿った議事録を作成する
5.決まったことやこれからやるべきことを記載する
6.認識の相違がないか上司や会議参加者とすり合わせる
7.会議終了後から24時間以内の共有をする
8.関係者にメール等で送付する
会議中に議事録作成に時間がかけられない場合、事前に参加者を記載しておいたり、上司などに会議の目的や議題を確認したりするとよいでしょう。手間に思うかもしれませんが、結果的に後で悩む時間が減り、工数の削減に繋がります。
議事録の悪い例は？
「話したことをそのまま書いている」と、わかりにくい議事録になる可能性があります。以下で、議事録の悪い例を紹介します。悪い例に当てはまらない議事録の書き方を学びましょう。
情報がまとまっていない
先述のとおり、話した内容そのままの議事録は印象がよくありません。読み手側に混乱を招くからです。たとえば、「効率的に仕事を行うには？」という議題で会議するときに、関係のない話に発展する場合もあるでしょう。時系列で書いてしまうと、関係のない話が唐突に出てくるため、読み手側が困惑します。
内容が具体性に欠ける
具体性にかけた話題も、悪い例に当てはまります。抽象的な話で終わっている議事録は会議の内容が分からず、参照した社員がどう行動していいか分からないものに。議事録を作成するときは会議の目的や対策事項、決定事項を具体的に記しましょう。
主語がない
主語や「この」「その」などの指示語がない議事録は、読み手側に混乱を招く可能性があります。会議の目的の1つは先述のとおり「情報の共有」。読み手側に誤った理解を与えないよう、主語を明確に記しましょう。
論点が曖昧
「何についての会議なのか」という論点が曖昧だと、議事録の本来の目的を果たせません。まず、何のための会議なのかを明確に提示することで、その後の議事録も理解しやすくなります。また、会議が進むにつれて、話の流れが論点からずれていくことも時折あります。議事録作成者は、その点にも注意を払いましょう。
議事録を英語で作成するときのルール
議事録を英語で取る場合は、日本語の場合よりも、簡潔さを意識しましょう。英語を話す諸外国の人は多く、文化や環境の違う人が見ても、わかりやすい文章を書く必要があるからです。事前に雛形を作り上司と打ち合わせておくなど、入念な準備をしておきましょう。議事録の注意点
会議中にメモを取る際は、雑でも良いのでなるべく一字一句逃さないよう書いたほうが無難です。端折って書いてしまうと、あとでまとめる際に「これは何だっけ？」ということになりかねません。
メモを取るのは、手書きでもPCでもどちらでも大丈夫です。自分が慣れているほうで行いましょう。聞き逃しが不安であれば、ICレコーダーを導入することをおすすめします。その際は、5分〜10分置きに時間をメモしておくと、聞き逃した部分をICレコーダーを使って書き起こすときに便利です。メモ中は、誰がどういう発言をしているか、また、数字や場所、日付などを間違えないように意識しておきます。ホワイトボードを使用している場合は、会議後に写真を撮影しておくと、議事録を作成する際に参考になり便利です。
また、分からないことはそのままにせずに、会議中にそのつど解消しましょう。不明なままにしておくと、分からなかった内容とリンクする議題がのちに出てきた際、会議自体についていけなくなってしまいます。会議の流れを止めることと、役に立たない議事録をシェアするのとでは、後者の方が明らかにリスキーです。
議事録を分かりやすくまとめるコツ
会議中に取ったメモを議事録としてまとめる際、次のようなコツを意識しておけば誰が見ても分かりやすい内容に仕上げられます。ぜひ参考にしてみてください。
意味の通る文章を心がける
5W1H（いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どうやって）と、主語と述語を意識してまとめるのがポイントです。書きなぐったメモの内容をそのまま使用するのではなく、誰が見ても理解できるように加筆、または省略しながら作成してみてください。読み手に疑問を持たせないような内容を心がけましょう。
ぱっと見て分かりやすい書面にする
会社指定のフォーマットがある場合は、それに沿って作成しましょう。文字の大きさやフォントは、見やすさを意識します。文字の詰まったものは見づらいため、適度に改行や空行を挟むなどして、余白も意識してみましょう。
曖昧な表現をしない
自信のない部分があれば、会議出席者に確認しましょう。「恐らくこういうことだった」という曖昧なニュアンスのまま作成してしまうと、あとからクレームが来てしまい、作成し直すことになりかねません。会議と議事録に相違が生じないよう努めましょう。
議事録のメモが追いつかない場合の対処法は？
議事録のメモが追いつかないとお悩みの方は多いでしょう。一言一句もらさずにメモするのがコツと先述しましたが、難しい場合はキーワードのみをメモしておくように意識してください。また、メモの時点では自分がわかる記号を使い時短を図るのもおすすめです。わからない単語や聞き逃した部分に印をつけておき、上司に確認する時間を設けましょう。議事録の効果的な練習方法は？
「情報共有」を意識して「人に教えるつもり」で練習してみましょう。何度もお伝えしてきましたが、「簡潔で誰が見てもわかりやすい」という議事録が目標です。「人に教えるつもり」で議事録を作成することで、第三者からもわかりやすくなります。
また、上司など、第三者の視点から添削されることも議事録の練習にとって効果的です。多くの人に見てもらうことでよりわかりやすい議事録になります。
議事録のフォーマット・テンプレート
フォーマットやテンプレートを事前に準備しておくと、効率的に分かりやすい議事録を作成できます。次に示すサンプルから、議事録における出席者の書き方などを学びましょう。
●会議名：分かりやすい議事録の書き方について
●開催日時：2017年10月2日（月）14：00～15：00
●参加者メンバー：窪田部長、山田課長、田島、谷口、徳永、川島（司会）、三木谷（書記）
●目的：ユーザーにとって有益な内容を目指したい
●決定事項：
・会議における議事録の目的や役割などを明確にする
・議事録に盛り込むべき内容について項目を提示する
・読者がイメージしやすいよう、議事録の見本を添付する
・コンテンツ作成は徳永が担当。最終チェックは三木谷
・コンテンツのサイトアップは10月8日（金）までに行う
●会議内容
・サイトのユーザーは20代と若年層のため、新入社員のことも考え、より詳細に分かりやすい内容を目指す（窪田部長）
・まずは、議事録に求められているのが何かを明確にし、書くべき内容やポイント、コツなどをまとめ、教科書のような役割を果たせるサイトにできると良い（田島）
・新入社員が見ても分かるよう、見本を添付すると良い（山田課長）
・作成はコンテンツ案を提出した徳永が担当し、最終的なチェックは書記経験の長い三木谷がするのはどうか（徳永）
・10月4日（水）までに第一案を完成させ、三木谷に添削依頼。10月6日（金）にはサイトアップできるように（谷口）
●補足：なし
●次回の会議日程：2017年10月5日（木）11：00～13：00「ユーザーにマッチしたコンテンツ作成のためのテーマ出し」
総会議事録の書き方について
総会議事録の書き方は一般的な議事録と違い、株主についての記載などが必要です。会社法によって総会での議事録は、必ず作成しなければなりません。一般的な議事録との違いは、税務調査などでも用いられる可能性があることです。そのため、誤った情報を書くと会社や株主が不利益を被る可能性もあります。保存期間は5年〜10年と定められており、厳重な管理が必要です。議事録の作成は、慣れるまで非常に難しいでしょう。周りの方に相談できない環境の場合、余計にストレスを感じてしまいます。もし、社内の人間関係に悩んでいるのであれば、転職エージェントに相談するのも一つの方法です。「転職エージェントの効果的な使い方とは？登録から内定までを徹底解説」を参考に、転職エージェントをうまく活用してみましょう。
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議事録に関するFAQ
ここでは、議事録に関するお悩みをQ＆A方式で解決していきます。
すごい・完璧といわれる議事録の特徴は？
「簡潔でわかりやすい」ほかに「読み手によって構成を入れ替えている」など細かな気遣いから、「すごい」「完璧」と評価される可能性があります。まだ、基本の段階でつまづいている方は、議事録の書き方やポイントなどでお伝えしたことを厳守してみましょう。評価される議事録方法について詳しく知りたい方は、「議事録の書き方を解説！早く書くコツとは？」をご覧ください。
議事録はいつまでに出せば良い？
議事録は24時間以内に共有するのが一般的です。共有が遅れるほど、認識の齟齬が大きくなるからです。もし遅れる場合には、上司などに事前に相談しましょう。また、会議終了から時間が経つほど記憶が曖昧になることも考えられるため、会議終了後から1時間〜2時間を目安に作る目標を立てるのも効果的です。議事録にかぎらず、効率的な仕事の進め方を知りたい人は、「効率の良い仕事の進め方を知りたい！業務が早い人は何をしている？」をご覧ください。
会議に出席しなかった人へ議事録をメール送付する方法は？
簡単に変更ができないようにpdfなどのデータに変換し、メールに添付し送付しましょう。とくに社外向けに送付する場合、情報漏洩についての問題が大きくなります。また、冗長な文章にならないようにも気をつけましょう。どちらの場合も、上司や会議の参加者に確認を取った上での送付がおすすめです。「ハタラクティブ」は「細かいビジネスマナーについて不安がある」「経験が浅くて議事録の書き方がわからない」といった方に専任のアドバイザーがサポートします。ぜひお気軽にご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
