面接を辞退するときの連絡手段は？電話やメールの基本マナーを例文で紹介

「面接を辞退するのは失礼？」「断る方法を知りたい」とお悩みの方もいるでしょう。就職・転職活動をする際に、複数の企業に応募することは珍しいことではありません。中には、「志望度の高い企業から内定をもらった」などの理由で、面接を辞退することもあるでしょう。このコラムでは、面接を辞退する際の連絡手段や基本のマナーについて解説。また、電話とメールで連絡する際のそれぞれの注意点を例文を交えて紹介しています。

面接辞退の連絡はメールでOK？

面接まで日数がある場合は、メールで辞退の連絡をしても問題ありません。ただ、メールで辞退の連絡をすると、相手が把握しているか確認するのは難しいでしょう。採用担当者がメールを見落としてしまう可能性もあるので、不安な場合は電話でフォローを入れることも検討してください。

面接辞退の連絡を電話で行うべき状況は？

面接辞退の連絡を電話で行うのは、面接の前日や当日に連絡する場合です。前日や当日は面接の準備に追われてメールの確認ができないこともあるため、確実に伝えられるよう電話で連絡をしましょう。企業側は、面接が近づくほど、実施を前提にほかの業務を調整したり準備をしたりと時間を割いています。時間や負担をかけたにも関わらず辞退することに対し、真摯に謝罪を伝えるためにも電話で連絡するようにしましょう。

面接を辞退するときの基本マナー

では、実際に面接を辞退する際は、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。以下で面接を辞退するときの基本的なマナーを解説していきます。

面接の辞退連絡は必ずする

面接を辞退するときは、無断キャンセルをするのは避けましょう。辞退そのものは悪いことではありませんが、面接日ギリギリの連絡は前述のとおり企業に迷惑をかけることになります。社会人としてモラルに欠ける行動は避け、迷惑を最小限に留めるためにもきちんと連絡することが大切です。

面接の辞退を決めたら速やかに連絡する

辞退するときはすみやかに採用担当に連絡しましょう。採用担当は多くの応募者の予定を調節して面接日程を決めています。応募者だけでなく、社内の面接担当の社員のスケジュールも押さえているため、キャンセルが出ることで日程の再調整が必要になる可能性があります。企業側の負担も少ないよう配慮することが、辞退をする際の最低限のマナーです。

面接を辞退する理由

面接を辞退するときは、どのような理由があるのでしょうか。以下で紹介していきます。

他社から内定連絡を受けた

面接を辞退する理由として、まずは他社から内定連絡を受けたときが挙げられます。就職・転職活動では、複数の企業を並行して受けるのが一般的なため、このような理由で面接を辞退するのは問題ありません。ただし、自分にとってどの企業が合っているのかをしっかり確認し、必要に応じて内定を保留することも検討しましょう。「内定を待ってもらうにはどうする？メールや電話での対応や保留期間を紹介！」では、内定を保留してもらう方法やポイント、リスクなどについて紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。

企業風土とのミスマッチを感じた

書類選考を通過したものの、そのあとに改めて企業研究をしたり面接を受けたりした結果、自分と合わない企業だと分かることもあるでしょう。特に、企業風土は変えることのできない要素なので、合わないと仕事自体が辛くなることも。内定が出ても入社しないと分かった時点で辞退するのが賢明です。

家庭の事情や体調不良で面接に行けなくなった

家庭の事情や体調不良で面接に行けなくなった場合は、「家庭の事情により、〇〇日の面接を辞退させて頂きます。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした」と伝えれば問題ないです。企業によっては別日を設けてくれる可能性もあります。

面接を辞退する理由を聞かれたときの答え方

面接の辞退を伝えた際に、「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか？」と尋ねられる可能性があります。聞かれたらごまかさず、「他社で内定を頂きまして、考えた結果そちらへ入社することに決めました」など正直に話しましょう。なお、先方から詳しい理由を聞かれない限り、基本的に「一身上の都合」で問題ありません。また、「一身上の都合で」と答えておけば、採用担当者がそれ以上詳しく聞いてくることもないようです。特に、辞退の理由が「モチベーションが下がった」「ほかの企業に目移りしてしまった」などの場合は、ダイレクトに伝えず、「一身上の都合で辞退させて頂きます」とした方が穏便に済みます。

電話で面接を辞退する際の注意点と例文

面接辞退の連絡を電話で入れるときに伝えるべき内容は、氏名・面接予定日・面接辞退の旨・謝罪です。電話で面接辞退を連絡する際は、上記内容を記したメモを用意しておくとスムーズに伝えられます。

電話で面接辞退を伝える際の注意点

電話で面接辞退を伝える際は、必ず相手の迷惑にならない時間帯を選びましょう。朝礼後、昼休み、終業後は多忙で電話に出られない場合も考えられるので、午前10時や午後3時頃に掛けるのが望ましいといえます。また、電話は思っている以上に周囲の音を拾うものです。駅や商業施設など、人の多い場所は避け、できるだけ自宅など静かな場所から連絡しましょう。

電話の例文

応募者：「お忙しいところ失礼いたします。私、（氏名）と申します。面接の件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、人事部の〇〇様をお願いできますでしょうか？」
担当者：「はい、人事部の〇〇です」
応募者：「お忙しいところ失礼いたします。私、（氏名）と申します。〇月〇日の〇時に面接の時間をいただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく思いご連絡させていただきました」
担当者：「承知いたしました。ご連絡ありがとうございます」
応募者：「貴重な機会をいただいたのにもかかわらず、このようなお返事となって申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします」
担当者：「はい。それでは失礼いたします」
応募者：「失礼いたします」
（相手が電話を切ったことを確認して切る）

そのほかの電話での面接辞退のやり方やマナーを詳しく知りたい方は、「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」のコラムでも詳しく解説しているので、参考にしてください。

メールで面接を辞退する際の注意点と例文

面接辞退の連絡をメールで送信する際は、本文に氏名・宛名・面接辞退の旨・謝罪を記載しましょう。メールの場合、会社名や採用担当者名を間違えてしまうと先方に失礼になってしまいます。漢字表記が合っているか、誤字脱字がないか送信前に見直しを行いましょう。

メールで面接を辞退する際の注意点

採用担当者には多くの応募者からメールが届きます。そのため、一目で誰からのどんな内容のメールか分かるよう、件名には名前と用件を記入しましょう。また、メールだからといって、早朝や深夜はもちろん、営業時間外に送信するのはマナー違反です。どうしても営業時間内に送信できないときは、予約送信機能などを活用しましょう。

メールで面接辞退の連絡をする場合の例文

件名：面接辞退のご連絡　（氏名）

本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいておりました、（氏名）です。
大変申し訳ございませんが、この度一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
貴重な時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
本来ならば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となったことも重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展、心よりお祈り申し上げます。

－－－－－－－－－－－－－－－
〇〇 〇〇（氏名）
〒■■■-■■■■
〇〇県〇〇市〇〇（住所）
電話番号　XXX-XXX-XXX
メール　　〇〇@〇〇.〇〇
－－－－－－－－－－－－－－－

メールにおける締めの言葉

メールを作成する際は、本文を記載したのち、文末には定型句を使いましょう。辞退メールを送付の際は、「末筆ながら、貴社のますますのご発展、心よりお祈り申し上げます」「最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております」のいずれかが適しています。なお、面接を辞退するということは、一旦これ以上関係が続かないということになります。「今後ともお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」のように、今後も関係が続く際に使用する締めの言葉は不適切であるため、使用を控えましょう。

面接の辞退は慎重に決めよう

面接を辞退してしまうと、同じ企業に応募はできても、内定を獲得するのは難しくなる可能性があります。先に述べたとおり、企業は面接を行うにあたって、場所や人員を用意したり、担当者の通常業務を調整したりといった準備を行います。辞退することは、準備を無駄にしてしまうということです。また、一度面接を断っているにも関わらず改めて応募するのは、応募者や企業にとっても一度目の時間や労力を無駄にすることになりかねません。安易な決断を避けるためにも、辞退を検討したら辞退の理由や今後の就職・転職活動への影響など多角的に考えて決めることが重要です。

面接を辞退すべきか悩んだり、面接前に何らかの理由で面接を辞退することが続いたりするなら、就職エージェントのハタラクティブに相談してみませんか。
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面接辞退に関するFAQ

ここでは、面接辞退にまつわる質問について、Q&A方式で回答していきます。

人事担当に電話がつながらなかった場合は？

もし、人事担当に電話がつながらなかった場合は、面接辞退の旨を伝言していただくよう、電話口の担当者へ伝えるのが良いでしょう。加えて、メールでも同様に面接辞退の旨もあわせて連絡します。メールには「お電話しましたが不在とのことで伝言を依頼しております。合わせてメールでも連絡させていただきました」といった記載があると丁寧です。

再度考え直すよう引き止められた場合は？

引き止められた場合も、気持ちが固まっているなら面接を受ける必要はありません。引き止められた場合は企業側の期待も高いと考えられます。面接に臨んでみたのち、その後について再度検討するのも選択肢の1つです。「面接の断り方のマナー3選！電話やメールで辞退連絡をするときの基本を解説」では相手に失礼のない辞退の方法を紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも合わせてご覧ください。

面接辞退メールに企業から返信がきたらどう対応すべき？

企業側が面接辞退を承知した旨が記載されている場合、基本的に再度返信をする必要はありません。もし、より詳細な辞退理由を聞かれた際には、誠意を持って具体的に辞退理由を記載すると良いでしょう。メールでのやりとりが複数回におよぶ際のマナーについては、「面接のメールの2回目に返信する内容は？例文も合わせてご紹介！」のコラムも参考にしてみてください。

辞退の理由は伝えるべき？

面接を辞退する理由を、あえてこちらから伝える必要はありません。もし、応募先企業から質問された場合は、辞退を決めた理由を正直に伝えればOKです。面接辞退や日程調整にお困りの方は、就職エージェントの「ハタラクティブ」までご相談ください。応募先企業との連絡はアドバイザーが担当するため、気負わずに求職活動を進められます。