「面接を辞退したいけど、連絡はメールと電話のどちらですべき？」「面接の辞退はいつまでに伝える？」と悩む方もいるでしょう。結論から言うと、面接辞退の連絡はメール・電話どちらでも可能ですが、タイミングやマナーに注意することが大切です。

このコラムでは、面接辞退を伝える際の基本構成や、理由別のメール例文、電話での話し方を分かりやすく解説します。また、無断キャンセルの厳禁や連絡する時間帯への配慮といった、社会人として欠かせない注意点もまとめました。それぞれのやり方とマナーも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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面接辞退を伝える際の基本構成

面接辞退の連絡は、単に「辞退したい」ということを伝えるだけでなく、選考のために時間を割いてくれた企業への敬意を示すことが大切です。ここでは、メールと電話それぞれで伝える際の基本構成を理解しましょう。

メールの場合

面接辞退の連絡は、メールでも問題はありません。電話で連絡しても採用担当者が忙しく電話をかけても話せない場合や、やむを得ず営業時間外に連絡をしたいといった際も、メールで連絡しましょう。

ビジネスメールの書き方は「シンプルに分かりやすく」が基本です。また、改行を使って読みやすくすることも心掛けましょう。誤字脱字がないよう、送信する前にチェックするのも忘れてはいけません。メールの構成は「件名」「宛名」「本文」「文末」の4項目でまとめます。

1.件名

担当者が一目見て分かるように「面接辞退のご連絡」と記載します。合わせて自分の氏名を書くとさらに伝わりやすくなります。

2.宛名

宛名は企業名や部署名を省略せず、正式名称を記載してください。担当者の名前が分かる場合は担当者名を、分からない場合は「人事部　ご担当者さま」と書きます。

3.本文

本文でも名前を名乗り、あいさつをします。続いて、何日の何時に面接予定だったのか、面接を辞退する理由を簡潔に記載しましょう。

理由については、相手に求められない限り詳しい説明は不要です。「一身上の都合により」「諸事情のため」などと書くと良いでしょう。

4.お詫びの言葉

お詫びの言葉は、辞退の意思を伝える際に重要な要素です。企業側は選考のために、面接官のスケジュール調整や会場の確保など、多くのリソースを割いています。

そのため、単に辞退を告げるだけでなく「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません」といった、誠意ある謝罪を添えましょう。この一言があることで、一方的な通告ではなく、相手への敬意が伝わるビジネスマナーに沿った連絡となります。

5.文末

文末では「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」などの結びの言葉を書きましょう。定型句でかまいません。「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などのように、関係性が続くような言葉は使用しないように注意が必要です。

6.署名

面接辞退のメールの最後には、改めて自分の連絡先と氏名を記載します。署名によって、採用担当者が応募者からの連絡を確認しやすくなるので、忘れずに記載しましょう。本文と署名の間は一行空けると見やすくなります。

電話の場合

面接日当日の連絡やメールを送っても返信がないなど、状況によっては電話連絡が望ましい場合もあります。電話の場合は、伝えるべきことを端的にまとめて話しましょう。まずあいさつから始め、丁寧な口調でハキハキと話すよう意識してください。

最初のあいさつ

まずは氏名を伝え、「採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか」と取次ぎを依頼します。担当者が代わったら「今、お時間よろしいでしょうか」と状況を確認するのがマナーです。

担当者とのやり取り

「○月×日の面接を予約しております△△です。大変恐縮ながら、今回は選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と、結論を真っ先に伝えます。

通話終了のあいさつ

「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。失礼いたします」と丁寧にお詫びし、相手が電話を切るのを待ってから静かに受話器を置きます。

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【メール】面接を辞退する理由と伝え方の例文

面接を辞退する理由は、他社から内定が出たり、当日体調を崩してしまったりなどさまざまです。ここでは、メールでの面接辞退の伝え方の例文を理由別に解説します。自分に当てはまるものがあれば、ぜひ参考にして使ってみてください。

一身上の都合

一身上の都合は、面接を辞退する際によく使われる理由といえるでしょう。「企業と自分の適性が合わないと感じた」など、採用担当者にあまり言いたくない理由の際にも使います。自分に責任・理由がある場合に使用可能です。

企業によっては詳細を聞く場合もあるようですが、「思っていたより条件が良くない」などネガティブな理由を伝えるのは避けましょう。

例文

他社から内定が出た

他社から内定が出たことで、これ以上選考を受ける必要がなくなったために面接を辞退する方もいます。すでに内定をもらっており、入社を決めているなら選考を進める必要はありません。

企業側も、就職や転職では求職者が複数の企業を並行して受けるのは承知しています。そのため、素直に「他社から内定をもらい、そちらに入社する」と伝えましょう。

例文

体調を崩した

体調を崩してしまい、やむなく面接辞退を迫られるケースもあるでしょう。しかし、選考を受けたい意思がある場合など、状況によっては後日面接を受けられる可能性があります。

参加できないと判断したら、すぐに面接辞退の連絡を入れましょう。体調不良で面接に参加すると、逆に周囲に迷惑をかけてしまう場合があります。

まずは早急に体調の回復に努め、まだ選考を受けたい意思があるならば、面接日程の変更を提案してみましょう。

例文

家庭の事情

家族が病気やケガで入院した、介護が必要になったなどの理由で、転職活動そのものを取りやめる場合もあります。その際も早めに辞退の連絡をし、理由を説明しましょう。

家庭の事情も、体調不良同様にそのまま伝えても問題ありません。もし、詳しい理由を聞かれたくない場合は「詳細は控えさせていただきますが、家庭の事情で転職が難しくなりました」などと答えるのがおすすめです。

例文

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【電話】面接を辞退する理由と伝え方の例文

電話で面接辞退を伝える際は、メールよりも緊張しがちですが、声で直接謝意を伝えられるメリットがあります。相手の時間をいただくことになるため、要件を簡潔に伝えつつ、担当者の状況に配慮した受け答えが大切です。

ここでは、担当者とのやり取りを想定した例文を理由別にご紹介します。

一身上の都合

「一身上の都合」は、具体的な理由を明かしたくない場合に便利な表現ですが、電話では詳しく聞かれる可能性も考慮し、あらかじめ簡単な返答のフレーズを考えておくと安心です。

理由は無理にすべてを話す必要はありません。自身の適性や将来設計を考えた結果であることを伝えたうえで、誠実にお詫びする姿勢を見せれば、相手に納得してもらえるはずです。

例文

他社から内定が出た

他社への入社を決意したという理由は、採用担当者にとって最も納得感を得られやすい理由です。ただし、単に「内定が出たから」と告げるのではなく、自分の将来やキャリアプランを真剣に検討した末の決断であることを強調しましょう。

「貴社への魅力も感じていた」という感謝を添えることで、企業を否定することなく、円満かつ論理的に辞退の意思を伝えることができます。

例文

体調を崩した

体調不良による辞退は、スケジュールの再調整ではなく「選考自体の辞退」であることを明確に伝える必要があります。電話では、まず現在の状況を簡潔に伝え、回復の見込みや選考継続が困難である判断を正直に話しましょう。

直前の連絡になるケースが多いため、まずは謝罪を優先し、企業側の採用活動にこれ以上の支障をきたさないよう、早急に意思を伝えることが重要です。

例文

家庭の事情

家庭内のやむを得ない事情で就職活動が難しくなった場合は、深入りされない範囲で現状を伝えます。「現在は活動に専念できる状況にない」という事実を伝えることで、担当者は無理な引き止めを控えてくれるでしょう。

誠実な口調で、貴重な機会を無駄にしてしまうことへの心苦しさを表現し、丁寧にお詫びをすることがマナーです。

例文

面接辞退をするときの基本マナー

面接辞退の連絡は、ビジネスにおける「報告・連絡・相談」の基本が問われる場面です。相手への敬意を表すためには、単に意思を伝えるだけでなく、適切な手段やタイミング、言葉選びが重要になります。

ここでは、社会人として信頼を失わないよう心掛けるべき面接辞退の基本マナーを紹介します。相手への敬意が伝わる正しい振る舞いを確認していきましょう。

1.無断キャンセルは避ける

辞退を決めたら、必ず連絡を入れましょう。「面接辞退を伝えるのが気まずい」「辞退を伝えたら何か言われるのでは」と考えて、無断で面接を欠席するのは、社会人としての資質を問われる行為です。

面接を行うにあたっては場所や時間・人員といったコストがかかっています。無断で面接を辞退すれば、採用担当者は無駄な時間を過ごすことになるため、「採用担当者は面接だけが担当業務ではない」と覚えておきましょう。

2.辞退を決めた時点で早く伝える

面接辞退を伝えるのは気が引けるものですが、「気まずいから」「言い出しにくいから」と連絡を先延ばしにするのは避けましょう。企業側は面接当日に向けて、会議室の確保や面接官のスケジュール調整、履歴書の読み込みといった多くの準備を進めています。

連絡が遅れるほど、調整が無駄になり多大な迷惑をかけることになります。面接辞退の意思が固まったら、その時点ですぐに連絡を入れるのが社会人としての最低限のマナーです。

3.連絡をする時間帯に配慮する

面接を辞退する際は、メール・電話ともに時間帯への配慮が必要です。

会社の営業時間にもよりますが、一般的には業務が落ち着く午前10〜11時・午後2〜4時の間が適切な時間帯とされています。対して、避けたほうが良い時間帯は始業直後と終業間際です。お昼休憩の前後も望ましくありません。

業務時間外にかけてしまうと、気配りができない印象を与える可能性もあるでしょう。

メールの場合、いつでも確認はできるものの、基本的には営業時間内に送るのがマナー。終業後にメールを送ってしまうと、相手の確認が遅れる可能性があるため、採用担当者に確実に読んでもらえる時間帯を意識しましょう。

また、連休前や休日明けに面接が控えている場合は、特に注意が必要です。やむを得ず、営業時間外にメールを送る場合は「営業時間外に失礼します」など、お詫びの言葉を添えます。

4.前日・当日の面接辞退は電話とメールの両方で伝える

面接辞退の連絡を前日、または当日にする場合、電話とメールの両方で伝えましょう。メールは担当者が多忙な際、確認が漏れてしまうリスクがあるためです。面接直前の時間は、担当者が会場準備や別の会議に追われていることも多く、電話で確実に伝えることが重要になります。まずは電話で辞退の旨を伝え、その後改めてメールを送付しましょう。

5.電話は静かな場所を確保する

企業へ電話をする際は通信状況が良く、静かな場所からかけるようにしましょう。大きな声でハキハキと話すことを意識し、相手の声が聞き取りづらい場合は、曖昧な返事をせずに「申し訳ありませんがもう一度お聞かせいただけますか」と聞き返すのも大切です。辞退する際も、最後まで誠意をもって丁寧に伝えましょう。

6.電話で担当者が不在の場合はかけ直す

電話で面接辞退の連絡をする際、採用担当者が不在の場合は「またのちほどかけ直します」とだけ伝えましょう。

面接の辞退は、本人が直接採用担当者に連絡するのがマナー。伝言を残した場合、きちんと引き継ぎがされなかったり、間違った情報が伝わったりする可能性もあるため、直接伝えることが大切です。

面接辞退の連絡をする際の注意点

面接辞退の連絡は、一度伝えると後戻りができない重要な決断です。焦って連絡をして不適切な対応を取ったり、後から「やはり選考を受ければよかった」と後悔したりしないよう、事前の準備が欠かせません。

ここでは、面接辞退の連絡を入れる前に確認しておくべき注意点について解説します。

面接辞退の理由や伝える内容は事前にまとめておく

面接辞退の連絡を入れる際は、メール・電話のどちらであっても伝えるべき情報を事前に整理しておくことが大切です。特にリアルタイムの対応が求められる電話では、緊張から辞退の結論を言いよどんだり、必要な謝罪の言葉が抜け落ちたりすることがあります。

事前に「辞退の意思」「面接日時」「簡潔な理由」「お礼とお詫び」をメモに書き出しておきましょう。これにより、メールでは論理的でミスのない文章が書けるようになり、電話では担当者の質問に対しても落ち着いて受け答えができるようになります。

本当に後悔しないか辞退前にもう一度よく考える

やむを得ない事情でない限り、面接を辞退してしまうと、再度面接を受けられないケースがほとんどです。そのため、面接辞退の結論は慎重に出しましょう。なぜ面接を辞退する考えに至ったのか、もう一度考え直すことが重要です。

もし、企業と自分が合わないと感じた場合は「なぜ合わないと思ったのか」「自分は企業に何を求めているか」などの言語化がおすすめ。「自分が仕事に求める優先順位」を紙に書き出し、現在の懸念点がそれを上回るものかを客観的に比較してみると、考えを整理しやすくなります。

一人で抱え込んで視野が狭まっている場合は、家族や友人、キャリアアドバイザーなど信頼できる第三者に相談し、別の角度から意見をもらうのも有効です。納得がいくまで考え抜いたうえで「やはり辞退する」と決断したのであれば、そのときは速やかに連絡へ移りましょう。

【まとめ】誠意をもって丁寧な連絡な連絡を心掛けよう

面接を辞退する際は、「素早い連絡」と「誠実なマナー」が欠かせません。企業側の準備に敬意を払い、決断したらすぐに連絡しましょう。たとえ今後の縁がなかったとしても、最後まで丁寧に対応することで、次のステップへ自信をもって進むことができます。

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面接辞退メールに関するFAQ

面接を辞退すると決めて、その旨を伝えたものの、企業側から思わぬ反応が返ってくるケースも考えられます。ここでは、事前に想定しておくべき3つのシチュエーションを紹介します。

面接辞退のメールに返事がない場合の対応法は？

返信がない場合、採用担当者がメールを見落としている可能性もあります。返信がない状態のままにせず、メールを再送しましょう。

再送後も返事がない場合は、電話で連絡します。電話連絡の際は「△月△日に面接辞退のメールを送ったのですが」と前置きをしたうえで、あらためて面接辞退の意思を伝えます。

面接辞退の理由を聞かれた場合の答え方は？

嘘はつかずに、正直に答えましょう。

他社から内定を受けそちらへの入社を決めた場合も、そのまま伝えて差し支えありません。自分と企業が合わない場合は「自分の力では御社に貢献することが難しいと感じたため」といった言葉で伝えます。応募先企業への不平不満などを口にしないように注意しましょう。

面接辞退を企業から引き留められた場合の対応法は？

引き留められるということは、企業からの期待が高い可能性があります。

辞退を取り下げ、あらためて面接を受けることを検討してみるのがおすすめです。すでに他社への入社を決めているなど、辞退の意思が動かない場合は、その意思を正直に伝えましょう。