退職理由は建前を使うべきか、悩む方もいるでしょう。退職理由は、本音と建前を上手に使い分けてポジティブな内容にするのがポイントです。このコラムでは、よく使われる退職理由の例や、円満退職を叶える方法について紹介します。面接で前職の退職理由を聞かれたときの正しい伝え方や注意点なども解説するので、退職理由の建前と本音の使い方に迷う方は参考にして、転職を成功させましょう。

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退職理由は建前を話すべき？

退職理由は、本音よりも建前を述べたほうが円満に退職できる場合もあります。退職理由がネガティブな場合、正直に伝えてしまうとトラブルになる可能性が。もし退職日が変更になれば、転職先へ迷惑をかけることになりかねません。退職に伴うトラブルは、退職日に影響する可能性もあるので気をつけましょう。

また、転職先が同業者や前の会社とつながっている場合は、悪い噂が流れたり、退職後の仕事に影響が出たりすることも懸念されます。退職理由は上司に聞かれたら答えられるよう、決して嘘にならない範囲でポジティブに整えておくといいでしょう。

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退職理由の本音ランキング

退職理由の本音は「残業が多くて辛い」「同じ部署の人と仲が良くない」など、少しずつ募った不平不満によるものが多いようです。厚生労働省が発表した「令和５年　雇用動向調査結果」によると、転職入職者が前職を辞めた理由は以下の通りでした。

参照：厚生労働省「令和５年　雇用動向調査結果　３ 転職入職者の状況　（２）転職入職者が前職を辞めた理由」

退職理由の結果では、待遇や人間関係、仕事内容が退職理由の上位を占めています。健康や結婚などのやむを得ない理由は下位にランクインし、退職するほとんどの方が会社に対して不平不満を抱えています。

しかし、本音だからといって退職理由をストレートに伝えると、上司と揉めてしまったり、「残業を減らすから」と引き留められたりして、辞めにくくなることもあります。退職理由は、本音と建前を上手に使い分けて、相手を不快にさせないように配慮しましょう。

参照元
厚生労働省
雇用動向調査

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退職理由に建前を述べてでも叶えたい円満退職とは

円満退職とは、退職に関して会社・退職者の双方が合意し、特に会社側が快諾している状態のことです。円満退職が叶えば退職時のトラブルは発生せず、退職後も円満な人間関係を築くことができます。

円満退職のメリットは、退職に関する事柄がスムーズに進むことです。会社側と本人の双方が納得する退職なら、人間関係で嫌な思いをせずにすんだり、転職後も在籍していた会社と良好な関係を保てます。また、退職後に取引などがある場合は、業務に好影響を与えることもあるでしょう。

一方、会社に対する不満をそのまま退職理由にするとトラブルの元となり、退職に関する事務手続きが滞る可能性があります。退職理由に建前を使えば、転職先への退職状況の説明もクリアにでき、しこりのない状態で新たなスタートを切れるでしょう。

円満退社に結びつく退職理由の例文

円満退社を目指すなら、内容をポジティブにするのがポイントです。また、退職理由を「転職のため」だけにするのではなく、自分の希望を添え曖昧にしないのも説得力が増すでしょう。

ここでは、「退職理由が不平不満である場合」「退職理由がキャリアアップの場合」「退職理由が個人的な事情の場合」の3つのパターンに分けて、本音と建前を使った退職理由の書き方を例文でご紹介します。

退職理由が不平不満の場合の例文

退職理由が不平不満の場合は、引き止められない退職理由を伝えるのが効果的です。また、「残業が多い＝体調を崩しやすい＝体力的に限界」のように、退職理由から連想できるものにすると、詳しく聞かれたときも答えやすいでしょう。

不平不満を直接伝えると相手も嫌な気持ちになるため、「あくまでも自分の都合」という姿勢とともに、ポジティブな言い方に変換するのがおすすめです。

退職理由がキャリアップの場合の例文

退職理由がキャリアアップの場合は、好意的に捉えてもらえる傾向があります。キャリアプラン実現に向けて、悩んだ末に決断したことを伝えましょう。

退職理由がキャリアアップのためであれば、上司にも正直に話すことができ、快く送り出してくれる可能性があります。

退職理由が個人的な事情の場合の例文

退職理由が家庭の事情などの個人的な理由の場合は、あまり深く聞かれない場合もあるようです。「やむを得ない理由」として、相手が納得しやすいようです。

やむを得ない事情は仕方ありませんが、退職理由で嘘をつくことはおすすめできません。建前が嘘にならないようにくれぐれも注意しましょう。

退職理由を伝えるときの6つの注意点

退職理由を伝えるときは、マナーや会社の就業規則に沿って行います。特に気をつけたいのは、退職を最初に伝える相手とタイミングです。マナーに反した退職は、トラブルにつながるので注意しましょう。

1.転職活動をしていることは知られないようにする

退職前から転職活動を始める場合は、周りの人に気付かれないように進めるのがマナーです。上司に報告する前に「辞めるのではないか」と噂が先走ってしまうと、ほかの社員が「自分の仕事にも影響があるのでは」と不安に思う場合もあります。

また、転職活動のために休みや早退が増えると、今の仕事を疎かにしていると思われかねません。今の職場の雰囲気を悪くしないためにも、転職活動をしていることは誰にも話さないほうが良いでしょう。転職活動のスケジュールも、仕事に影響が出ないよう配慮してください。

2.退職の意思はできるだけ早めに伝える

退職の意向はできるだけ早めに伝えるようにしましょう。法律では2週間前に申し出れば良いことになっていますが、会社が1ヶ月前や2ヶ月前などに意向を伝えるよう、就業規則で定めているのが一般的です。

退職に伴って会社側は後任の人を採用したり、配置換えをしたりするなど、さまざまな対応をしなければなりません。自分が担当している仕事量や職場の状況を考えて、余裕を持ったスケジュールで退職を進めてください。

3.退職を伝えるのは直属の上司から

退職の意向を最初に伝えるのは必ず直属の上司です。うっかり仲の良い同僚や先輩に退職のことを話してしまい、人づてや噂で上司に伝わらないよう注意が必要です。

また、上司に話すときは決定事項として伝えるのではなく、相談する姿勢を見せるのがおすすめです。将来のキャリアやライフプランを考える中で「退職したい」と思うようになったと、自然な流れで話せば上司も納得しやすいでしょう。

4.退職理由はできるだけ対面で伝える

退職理由は、できるだけ対面で伝えましょう。対面だと誠意が伝わりやすく、トラブルを防いで円満に話を進めやすくなります。また、相手の反応をその場で見ながら対話できるので、上司が抱いた疑問や懸念点をすぐに確認・解消でき、誤解が起きにくいという利点も。

もし、対面が難しい場合でも、まずは電話やメールで連絡した後、直接話す場を設けるなど、誠意ある対応を心がけるといいでしょう。

5.なるべく繁忙期は避ける

退職する時期として、やむを得ない場合を除いて繁忙期は避けるのがマナーです。通常業務で忙しい時期は退職の相談に時間を裂きにくく、なかなか上司と話せないまま退職予定日になってしまう可能性もあります。

双方が余裕を持って退職日を迎えるためにも、繁忙期は避けて比較的余裕のある閑散期に退職を伝えましょう。

6.引き継ぎは計画的に行う

会社やほかの社員に迷惑をかけないで円満退社をするためにも、引き継ぎはしっかり行う必要があります。後任者が決まっていれば時間を作って引き継ぎを行い、決まっていなければ業務内容や必要な情報をまとめたノート・ファイルを作成しておきましょう。マニュアルを作成し、誰が見ても分かるように引継書として残します。

また、不要な資料は破棄したり、残すものはファイリングしたりするなどの整理整頓も行ってください。そのほか、取引先などに退職の挨拶をして、後任者を紹介しておくのも大事な引き継ぎの一つです。

退職理由を伝えるときに退職願は必要？

退職理由を伝えるときの退職願は、必須ではありません。会社を辞める場合は口頭で意思を伝えるだけで問題なく、実際に退職願なしでも退職は成立します。

ただし、会社の慣習や就業規則によっては必要になることもあるため、必ず人事部や上司に確認しておきましょう。必要になったら、会社に指定用紙やフォーマットがあるか確認し作成していきます。

なお、手書きでもパソコン作成でも問題ありませんが、署名と捺印は忘れないよう注意してください。

面接で前職の退職理由を聞かれたら

転職活動中に行われる面接では、高確率で退職理由を聞かれます。退職理由はポジティブに、かつ応募先企業の志望動機につなげる内容を意識しましょう。嘘にならなければ建前を工夫して伝えるのでも問題ありません。

前の会社の待遇や人間関係、仕事内容に対する不平不満を正直に伝えると、人事部の採用担当者に「雇用してもすぐに辞めてしまうのでは」「仕事に対して文句を言うのでは」「人間関係でトラブルが起きないか」などの懸念を与えてしまい、不採用になる可能性を高めます。

採用担当者が退職理由を聞くのは「すぐに辞めてしまわないか」「自社で活躍できそうか」を知りたいためです。退職理由の本音がネガティブだったとしても、採用担当者の意図を理解して伝え方を工夫すれば、好印象を与えられるでしょう。

【まとめ】退職理由はポジティブに伝えることが大切

退職理由は、どんな理由であってもポジティブに伝えることが大切です。「人間関係が良くない」「労働条件が悪い」「もっと良い条件の会社を見つけた」など、本音を伝えることでトラブルになれば、スムーズな退職が叶わなくなる可能性も。転職先が決まっている場合は入社スケジュールにも影響を及ぼします。

また、「配置転換をするから」「給料を上げるから」などを理由に引き止めに合う可能性も高まるでしょう。

スムーズかつ円満に退職をするためには、「より自分の能力を発揮できる環境で挑戦したい」「かねてから興味のあった△△が諦めきれない」のように、ポジティブな理由を伝えましょう。

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