円満退職するための伝え方は?上司に切り出すときの注意点もご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・退職意思は直属の上司に口頭で伝える
  • ・「感謝の気持ちを述べる」「転職先を言わない」が円満退職するための伝え方
  • ・会社への不満を言わないことも円満退職するための伝え方のコツ
  • ・「□月□日に退職します」と一方的な伝え方をするのは避けよう
  • ・円満退職するには引き継ぎや取引先への挨拶などを済ませることも大切

「円満退職するための上司への伝え方が分からない」という方もいるでしょう。円満退職するには、直属の上司に事前にアポイントをとり、納得できる退職理由を伝えることが大切です。
このコラムでは、退職意思を伝えるタイミングや適切な伝え方などをご紹介します。円満退職できるよう、このコラムで伝え方のコツを押さえましょう。

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円満退職するための適切な切り出し方

円満退職するには、事前にアポイントをとって退職意思を伝える、直属の上司に口頭で話すといったポイントがあります。

1.退職希望月の2~3カ月前に意思を伝える

退職意思を伝えるタイミングは、退職希望月の2~3カ月前が一般的です。法律上は、退職希望日の2週間前に意思を伝えれば辞められます。就業規則に「退職意思は□カ月前に伝える」と記載されている企業もあるので、事前に確認しておきましょう。

2.直属の上司に事前にアポイントをとる

退職意思を伝えたいときは、事前に直属の上司にアポイントをとりましょう。「お話したいことがあり、少しお時間をいただきたいのですが」と相談し、日時を決めるようにしてください。

3.直属の上司に口頭で伝える

事前にアポイントをとったら、直属の上司に口頭で直接退職したい旨を伝えましょう。アポイントをとるのはメールでも問題ありませんが、退職意思はメールや電話ではなく、対面で伝えるのがマナーです。

4.静かな場所で退職意思を伝える

退職意思を伝える場所は、同僚がいない会議室がおすすめです。退職の話をスムーズに進められるよう、一対一でゆっくり話ができる場所を選びましょう。

同僚や他部署の上司への伝え方にも注意が必要
円満退職するために、ほかの部署の上司や人事、同僚などに先に退職意思を伝えないようにしましょう。自分が話す前に周りの社員から直属の上司に伝わってしまうと、「自分には相談してくれなかった」と悪印象を与えてしまいます。直属の上司以外には、退職日が確定し、引き継ぎが始まる段階で退職の旨を伝えるのが無難です。
退職の切り出し方やタイミングについて解説!退職理由ごとの伝え方も紹介」のコラムでは、退職意思を伝えるタイミングや伝え方に関する注意点をご紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

円満退職する伝え方のコツ6つ

円満退職するには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」といった伝え方に注意する必要があります。

1.最初に感謝の気持ちを伝える

円満退職するためには、「これまで大変お世話になりましたが、退職したいと考えています」と感謝の気持ちを最初に伝えることが大切です。最初にお礼を述べる伝え方にすることで、退職の話を受け入れてもらいやすくなると考えられます。

2.はっきり退職の意思表示をする

退職意思ははっきりと伝えることが大切です。「会社を辞めるか悩んでいるのですが…」と曖昧な伝え方をしてしまうと、引き留められてしまう可能性が高いでしょう。

3.上司が納得できる退職理由を伝える

円満退職するには、上司が納得できる退職理由を伝えることが大切です。たとえば、「昔から興味を持っていた別の業界への転職を考えている」「家族の転勤についていく」といった内容であれば、納得しやすいでしょう。

4.一方的に退職することを伝えない

「□月□日に退職します」といきなり退職日を述べる伝え方にするのではなく、最初は退職意思を伝えることに留めしょう。一方的に退職意思を伝えると「会社のことを考えていない」と思われて円満退職するのが難しくなってしまいます。

5.会社への不満を言わない

たとえ会社への不満から退職するとしても、そのまま伝えないことが大切です。「会社の給与に不満がありますので、退職しようと考えております」のように会社への不満を述べると、上司の心証を悪くしてしまい、円満退職できなくなる恐れがあります。また、「不満は改善するので、退職しないでほしい」と引き留められるケースもあるため、会社への不満は述べないようにしましょう。

6.転職先は言わない

余計な詮索や干渉を防ぐためにも、転職先は言わないほうが良いでしょう。上司が転職先とつながりがあった場合、どのような情報が流されるか分かりません。転職先でうまくやっていくためにも、具体的な企業名は言わないのが無難です。また、企業名を出してしまうと、「同業他社ならうちの会社の方が良いのでは」と引き止めに合うこともあります。円満退職するためにも、転職先が決まっていることを伝える程度に留めておきましょう。

引き止められた際の対処法を考えておこう
スムーズに退職するために、引き止めにあった際の断り方を考えておくことが大切です。また、衝動的に退職を決めたのではなく、しっかり考えたうえで決断したことも伝えると良いでしょう。会社に引き止められたときの対処法については、「辞められたら困る人に共通する特徴とは?優秀な人ほど去っていく理由も解説」のコラムも参考にしてください。

円満退職する伝え方の例文

ここでは退職理由別に、円満退職するための適切な伝え方をご紹介します。

ほかにやりたいことが見つかった

「これまで大変お世話になったのですが、これまでの経験を活かして、□□の仕事に携わりたいと考えています。自身の将来のことを考えて、今挑戦する必要があると思いました」

キャリアアップやスキルアップなどの前向きな退職理由は、応援してもらいやすいでしょう。円満退職するには、「今の仕事はやりがいを感じられないので、退職したいと思っています」といったネガティブな伝え方を避けるのがポイントです。

体調不良が続いている

「大変お世話になったのですが、体調不良が続いており、このままでは出勤するのが難しくなる恐れがあるため、退職を考えています。現在も通院が続いているので、退職して体調を整えたいと思っています。誠に申し訳ありません」

病気や体調不良による退職はデリケートな問題であるため、深く追求しづらい理由といえます。ただし、場合によっては休職を勧められることもあるので、退職意思が固まっている伝え方にするのがポイントです。
体調不良による退職はやむを得ない事情のため、正直に伝えたほうがスムーズに退職できます。病院の診断書などがあれば、あわせて提出すると良いでしょう。

実家に帰ることになった

「母の介護のために、実家に帰ることになりました。そのため、大変お世話になったのですが、退職させていただきたいと思っています。家族で十分に話し合って決めたことですので、どうかご理解いただけたらと思います」

結婚や介護といった家庭の事情は、納得してもらいやすい退職理由です。引っ越しや家族の転勤などは物理的に働き続けることが難しい場合が多く、引き止められにくい理由といえるでしょう。
確実に退職できる理由とは?例文や伝え方のポイントを紹介!」では退職理由の例文や伝え方をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

円満退職するまでの5つの手順

円満退職するには、業務の引き継ぎや取引先への挨拶を丁寧に行うことも大切です。

1.上司と相談して退職日を決める

業務の引き継ぎや人員補充には時間がかかるので、退職日は上司と相談して決めたほうが会社の負担が軽くなります。一方的に退職日を押し付けないことも、円満退職するためのポイントです。

2.退職届や退職願を提出する

退職届・退職願の書式や提出先は、会社の就業規則で確認しましょう。なお、退職届・退職願は退職相談の段階では提出せず、直属の上司に退職の同意を得てから作成するようにしてください。

3.引き継ぎをする

最終出社日から逆算し、スケジュールを立てて業務の引き継ぎをしましょう。持ち越しになる案件については、経過や今後の予定を伝えるようにしてください。

4.取引先に挨拶をする

自分が担当していた取引先に挨拶をしましょう。後任者と一緒に取引先の企業を訪問し、顔合わせを含めて退職の挨拶を行うのが円満退職するためのマナーです。
取引先を訪問するのが難しい場合は、挨拶状やメールで退職する旨を伝えます。最終出社日や後任者に仕事の引き継ぎをした旨のほか、感謝の言葉を必ず伝えましょう。

5.退職に関する手続きをする

退職に関する事務的な手続きには、備品の返却や書類の受けとりなどがあります。また、退職したあとすぐに転職しない場合、健康保険や年金などの手続きも必要になるため、事前に市区町村のWebサイトで持ち物や期日を確認しておきましょう。

退職の伝え方や転職などについて悩んでいるのであれば、転職エージェントを活用してみるのもおすすめです。
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