「円満退職するための伝え方が分からない」という方もいるでしょう。円満退職するためには、直属の上司へ事前にアポイントを取り、納得できる退職理由を伝えることが大切です。このコラムでは、直属の上司へ退職の意思を伝える際のマナーや、転職先が決まってからの伝え方などを解説します。また、適切な退職理由の伝え方を例文でご紹介。円満退職できるよう、伝え方のポイントや手順を押さえましょう。

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円満退職するための適切な伝え方

退職意思の伝え方として、なるべく早めに伝えるのが円満退職の原則です。後任者の採用や引継ぎのことを考えると、1〜3カ月前には伝えるのが職場への配慮といえます。
また、繁忙期を避け、周囲への影響もできるだけ少なくするのも大切です。「退職するからもう関係ない」と進行中のプロジェクトを途中で投げ出すような辞め方は避けるべきでしょう。

1.退職希望日の1ヶ月前には意思を伝える

退職の意思は退職希望日の1〜3ヶ月前に伝えるのが一般的です。法律上では、退職の2週間前に伝えれば辞められます。

しかし、取引先への挨拶や引き継ぎなどを考慮すると、1ヶ月前までに伝えるのが望ましいでしょう。企業では、就業規則に「退職の意思は△ヶ月前に伝える」と記載されているのが一般的なので、事前に確認しておくことが大切です。

2.繁忙期や人事異動前後は避ける

会社が忙しいタイミングや、タスクを進めている途中での退社は避けるのがおすすめです。退職することは、少なからず会社に負担が掛かります。引き継ぎを問題なく行うためにも余裕のある時期を見計らいましょう。

3.忙しい時間帯は避ける

退職の意思を伝える際、1日のなかでも忙しい時間帯は避けるべきです。始業直後や会議前などは忙しい可能性が高いため、そういった時間帯を避けてアポイントを取りましょう。
自分のために時間を作ってもらうというスタンスを忘れず、できるだけ相手の都合に合わせるのが基本です。

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退職の伝え方で守るべきマナー

退職の意思を伝えるのは「気まずい」「緊張する」という人もいるでしょう。だからといって、直属の上司をとおり越して人事部に伝えたり、チャットやメールだけで終わらせたりするのはマナー違反です。
そのような伝え方で円満に退職しようとしても難しいので、マナーを守り誠実に対応することを心がけてください。

直属の上司に事前にアポイントをとる

退職の意思を伝えたいときは、直属の上司にアポイントを取り、時間を作ってもらいましょう。”相談したいことがあるので、少しお時間をいただけますか”と説明し、日時を決めるようにしてください。上司となかなか会えない場合は、メールでアポイントを取るのも良いでしょう。

直属の上司に口頭で伝える

事前にアポイントを取ったら、口頭で退職したい旨を伝えましょう。アポイントを取るのはメールでも問題ありませんが、退職の意思を伝える際は対面で伝えるのがマナーです。

メールだけで終わらせるのは避ける

退職の意思は、メールではなく対面で伝えましょう。「顔を合わせると切り出しにくい…」と、メールで済ませるのはマナーとして良くありません。退職を切り出される側も受け止めにくいものです。これまでの感謝を踏まえながら、口頭で理由を伝えましょう。

最初に伝えるのは直属の上司に限る

直属の上司に伝える前にほかの部署の上司や人事、同僚などへ退職の意思を伝えないようにしましょう。周りの社員から直属の上司へ伝わると、「自分には相談してくれなかった」とネガティブな印象を与えてしまいます。また、上司が管理能力を疑われる可能性もあるため、伝える順番を守るのが大切です。

在宅ワークの場合はオンラインも可能

会社が在宅ワークを基本としている場合は、オンラインで伝えても構わないでしょう。ただし、その場合もチャットのみで済ませるのではなく、アポイントを取得してオンライン面談という形で伝えるのが望ましいです。

静かな場所で退職の意思を伝える

退職の意思を伝える場所は、同僚やほかの人がいない会議室がおすすめです。一対一でゆっくりと相談ができる環境を選びましょう。

オンラインで伝える際も、周りに人がいない静かな場所を選んでください。カフェや商業施設といった賑やかな場所で伝えると、「退職を軽く考えているのでは」と上司の心証が悪くなるリスクがあります。

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円満退職する伝え方のコツ

円満退職するには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」といった伝え方のコツがあります。この項では、円満退職のコツとして「伝えるべきこと」と「伝えないほうが良いこと」を解説するので、上司と面談する前に理解しておきましょう。

円満退職のために伝えるべきこと

円満退職のためには、感謝の気持ちを述べたうえで、それでも退職の意思が固いことを伝えましょう。また、上司に納得してもらうためには退職したい理由も伝えるべきです。
いずれにしても、「嫌になったから辞める」という伝え方にならないように、言葉を選んで丁寧に対応することが求められます。

感謝の気持ち

円満退職するためには、これまでお世話になったことへの感謝を述べるようにしましょう。”これまで大変お世話になりましたが、退職したいと考えています。”と感謝の気持ちを伝えることが大切です。最初にお礼を述べる伝え方にすることで、退職を受け入れてもらいやすくなるでしょう。

はっきりとした退職の意思

円満退職のためには、はっきりとした退職意思を示すことが重要です。”会社を辞めるか悩んでいるのですが…”と曖昧な伝え方をすると、引き止められてしまう可能性があります。

まずは自分の意思を再確認するためにも、これからのビジョンを考え、明確に伝えられるよう準備しておきましょう。

上司が納得する、引き止められない退職理由

円満退職をするためには、上司が納得する引き止めにくい理由を伝えるのがおすすめです。たとえば、「昔から興味を持っていた別の業界への転職を考えている」「家族の転勤について行く」といった内容だと納得してもらいやすいでしょう。前向きな理由を伝えれば引き止められにくく、会社側も送り出しやすい退職となります。

円満退職のために伝えないほうが良いこと

円満退職を目指すうえで、伝えないほうが良いこともあります。退職を相談する段階で最終出社日を決めていたり、退職理由で愚痴をこぼしたりするのは避けるべきでしょう。

自分で決めた退職希望日

”△月△日に退職します。”と、相談をせずに退職日を述べる伝え方は控えましょう。最初は退職の意思を伝え、退職日は上司と相談しながら決めてください。一方的に伝えると、「会社のことを考えていない」と思われて円満退職が難しくなってしまう可能性があります。

また、転職先が決まっている場合は、入社予定日を伝えて退職日の調整を行いましょう。

ネガティブな退職理由

たとえ会社への不満から退職するにしても、正直に伝えないことが大切です。”会社の給与に不満があるので、退職しようと考えております。”のように不満を述べると上司の心証を悪くしてしまい、円満に退職できなくなる恐れがあります。

また、「不満は改善するので退職しないでほしい」と引き止められないよう、退職理由を伝える際は会社への不満を述べないことがおすすめです。

具体的な転職先

余計な詮索や干渉を防ぐためにも、入社が決まっていても転職先は言わないほうが良いでしょう。万が一、入社予定の企業と上司の間につながりがあった場合、どのような情報が流れるか分かりません。転職先でうまくやっていくためにも、具体的な企業名は言わないのが無難です。

また、入社予定の企業が同業他社の場合、「同業他社ならうちの会社のほうが良いのでは」と引き止められるケースも。円満退職するためにも、「転職先が決まっている」と伝える程度に留めておきましょう。

円満退職するための理由と伝え方の例文

上司から引き止められるのを防ぎ円満に退職するためには、自社では解決できない理由や、やむを得ない事情などを述べて、マナーを守った伝え方をするのがコツです。
円満退職しやすい理由の伝え方のポイントを以下に挙げました。

明確な理由を述べず、「個人的な都合で…」というだけで済まそうとすると強く引き止められる可能性があるので、上司が納得できる理由をきちんと伝えるのが大切です。

はっきりとした退職意思の伝え方

退職の意思が固いことを分かってもらいつつ円満退職をするためには、感謝の気持ちと誠意を持って、丁寧に伝えることが大切です。「絶対に辞めたいです」といえば意志の固さは伝わりますが、上司の心証は悪いでしょう。
以下の例文を参考にして、バランスの良い伝え方を考えてみてください。

将来を見据えた前向きな退職の場合の伝え方

キャリアアップやスキルアップなどの前向きな退職理由は、応援してもらいやすいでしょう。例文は以下のとおりです。

円満退職するには、自分がこれから他社で挑戦したいことについて述べるようにしましょう。「いまの仕事はやりがいを感じられないので、退職したいと思っています」といったネガティブな伝え方を避けるのがポイントです。

体調不良が理由の場合の伝え方

病気や体調不良による退職はデリケートな問題なので、深く追求しづらい理由といえます。ただし、場合によっては休職を勧められることもあるため、退職の意思が固まっている伝え方にするのが良いでしょう。例文は以下のとおりです。

体調不良による退職は、正直に伝えることで円満に退職できる可能性が高いです。病院の診断書があればあわせて提出してください。

求職中の退職の伝え方の例文は？

求職中に退職の意思を伝える場合も、対面で行うのが理想です。ただし、体調不良などでどうしても対面で伝えるのが難しいなら、電話で伝えても構わないでしょう。
電話で退職の意思を伝える際の例文は以下のとおりです。

なお、電話の場合は証拠が残らないため、後から同じ内容をメールで送っておきましょう。

家庭の事情で退職する場合の伝え方

結婚や親の介護といった家庭の事情は、納得してもらいやすい退職理由です。引っ越しや家族の転勤といったケースは物理的に働き続けることが難しい場合が多く、引き止めにくい理由といえるでしょう。親の介護で退職する場合の伝え方の例文は以下のとおりです。

家庭の事情を退職理由として話す際は、言える範囲で伝えるようにしましょう。言いづらいことや、言いたくないことを無理に話す必要はありません。

職場に不満がある場合の伝え方

能力に合わない仕事を任されて能力不足を感じたり、就業環境が合わなかったりと職場への不満から退職を検討する方もいるでしょう。このようなケースで不満をそのまま述べる伝え方だと「改善するので残ってほしい」と引き止めにあう場合があります。正直に伝えるばかりでなく、建前を上手に使いましょう。例文は以下のとおりです。

資格の勉強やスキルアップを理由にすることによって、前向きな退職であることが伝わるでしょう。自分自身の挑戦や、やりたいことを実現するという目的を伝えるのがおすすめです。

【ハタラクティブの調査】正社員の退職理由ランキング

ハタラクティブが18～29歳のフリーターと正社員を対象に行った調査「若者しごと白書2025」によると、フリーターが正社員の仕事を辞めた理由は以下のような結果でした。

回答者数：フリーター 1,000人、正社員 1,000人
※男女それぞれ上位の理由を抜粋

参照：ハタラクティブ「若者しごと白書2025　1-3. 正社員の仕事を退職した理由（p.7）」

上記のとおり、退職理由の本音は何らかの不満である場合が多いといえます。しかし、退職理由を前向きに言い換えることは、転職活動の面接でも必要な対策です。「前向きな退職理由で好印象を与えよう！転職時の面接のコツや例文を紹介」のコラムでは、前向きに理由を述べるコツを解説していますので、こちらも併せてご覧ください。

参照元
ハタラクティブ
若者しごと白書2025

転職先が決まってから退職する場合の伝え方

転職先が決まっている場合は、前向きに意思を述べるのがおすすめの伝え方です。また、入社日が決まっている場合は、それに合わせて退職日の相談を行いましょう。例文は以下のとおりです。

前述のとおり、転職先の企業名を伝える必要はありません。無用なトラブルにつながる恐れもあるため、伝える内容は十分に気を配りましょう。
「引き止められない退職理由はある？病気・転職など状況別の例文を紹介」では退職理由の例文や伝え方をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。また、転職エージェントに伝え方の相談をするのもおすすめです。

退職の時期を決める際に考慮すべきこと

退職の時期を決める際は、以下の点を考慮したうえで上司と相談しましょう。

なお、状況によっては有給休暇を消化しきれない可能性もありますが、できるだけ担当業務や引継ぎを優先するのが望ましいといえます。自分の都合を押しとおして、周りに迷惑をかけるのは避けるようにしてください。

円満退職するまでの6つの手順

退職の際は、上司と相談して退職日を決めたあとに退職届を提出し、受理されると引継ぎなどが始まるのが一般的な流れです。
また、円満退職するには顧客や取引先への挨拶を丁寧に行うことも大切な手順。最後は税金や社会保険の手続きを行い、備品を返却して退職となります。

1.上司と相談して退職日を決める

業務の引き継ぎや人員補充には時間が掛かるので、退職日は上司と相談して決めたほうが会社の負担が軽くなります。転職先の入社日が決まっているからといって一方的に退職日を決めないことも、円満退職するためのポイントです。

2.退職届や退職願を提出する

退職届・退職願の書式や提出先は、会社の就業規則で確認しましょう。退職届・退職願は退職相談の段階では提出せず、直属の上司に退職の同意を得てから作成してください。

3.引継ぎをする

最終出社日から逆算したスケジュールを立て、業務の引き継ぎを行いましょう。後任者や取引先が困らないよう、思いやりのある引き継ぎをするのが円満退職のポイントです。スムーズに引き継ぎをしたい方は「退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説」を参考にしてみてください。

4.取引先や同僚に挨拶をする

退職する際は、自分が担当している取引先に挨拶をしましょう。後任者と一緒に取引先の企業を訪問し、顔合わせを含めて退職の挨拶を行うのがマナーです。

取引先を訪問するのが難しい場合は、挨拶状やメールで退職する旨を伝えます。最終出社日や後任者に仕事の引き継ぎをした旨のほか、感謝の言葉を必ず伝えましょう。

5.有給休暇を消化する

有給休暇は、退職日を迎えるまでに消化できるようスケジュールを調整しましょう。「引き継ぎが終わらなくて有給休暇を取れなかった」といった事態を避けるためには、有給休暇の残日数を確認しておくのがおすすめ。転職先が決まっている場合は、入社日とかぶらないように引き継ぎ業務を終わらせます。

有給休暇について詳しくは「有給とは何かを分かりやすく解説！取得条件やもらえないときの対処法」のコラムをご覧ください。

6.退職に関する手続きをする

退職に関する事務的な手続きには、備品の返却や書類の受け取りなどがあります。また、退職したあとすぐに転職しない場合は、健康保険や年金などの手続きも必要になるため、事前に市区町村のWebサイトで持ち物や期日を確認しておきましょう。

円満退職に向けて伝え方の準備をしっかりと行おう

周囲への影響や上司の反応などを考えて、退職に踏み出すのに勇気がいる方も多いでしょう。しかし、退職は珍しいことではありません。不躾な印象を持たれないよう、このコラムの内容を実践してみてください。
最後に、同僚や他部署、社外の人への退職の伝え方をまとめました。また、上司から引き止められた際の対応の仕方も解説するので、円満退職に向けて万全の対策をしておきましょう。

同僚や他部署への伝え方

同僚や他部署への退職の伝え方は、上司と相談のうえ決めるのが基本です。上司に退職の相談をしたあと、すぐに口外するのはマナー違反とされます。

退職者が出るとチームの士気が下がったり、現場が混乱したりする可能性もあるため、伝えるタイミングや言い方に気をつけなければなりません。一般的には、朝礼や会議の場で上司から発表されることが多いようです。

顧客や取引先への伝え方

顧客や取引先など、社外の人に退職を伝えるのは後任者が決まってからです。伝え方はメールや電話、対面など、相手との関係性に応じて選びます。
顧客や取引先に伝えるべき内容は「退職日」「これまでの感謝」「後任者の名前・連絡先」です。

なお、メールで挨拶する場合は「本来はお伺いすべきところ、メールでのご挨拶となり申し訳ございません。」と一言添えましょう。

引き止められたときへの対策

上司から引き止められたら、自分を必要としてくれたことに感謝を述べつつ、「退職の意思は固いので」と再度伝えましょう。
それでも受け入れてもらえない場合は、上司より上の管理者や、人事部の責任者などに相談するのも手です。

会社に引き止められたときの対処法については、「辞められたら困る人の特徴とは？優秀な人材が離職する理由を紹介」のコラムも参考にしてください。

退職の伝え方や転職活動などについて悩んでいるのであれば、転職エージェントを活用してみるのもおすすめです。
就職・転職エージェントのハタラクティブには、豊富な経験と実績を持つキャリアアドバイザーが多数在籍しています。求人紹介をはじめ、円満退職のためのアドバイスや面接対策、書類選考対策のほか、入職後のフォローも無料で受けられます。まずはお気軽にご相談ください。

円満退職するための会社への伝え方に関するFAQ

退職するときは、後腐れなく円満に退職したいと考えている方が多いでしょう。ここでは、円満退職するための疑問にお答えします。

退職の伝え方をメールにしても大丈夫？

退職の意思をメールで伝えるのは、社会人のマナーとしてふさわしくありません。退職は、切り出される側にとっても受け入れにくいもの。直接会って口頭で伝えましょう。感謝の気持ちを伝えつつ、はっきりと退職の意思を伝えると良いでしょう。メールでの切り出し方は「退職の切り出し方は？メールでアポを取る際のポイントや例文をご紹介！」のコラムを参考にしてみてください。

中途入社3カ月で退職する場合の伝え方は？

基本的な伝え方は一般的な退職と同じです。直属の上司に理由を伝え、退職日などを相談しましょう。ただし、短期間での退職はその後の転職に影響を及ぼす場合もあります。「中途入社3ヶ月の退職理由とは？辞める前の対処法や転職成功のコツを解説」のコラムで紹介している、退職を決める前の対処法を試したうえで、本当に辞めて良いのか考えてみてください。

中小企業での退職の伝え方で気をつけることは？

できるだけ早めに退職の意思を伝えましょう。中小企業は社員数が少なく、1人が欠けるとダメージが大きい場合があります。また、後任の採用が決まらない、引継ぎに時間をかけられない、といったことも。退職の相談は1〜3カ月前が一般的ですが、中小企業の場合はそれよりも早く伝えるのが望ましいでしょう。

やってはいけない退職の仕方はある？

会社に迷惑が掛かる退職の仕方はおすすめできません。たとえば、希望の退職日ぎりぎりに退職の相談をしたり、引き継ぎを行わずに退職してしまったりすることは避けるべきでしょう。

直属の上司に相談せず、直接部長へ伝えても良いですか？

退職について最初に伝えるのは直属の上司にしてください。先に部長や人事へ伝えると、直属の上司の管理能力を疑われてしまいます。円満に退職するためにも、相談する順序は間違えないようにしましょう。また、上司に退職を切り出しやすくするために、転職先が決まってから退職を申し出るのも一つの手です。
ハタラクティブでは、円満退職へのアドバイスも行います。専任のキャリアアドバイザーが内定後の入社準備までサポートしますので、ぜひご相談ください。