円満退職するための伝え方は？上司に切り出すときの注意点もご紹介

「円満退職するための上司への伝え方が分からない」という方もいるでしょう。円満退職するには、直属の上司に事前にアポイントをとり、納得できる退職理由を伝えることが大切です。このコラムでは、退職意思を伝えるタイミングや適切な伝え方などをご紹介します。円満退職できるよう、このコラムで伝え方のコツを押さえましょう。

円満退職するための適切な伝え方

円満退職するには、直属の上司に事前にアポイントをとり、口頭で退職意思を伝えましょう。以下で5つのポイントを解説していきます。

1.退職希望日の1ヶ月前には意思を伝える

退職意思は退職希望日の1～3ヶ月前に伝えるのが一般的。法律上では、退職の2週間前に伝えれば辞められます。
しかし、取引先へのあいさつや引き継ぎなどを考慮して、1ヶ月前までに伝えるのが望ましいです。企業によっては就業規則に「退職意思は○カ月前に伝える」と記載されていることがあるので、事前に確認しておきましょう。

2.繁忙期や人事異動前後は避ける

会社が忙しいタイミングやタスク途中での退社は避けたいところ。退職することは、少なからず会社に負担がかかります。引き継ぎを問題なく行うためにも余裕のある時期を見計らいましょう。

3.直属の上司に事前にアポイントをとる

退職意思を伝えたいときは、直属の上司にアポイントをとりましょう。
「相談したいことがあるので、少しお時間をいただけますか」と相談し、日時を決めるようにしてください。上司となかなか会えない場合は、メールでアポイントを取るのも良いでしょう。

4.直属の上司に口頭で伝える

事前にアポイントをとったら、口頭で退職したい旨を伝えましょう。アポイントをとるのはメールでも問題ありませんが、退職の意思を伝える際は対面で伝えるのがマナーです。

5.静かな場所で退職意思を伝える

退職意思を伝える場所は、同僚のいない会議室がおすすめです。一対一でゆっくりと退職の話ができる環境を選びましょう。

円満退職する伝え方のコツ7つ

円満退職するには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」といった伝え方に注意する必要があります。以下で気をつけるべきことを見ていきましょう。

1.最初に感謝の気持ちを伝える

円満退職するためには、「これまで大変お世話になりましたが、退職したいと考えています」と感謝の気持ちを伝えることが大切です。最初にお礼を述べる伝え方にすることで、退職を受け入れてもらいやすくなるでしょう。

2.はっきり退職の意思表示をする

退職意思ははっきりと伝えることが大切です。自分の意思を再確認するためにも、これからのビジョンを考え、はっきり伝えられるように準備しておきましょう。
「会社を辞めるか悩んでいるのですが…」と曖昧な伝え方をしてしまうと、引き止められてしまう可能性があります。

3.上司が納得する、引き止めにくい理由を伝える

円満退職するために、上司が納得する引き止めにくい理由を伝えます。たとえば「昔から興味を持っていた別の業界への転職を考えている」「家族の転勤について行く」といった内容だと納得しやすいでしょう。前向きな理由を伝えることで、引き止めにくく会社側も送り出しやすい退職となります。

4.退職希望日を相談する

「○月✕日に退職します」といきなり退職日を述べる伝え方は控えましょう。
最初は退職意思を伝え、退職日は上司と相談しながら決めてください。一方的に伝えると「会社のことを考えていない」と思われて円満退職が難しくなってしまいます。ただし、転職先が決まっている場合は、入社予定日を伝え退職日の調整を行いましょう。

5.ネガティブな退職理由は避ける

たとえ会社への不満から退職するにしても、正直に伝えないことが大切です。
「会社の給与に不満があるので、退職しようと考えております」というように不満を述べると、上司の心証を悪くしてしまい、円満に退職できなくなる恐れがあります。また、「不満は改善するので、退職しないでほしい」と引き止められる可能性もあるため、会社への不満は述べないようにしましょう。

6.メールで伝えない

退職の意思は、メールではなく対面で直接伝えます。
顔を合わせると切り出しにくいから、とメールで済ませるのは社会人のマナーとして良くありません。退職を切り出される側も受け止めにくいものです。これまでの感謝を伝えながら、口頭で理由を伝えましょう。

7.転職先は言わない

余計な詮索や干渉を防ぐためにも、転職先は言わないほうが良いでしょう。万が一、上司が転職先とつながりがあった場合、どのような情報が流れるか分かりません。転職先でうまくやっていくためにも、具体的な企業名は言わないのが無難です。また、企業名を出してしまうと、「同業他社ならうちの会社の方が良いのでは」と引き止められることも。円満に退職するためにも、「転職先が決まっている」と伝える程度に留めておきましょう。

円満退職する伝え方の例文

ここまで円満退職の切り出し方で気をつけることを述べてきました。
ここでは退職理由別に、円満退職するための適切な言い方をご紹介していきます。

将来を見据えた前向きな退職の場合

キャリアアップやスキルアップなどの前向きな退職理由は、応援してもらいやすいでしょう。
円満退職するには、「今の仕事はやりがいを感じられないので、退職したいと思っています」といったネガティブな伝え方を避けるのがポイントです。

「これまで大変お世話になりましたが、これまでの経験を活かして、○○の仕事に携わりたいと考えています。自身の将来を考え、いま挑戦する必要があると思い退職を決意しました」

体調不良が理由の場合

病気や体調不良による退職はデリケートな問題であるため、深く追求しづらい理由といえます。
ただし、場合によっては休職を勧められることも。退職意思が固まっている伝え方にするのがポイントです。

「大変お世話になりましたが、体調不良が続いており退職を考えています。現在も通院が続いているので、退職して体調を整えたいと思っています。誠に申し訳ありません」

体調不良による退職は、正直に伝えることでスムーズに退職できるでしょう。病院の診断書などがあれば、あわせて提出します。

家庭の事情で退職する場合

結婚や介護といった家庭の事情は、納得してもらいやすい退職理由です。
引っ越しや家族の転勤などは物理的に働き続けることが難しい場合が多く、引き止めにくい理由といえるでしょう。

「母の介護のために、実家に帰ることになりました。そのため、退職したいと考えています。大変お世話になりました。家族で十分に話し合って決めたことですので、どうかご理解いただけたらと思います」

職場に不満がある場合

能力に合わない仕事を任されて能力不足を感じたり、就業環境が合わなかったりと職場への不満から退職を検討する人もいるでしょう。
このような場合、不満をそのまま述べる伝え方だと改善するので残ってほしいと引き止めにあう場合があります。また、喧嘩別れになってしまうことも。正直に伝えるばかりでなく、建前を上手に使いましょう。

「これまで大変お世話になりました。資格取得を目指したいので、勉強に専念したいと考えています。そのため、退職を決意しました。」

「確実に退職できる理由とは？病気・介護など状況別の例文や伝え方を紹介！」では退職理由の例文や伝え方をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

円満退職するまでの6つの手順

円満退職するには、業務の引き継ぎや取引先への挨拶を丁寧に行うことも大切です。以下で退職するまでの手順を見ていきましょう。

1.上司と相談して退職日を決める

業務の引き継ぎや人員補充には時間がかかるので、退職日は上司と相談して決めたほうが会社の負担が軽くなります。一方的に退職日を決めないことも、円満退職するためのポイントです。

2.退職届や退職願を提出する

退職届・退職願の書式や提出先は、会社の就業規則で確認しましょう。なお、退職届・退職願は退職相談の段階では提出せず、直属の上司に退職の同意を得てから作成するようにしてください。

3.引き継ぎをする

最終出社日から逆算したスケジュールを立て、業務の引き継ぎを行いましょう。
後任者や取引先が困らない、思いやりのある引き継ぎをすることが円満退職のポイントです。スムーズに引き継ぎをしたい方は「後任者も企業も安心！スマートな仕事の引き継ぎ方とは」を参考にしてみてください。

4.取引先に挨拶をする

自分が担当している取引先に挨拶をしましょう。後任者と一緒に取引先の企業を訪問し、顔合わせを含めて退職の挨拶を行うのがマナーです。
取引先を訪問するのが難しい場合は、挨拶状やメールで退職する旨を伝えます。最終出社日や後任者に仕事の引き継ぎをした旨のほか、感謝の言葉を必ず伝えましょう。

5.有給休暇を消化する

有給休暇は労働者に与えられた権利です。「引き継ぎが終わらなくて有給休暇を取れなかった」という事態が起きないように、有給休暇の残日数を確認しましょう。
転職先が決まっている場合は、入社日とかぶらないように引き継ぎ業務を終わらせます。

6.退職に関する手続きをする

退職に関する事務的な手続きには、備品の返却や書類の受け取りなどがあります。また、退職したあとすぐに転職しない場合、健康保険や年金などの手続きも必要になるため、事前に市区町村のWebサイトで持ち物や期日を確認しておきましょう。

円満退職に向けて、伝え方の準備をしっかり行いましょう

周囲への影響や上司の反応などを考えて、退職に踏み出すのに勇気がいる方も多いでしょう。しかし、ステップアップするために、退職することは悪いことではありません。
退職については知らないことが多いため、不躾な印象を持たれないよう、このコラムの内容を実践してみてください。円満退職に向けて動き出す手助けになるでしょう。

退職の伝え方や転職などについて悩んでいるのであれば、転職エージェントを活用してみるのもおすすめです。
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円満退職するための会社への伝え方に関するFAQ

退職するときは、後腐れなく円満に退職したいと考えている方が多いでしょう。ここでは、円満退職するための疑問にお答えします。

退職の意思をメールで伝えても大丈夫？

退職の意思をメールで伝えるのは、社会人のマナーとしてNGです。退職は、切り出される側にとっても受け入れにくいもの。直接会って口頭で伝えましょう。感謝の気持ちを伝えつつ、はっきりと退職の意思を伝えると良いでしょう。

円満退職するための伝え方にコツはあるの？

円満退職するためには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」ことがポイントです。伝え方のコツについては、このコラム「円満退職する伝え方のコツ7つ」でご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

退職の理由は、本当のことを言わなければいけないの？

必ずしも本当の退職理由を伝えなければいけない訳ではありません。状況によっては建前を伝えたほうが円満に退職できることも。
「嘘をつく」のではなく、両者が不快にならない「建前」を上手に使うことがおすすめです。「仕事を辞める理由とは？本音と建前を使い分けよう！」では、退職理由の伝え方について詳しく解説しています。

直属の上司に相談せず、直接部長へ伝えても良いですか？

最初に伝えるのは、直属の上司にしましょう。部長や人事へ先に伝えてしまうと直属の上司の管理能力を疑われてしまいます。円満に退職するためにも相談する順序は間違えないようにしましょう。
また、上司に退職を切り出しやすくするために、転職先が決まってから退職を申し出る伝え方も一つの手です。
仕事が忙しくて転職活動に時間を割けないときや、転職でステップアップを狙いたい場合などは、転職エージェントのハタラクティブを活用してみてください。専任のエージェントが一人ひとりにあった就職活動のサポートを行っています。

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