円満退職するための伝え方は?上司に切り出すときの注意点もご紹介

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この記事のまとめ

  • 退職意思は直属の上司に口頭で伝える
  • 「感謝の気持ちを述べる」「転職先を言わない」が円満退職するための伝え方
  • ネガティブな退職理由を言わないことも円満退職するためのコツ
  • 「△月✕日に退職します」と一方的な伝え方をするのは避けよう
  • 円満退職するには、引き継ぎや取引先への挨拶などを済ませることも大切

「円満退職するための上司への伝え方が分からない」という方もいるでしょう。円満退職するには、直属の上司に事前にアポイントをとり、納得できる退職理由を伝えることが大切です。

このコラムでは、退職意思を伝えるタイミングや適切な伝え方などをご紹介します。円満退職できるよう、このコラムで伝え方のコツを押さえましょう。

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円満退職するための適切な伝え方

円満退職するには、直属の上司に事前にアポイントをとり、口頭で退職意思を伝えましょう。以下で5つのポイントを解説していきます。

1.退職希望日の1ヶ月前には意思を伝える

退職意思は退職希望日の1~3ヶ月前に伝えるのが一般的。法律上では、退職の2週間前に伝えれば辞められます。

しかし、取引先へのあいさつや引き継ぎなどを考慮して、1ヶ月前までに伝えるのが望ましいです。企業によっては、就業規則に「退職意思は○ヶ月前に伝える」と記載されていることがあるので、事前に確認しておきましょう。

2.繁忙期や人事異動前後は避ける

会社が忙しいタイミングやタスク途中での退社は避けたいところ。退職することは、少なからず会社に負担がかかります。引き継ぎを問題なく行うためにも余裕のある時期を見計らいましょう。

3.直属の上司に事前にアポイントをとる

退職意思を伝えたいときは、直属の上司にアポイントをとりましょう。「相談したいことがあるので、少しお時間をいただけますか」と相談し、日時を決めるようにしてください。上司となかなか会えない場合は、メールでアポイントを取るのも良いでしょう。

4.直属の上司に口頭で伝える

事前にアポイントをとったら、口頭で退職したい旨を伝えましょう。アポイントをとるのはメールでも問題ありませんが、退職の意思を伝える際は対面で伝えるのがマナーです。

5.静かな場所で退職意思を伝える

退職意思を伝える場所は、同僚やほかの人がいない会議室がおすすめです。一対一でゆっくりと退職の話ができる環境を選びましょう。

同僚や他部署への伝え方にも注意

円満退職するために、ほかの部署の上司や人事、同僚などに先に退職意思を伝えないようにしましょう。万が一、周りの社員から直属の上司へ伝わってしまった場合「自分には相談してくれなかった」と悪い印象を与えてしまいます。また、上司の管理能力を疑われる可能性もあるでしょう。

直属の上司以外には、退職日が確定し、引き継ぎが始まる段階で退職の旨を伝えるのが無難です。

退職の切り出し方やタイミングについて解説!ケース別に理由の伝え方も紹介」のコラムでは退職意思の伝え方に関する注意点をご紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。また、転職のプロであるエージェントに相談するのも1つの方法です。

円満退職する伝え方のコツ7つ

円満退職するには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」といった伝え方に注意する必要があります。以下で気をつけるべきことを見ていきましょう。

1.最初に感謝の気持ちを伝える

円満退職するためには、「これまで大変お世話になりましたが、退職したいと考えています」と感謝の気持ちを伝えることが大切です。最初にお礼を述べる伝え方にすることで、退職を受け入れてもらいやすくなるでしょう。

2.はっきり退職の意思表示をする

退職意思ははっきりと伝えることが大切です。自分の意思を再確認するためにも、これからのビジョンを考え、はっきりと伝えられるように準備しておきましょう。

「会社を辞めるか悩んでいるのですが…」と曖昧な伝え方をすると、引き止められてしまう可能性があります。

3.上司が納得する、引き止めにくい理由を伝える

円満退職するために、上司が納得する引き止めにくい理由を伝えます。
たとえば、「昔から興味を持っていた別の業界への転職を考えている」「家族の転勤について行く」といった内容だと納得しやすいでしょう。前向きな理由を伝えれば引き止められにくく、会社側も送り出しやすい退職となります。

4.退職希望日を相談する

「○月✕日に退職します」と、いきなり退職日を述べる伝え方は控えましょう。

最初は退職意思を伝え、退職日は上司と相談しながら決めてください。一方的に伝えると、「会社のことを考えていない」と思われて円満退職が難しくなってしまいます。なお、転職先が決まっている場合は、入社予定日を伝えて退職日の調整を行いましょう。

5.ネガティブな退職理由は避ける

たとえ会社への不満から退職するにしても、正直に伝えないことが大切です。
「会社の給与に不満があるので、退職しようと考えております」のように不満を述べると上司の心証を悪くしてしまい、円満に退職できなくなる恐れがあります。また、「不満は改善するので退職しないでほしい」と引き止められないよう、退職理由を伝える際は会社への不満は述べないようにしましょう。

6.メールで伝えない

退職の意思は、メールではなく対面で伝えます。顔を合わせると切り出しにくいから、とメールで済ませるのは社会人として良くありません。退職を切り出される側も受け止めにくいものです。これまでの感謝を伝えながら、口頭で理由を伝えましょう。

7.転職先は言わない

余計な詮索や干渉を防ぐためにも、入社が決まっていても転職先は言わないほうが良いでしょう。万が一、入社予定の企業と上司の間につながりがあった場合、どのような情報が流れるか分かりません。転職先でうまくやっていくためにも、具体的な企業名は言わないのが無難です。

また、入社予定の企業名を出すと、「同業他社ならうちの会社のほうが良いのでは」と引き止められることも。円満退職するためにも、「転職先が決まっている」と伝える程度に留めておきましょう。

引き止められた際の対処法を考えておこう

スムーズに退職するために、引き止めにあった際の断り方を考えておきましょう。衝動的な決断ではなく、しっかりと考えたうえで決めたことを伝えると納得されやすいです。

会社に引き止められたときの対処法については、「辞められたら困る⼈の特徴とは?優秀な⼈ほど去っていく理由とは」のコラムも参考にしてください。

円満退職する伝え方の例文

ここでは、退職理由別に円満退職するための適切な言い方や切り出し方をご紹介します。

将来を見据えた前向きな退職の場合

キャリアアップやスキルアップなどの前向きな退職理由は、応援してもらいやすいでしょう。円満退職するには、「今の仕事はやりがいを感じられないので、退職したいと思っています」といったネガティブな伝え方を避けるのがポイントです。

「これまで大変お世話になりましたが、これまでの経験を活かして、△△の仕事に携わりたいと考えています。自身の将来を考え、いま挑戦する必要があると思い退職を決意しました」

体調不良が理由の場合

病気や体調不良による退職はデリケートな問題なので、深く追求しづらい理由といえます。
ただし、場合によっては休職を勧められることも。退職意思が固まっている伝え方にするのがポイントです。

「大変お世話になりましたが、体調不良が続いており退職を考えています。現在も通院が続いているので、退職して体調を整えたいと思っています。誠に申し訳ありません」

体調不良による退職は、正直に伝えることでスムーズに退職できるでしょう。病院の診断書などがあればあわせて提出してください

家庭の事情で退職する場合

結婚や介護といった家庭の事情は、納得してもらいやすい退職理由です。引っ越しや家族の転勤などは物理的に働き続けることが難しい場合が多く、引き止めにくい理由といえるでしょう。

「母の介護のために、実家に帰ることになりました。そのため、退職したいと考えています。大変お世話になりました。家族で十分に話し合って決めたことですので、どうかご理解いただけたらと思います」

職場に不満がある場合

能力に合わない仕事を任されて能力不足を感じたり、就業環境が合わなかったりと職場への不満から退職を検討する人もいるでしょう。

このような場合、不満をそのまま述べる伝え方だと「改善するので残ってほしい」と引き止めにあう場合があります。また、喧嘩別れになってしまうことも。正直に伝えるばかりでなく、建前を上手に使いましょう。

「これまで大変お世話になりました。資格取得を目指したいので、勉強に専念したいと考えています。そのため、退職を決意しました」

確実に退職できる理由は?病気・結婚・介護など状況別の例文や伝え方を紹介」では退職理由の例文や伝え方をご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。また、転職エージェントに伝え方の相談をするのもおすすめです。

円満退職するまでの6つの手順

円満退職するには、業務の引き継ぎや取引先への挨拶を丁寧に行うことも大切です。以下で退職するまでの手順を見ていきましょう。

1.上司と相談して退職日を決める

業務の引き継ぎや人員補充には時間がかかるので、退職日は上司と相談して決めたほうが会社の負担が軽くなります。入社日が決まっているからといって一方的に退職日を決めないことも、円満退職するためのポイントです。

2.退職届や退職願を提出する

退職届・退職願の書式や提出先は、会社の就業規則で確認しましょう。なお、退職届・退職願は退職相談の段階では提出せず、直属の上司に退職の同意を得てから作成するようにしてください。

3.引き継ぎをする

最終出社日から逆算したスケジュールを立て、業務の引き継ぎを行いましょう。後任者や取引先が困らないよう、思いやりのある引き継ぎをするのが円満退職のポイントです。

スムーズに引き継ぎをしたい方は「後任者も企業も安心!スマートな仕事の引き継ぎ方とは」を参考にしてみてください。

4.取引先に挨拶をする

自分が担当している取引先に挨拶をしましょう。後任者と一緒に取引先の企業を訪問し、顔合わせを含めて退職の挨拶を行うのがマナーです。

取引先を訪問するのが難しい場合は、挨拶状やメールで退職する旨を伝えます。最終出社日や後任者に仕事の引き継ぎをした旨のほか、感謝の言葉を必ず伝えましょう。

5.有給休暇を消化する

有給休暇は労働者に与えられた権利です。「引き継ぎが終わらなくて有給休暇を取れなかった」という事態が起きないように、有給休暇の残日数を確認しましょう。転職先が決まっている場合は、入社日とかぶらないように引き継ぎ業務を終わらせます。

6.退職に関する手続きをする

退職に関する事務的な手続きには、備品の返却や書類の受け取りなどがあります。また、退職したあとすぐに転職しない場合は健康保険や年金などの手続きも必要になるため、事前に市区町村のWebサイトで持ち物や期日を確認しておきましょう。

円満退職に向けて伝え方の準備をしっかりと行おう

周囲への影響や上司の反応などを考えて、退職に踏み出すのに勇気がいる方も多いでしょう。
しかし、ステップアップの退職は悪いことではありません。不躾な印象を持たれないよう、このコラムの内容を実践してみてください。円満退職に向けて動き出す手助けになるでしょう。

退職の伝え方や転職などについて悩んでいるのであれば、転職エージェントを活用してみるのもおすすめです。就職・転職エージェントのハタラクティブには、豊富な経験と実績をもつキャリアアドバイザーが多数在籍しています。円満退職のためのアドバイスや面接対策、書類選考対策のほか、入職後のフォローも無料で受けられます。まずはお気軽にご相談ください。

円満退職するための会社への伝え方に関するFAQ

退職するときは、後腐れなく円満に退職したいと考えている方が多いでしょう。ここでは、円満退職するための疑問にお答えします。

退職の意思をメールで伝えても大丈夫?

退職の意思をメールで伝えるのは、社会人のマナーとしてふさわしくありません。退職は、切り出される側にとっても受け入れにくいもの。直接会って口頭で伝えましょう。
感謝の気持ちを伝えつつ、はっきりと退職の意思を伝えると良いでしょう。

円満退職するための伝え方にコツはあるの?

円満退職するためには、「感謝の言葉を述べる」「会社への不満を言わない」などがポイントです。伝え方のコツは、このコラムの「円満退職する伝え方のコツ7つ」でご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

退職の理由は本当のことを言わないとダメ?

必ずしも本当の理由を伝えなければいけないわけではありません。状況によっては、建前を伝えたほうが円満に退職できることもあるからです。

「嘘をつく」のではなく、両者が不快にならない「建前」を上手に使うのがおすすめです。「仕事を辞める理由とは?伝える際のポイントや注意点を紹介!」では、退職理由の伝え方について詳しく解説しています。

直属の上司に相談せず、直接部長へ伝えても良いですか?

それはやめたほうが良いでしょう。最初に伝えるのは直属の上司にしてください。部長や人事へ先に伝えると、直属の上司の管理能力を疑われてしまいます。円満に退職するためにも、相談する順序は間違えないようにしましょう。
また、上司に退職を切り出しやすくするために、転職先が決まってから退職を申し出るのも一つの手です。

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