封をする前に再確認！履歴書を送る際の注意点や封筒の選び方
「履歴書は簡易書留で送ればOK？」「注意点はある？」と非案に思う方もいるでしょう。封をする前は、履歴書に誤字脱字や空白などの不備がないか確認することが大切です。また、封をする際は液体のりではなくスティックのりを使うことでしわを防げます。
このコラムでは郵送前の確認事項をまとめました。履歴書を送る際の参考にしてみてください。
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封をするとは？
「封をする」とは、文書や物品を閉じて外部から隔離することを意味する言葉で、英語訳すると「to seal」です。日本語では「封緘する」と言い換えることもできます。
封をする際には、のりやシールを使用するやり方が一般的です。また、封をしたことを示すために、封筒裏の封じ目に「〆」や「緘」といった封字を記載することもあります。
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封をする前に確認したい履歴書のチェックポイント
履歴書を封筒に入れて封をする前に、文書に不備がないか確かめましょう。チェックポイントは、以下のとおりです。
- ・誤字脱字がないか
- ・（欄がある場合のみ）写真は貼ってあるか
- ・（欄がある場合のみ）押印してあるか
- ・空欄はないか
履歴書に不備がないことを確認したら、コピーを取るのがおすすめ。面接を受けるときには、履歴書を基に質問されることがあります。「何を書いたか忘れてしまった」「履歴書の内容と回答が異なっている」とならないよう、コピーを取って事前に確認できるようにしておきましょう。
退職届の封筒に封をする必要はある？
退職届は基本的に手渡しで提出されることが多いため、封をする必要はありません。ただし、郵送する場合は封をして提出することが一般的です。封をする場合には、封じ目に「〆」や「緘」といった封字を書き、封をしたことを示すことがマナーとされています。手渡しで提出する場合は、封筒のふたを折っておくだけで問題ありません。退職届の提出については、以下のコラムもご覧ください。
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履歴書の郵送に備えて添え状の準備をしよう
一般的に、履歴書を郵送するときは添え状も一緒に送るのがマナー。添え状は、カバーレターや送付状などとも呼ばれており、郵送した内容を伝える書類です。また、郵送では挨拶ができないため、添え状が挨拶の代わりになることも。
添え状には企業名や宛先をはじめ、自分の住所や名前、郵送する書類の概要と枚数、簡単な文書を記載しましょう。添え状の書き方や例文について詳しく知りたいという方は、以下のコラムを参考にしてみてください。
履歴書を入れる封筒はどんなものを用意する？
履歴書を送るときは、A4サイズやB5サイズの履歴書を折らずに入れられる「角形2号」の封筒がおすすめです。また、オフィシャルな書類のため白色の封筒を使用しましょう。
アルバイトの応募では履歴書を三つ折りにした方もいるようですが、正社員採用で履歴書を郵送するときは添え状や職務経歴書などの文書も同時に送ります。複数の書類を三つ折りにすると封筒が膨れるだけでなく、折り目がついて書類自体が読みづらくなったり、扱いづらくなったりするため避けるのがおすすめです。
なお、封筒の表面左下には赤いペンで「履歴書在中」と記載します。これは、たくさんの郵便物の中に紛れてしまうことを防ぐため。また、応募企業名や住所は、黒いペンで略さずに正式名称で記載します。封筒が大きいため、1.0ｍｍ以上の太めのボールペンを使うことで見やすさに配慮できます。油性ペンは裏面に色移りしてしまうことがあるので気をつけましょう。
履歴書を送る際の注意点
履歴書を送る際の注意点には、「封をする際は汚れに気をつける」「簡易書留は避ける」などがあります。以下で詳しく紹介します。
封をする際はシワや汚れに気をつける
履歴書を封筒に入れて封をする際に注意したいのが、シワや汚れをつけないこと。封筒だけでなく、中に入れる履歴書が汚れてしまったり、折れてしまったりすると印象を下げる原因になりえます。
履歴書などの書類は、クリアファイルに挟んでから封筒に入れることで汚れや折れを防げます。また、封筒をのり付けする際は、液体のりではなくスティックのりやテープのりを使うことでしわがつくのを回避できるでしょう。
封じ目の「〆」は何を表す？
封じ目の「〆」マークは、日本で文書や封筒を封じたことを示すために使用される記号で、封緘を表します。このマークは、封をして文書を外部から隔離したことを視覚的に示し、開封されていないことを確認するための目印として機能。封緘したことを意味する「〆」マークは封じ目の視覚的な確認手段として、文書や封筒の安全性を高めるために使用されています。郵便切手の料金不足が起きないようにする
A4サイズの履歴書を折らずに入れられる角形2号の封筒を選ぶと、定形外郵便という扱いになります。定形外郵便は50gまでが140円、100gまでが180円と重さによって値段が変わるため、料金不足で届かなかったということがないよう、郵便局の窓口で出すのがおすすめです（※2025年5月時点）。
簡易書留はできるだけ避ける
履歴書を簡易書留で送るのはあまりおすすめできません。簡易書留は郵便受けに投函されず、受け取るには印鑑やサインが必要です。受け取りのために仕事を中断するなど、担当者に手間をかけてしまうので避けたほうが良いでしょう。また、担当者が不在のために受け取りが遅くなることも考えられます。
履歴書がきちんと届くか心配な方には、「特定記録郵便」という方法もあります。郵便物は郵便受けに投函されますが、インターネットで配達状況を確認できるほか、郵便物を出した記録を残せます。
履歴書を手渡しする際に封はする？
面接時に履歴書を手渡しする場合もあるでしょう。のり付けをしてしまうと面接官がすぐに書類を確認できなくなってしまうため、のり付けはせず封筒に入れて提出するのがマナーです。
その際、封筒に宛名や添え状も不要です。自分の氏名と住所、そして「履歴書在中」としっかりと明記してください。まとめ
履歴書の封入は、単に封を閉じるだけでなく、中身の最終チェックから封字の記載まで丁寧に行うことが大切です。書類はクリアファイルに入れ、折らずに入る「角形2号」の白封筒を使用しましょう。のり付けの際は、シワを防ぐためにテープのり等を利用し、封じ目に「〆」を記すのがビジネスマナーです。
郵送時は添え状を同封し、料金不足を防ぐため郵便局の窓口から出すのが確実なのでおすすめ。細部への配慮が、採用担当者への誠実な第一印象につながります。一つひとつの工程を慎重に行い、自信を持って書類を届けましょう。
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履歴書を簡易書留で送る際によくある疑問
ここでは、履歴書を簡易書留で送る際によくある疑問をQ&A方式でご紹介します。
土日でも発送できるのか？
土日祝日に簡易書留での履歴書を発送可能な窓口もあります。ただし、すべての郵便窓口で土日祝日の発送を対応してもらえるわけではないので、まずは近くに土日祝日対応の窓口がないか探してみましょう。また、回収時間や配送状況によっては週明けの到着になることもあるため、締め切りが近い場合は余裕を持って早めに差し出すよう注意が必要です。
簡易書留の受領証（控え）は、合否が出るまで保管しておくべき？
合否結果が出るまでは手元に保管しておくと安心です。 簡易書留の受領証には「お問い合わせ番号」が記載されており、万が一「書類が届かない」といった配送トラブルが起きた際、郵便局に調査を依頼するための重要な証明書になります。また、企業から「届いていない」と連絡が来た場合でも、発送した事実を客観的に示すことができるため、安心材料として大切に管理しておくのがおすすめです。
簡易書留で送ると選考で不利にならないか？
簡易書留そのものが原因で不採用になることは、基本的にはありません。しかし、受け取り時に受領印が必要なため、多忙な担当者の手を止めてしまうという懸念はあるでしょう。マナーに厳しい企業では「配慮不足」と捉えられる可能性もゼロではないため、特別な理由がない限りは、ポスト投函され追跡もできる「特定記録郵便」がおすすめです。
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京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
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