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入社日の連絡はメールと電話のどちらですべき？伝え方を例文で解説
この記事のまとめ
- 面接で入社可能日を聞かれたら、具体的な日程とその理由を伝えて意欲を示そう
- 在職中なら、引き継ぎや担当中の業務などを済ませてから入社可能であることを伝える
- 離職中なら、すぐにでも働けることを伝えるのも一つの方法
- 退社日が確定したら、採用担当者に電話もしくはメールで連絡をする
- 決定した入社日を変更するのは極力避け、やむを得ない場合は速やかに電話で連絡をする
内定をもらった企業への入社日の連絡は、メールと電話のどちらを使えば良いのでしょうか。また、事前に伝えていた入社可能日を変更したい場合の対応方法に悩む方もいるでしょう。
このコラムでは、面接内で入社可能日を回答する際のポイントを、在職中と離職中に分けて解説。加えて、退職日が確定した際の連絡の仕方について、電話・メールそれぞれの例文も紹介しています。
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面接で入社日を伝えるときのポイント
転職活動の面接では「いつから働けますか」と聞かれることがあります。どのような回答が望ましいのでしょうか。以下で、在職中と離職中それぞれで回答するときのポイントをまとめています。
在職中
在職中の場合は、具体的な入社可能日を伝えて意欲を示すことが大切。また、「なぜその日なのか」という理由も合わせて伝えましょう。在職中に転職活動の面接で入社可能日を企業に伝えるときの例文は以下のとおりです。
例文
内定をいただいてから1ヶ月ほどお時間をいただきたいです。一日でも早く御社の仕事を覚えて貢献したいと考えておりますが、現在担当している業務の引き継ぎや退職手続きの関係でお時間を頂戴します。ご縁があった場合は、上司と退職日程を交渉した上で入社可能日をお伝えします。
前述のとおり、まず大まかな入社可能日を伝えることで入社意欲を示すことができます。また、引き継ぎや手続きといった職責を果たすために時間が必要な旨を伝えることで、仕事に真面目に取り組む姿勢をアピールできるでしょう。
離職中
離職中の場合は、「明日からでも勤務可能です」など仕事に対する意欲を示すのがポイント。転職活動の場合、企業は即戦力となる応募者に対して一日でも早い入社を求めている可能性があります。企業側の手続きや準備などの関係で即日入社は基本的に難しいものの、会社の都合に柔軟に合わせる姿勢は評価される可能性があるでしょう。
入社日はメールと電話のどちらで連絡すべき？
現職の上司と相談して退職日が確定したら、転職先の採用担当者に連絡する必要があります。連絡方法としては、電話かメールが一般的。早めの連絡が必要な場合は電話、繁忙期などで採用担当者が忙しく電話に出られない場合はメールを使用します。また、事前に連絡方法を指定されていれば、企業の指示に従いましょう。以下で、電話とメールそれぞれの場合の例文を紹介するので、連絡する際の参考にしてください。
電話で伝える場合の例文
お忙しいところ失礼いたします。
△月△日に面接を受けさせていただきました○○（氏名）と申します。
この度は、内定のご連絡、誠にありがとうございました。
本日は、入社日の日程調整についてご連絡させていただきました。
就業規則と引き継ぎのため、退職日は△月△日となりました。
そのため、入社日は○月○日以降とさせていただけますと幸いです。
（転職先の担当者とやり取り）
ありがとうございます。お忙しいところ大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
電話をかける時間帯にもマナーがある
企業に電話をかける場合は、連絡する時間も重要です。基本的に、始業から30分以内と終業30分前は忙しい可能性があるので避けた方が無難。一般的には、午前10時～正午と午後2～4時が望ましいでしょう。企業へ電話をかける際のマナーについては、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムもあわせてチェックしてみてください。メールで伝える場合の例文
件名：入社日程の件（自分の氏名）
本文：△△株式会社 ○○部 ●●様
お世話になっております。
△月△日に面接を受けさせていただいた○○（自分の氏名）です。
この度は、内定の連絡をいただきまして誠にありがとうございました。
面接でご相談させていただいた入社日程ですが、就業規則と現在担当している業務の引き継ぎのため、●月●日が退職日と決定いたしました。
そのため、入社日は●月●日以降で調整していただけると幸いです。
お忙しいところ大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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署名
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業務や引き継ぎの関係などで、面接で伝えた入社可能日よりも遅くなるときは、謝罪の言葉を追加しておきましょう。署名のテンプレートについては「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」のコラムで紹介しているので、作成の際の参考にしてください。
入社日を変更したいとき
引き継ぎがうまくいかなかったり、プロジェクトで問題が発生したりして、事前に伝えていた入社日に間に合わない…という事態も考えられます。「どうしても入社日に間に合わない…」という場合は、速やかに担当者に電話で連絡しましょう。その際、必ず「延期の理由」と「謝罪」を忘れないようにし、誠意を示して担当者が納得できるよう配慮することが重要です。また、入社日の延期は一度きりであることも必ず伝えましょう。
入社日は変更しないのがマナー
退職先の企業でトラブルなどが発生した場合でも、基本的には一度決定した入社日を守るのがマナーです。転職先は、その日に社員として迎え入れる準備を整えているので、スケジュールが崩れると業務全体に影響を及ぼす可能性も考えられます。
採用条件として入社日が書類に明記されている場合は、内定取り消しになる恐れもあるでしょう。もし、現在勤めている会社から退職の引き止めに合っているなら、はっきりと自分の意思を示したり、さらに上の上司に掛け合ったりすることも必要です。
「引き止めを避けてスムーズな転職をしたい」「円満退職のコツは？」という方は転職エージェントを活用するのも一つの方法です。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
