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ビジネスマナーを心得た正しい封筒の書き方を覚えよう

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書や職務経歴書を郵送するときは、茶封筒よりも白封筒がオススメ

    ・封筒の大きさはA4サイズ、記載方法は縦書きがベスト

    ・個人名宛は「様」、企業名や部署名への宛名は「御中」が基本

    ・書類と一緒に「添え状」を同封するのがビジネスマナー

    ・面接に関する疑問や悩みは就活アドバイザーに相談しよう

履歴書や職務経歴書を郵送するときの封筒の正しい使い方についてご紹介いたします。

 相手に失礼のないように、正しい封筒の選び方や書き方をマスターしよう!

◆封筒はどんなものを選ぶとよい?

封筒を自分で準備する場合に、知っておくべきポイントを見ていきましょう。

【封筒の色】

面接時に使用する封筒の色は、白封筒が無難。茶色の封筒を使うことをマナー違反と捉えている人もいますが、白でなければいけない、という鉄則はないようです。

しかし、茶封筒はダイレクトメールや書類関係のやり取りで使われることが多いため、履歴書が他の書類に紛れ込んでしまって見落とされてしまう…ということも考えられます。

一般的には、丈夫ですぐ目につく白封筒が推奨されています。

【封筒のサイズ】

一般的に販売されている履歴書の書類と一緒に、封筒もセット販売されている場合も多いです。

しかし、市販されている履歴書に入っている封筒はアルバイト用と認識されています。そのため、履歴書と職務経歴書を郵送する場合は、書類が折り曲がらずに入る定形外のA4サイズの封筒を使用するのがベストです。

さらに、中の書類が雨や水滴で濡れてしまわないように、クリアファイルに入れてから封筒に入れるとよいでしょう。

◆封筒への記載方法

A4サイズの封筒に記載するときに悩むのは、縦書きor横書きか、どの位置に書いたらよいのか、文字の大きさはどのくらいがベストなのか…など。大きいがゆえに分からなくなってしまう悩みが挙げられます。

下記では、そんな悩みポイントを押さえつつ、封筒の記載方法で大切なポイントをご紹介していきましょう。

【宛名の書き方に注意しよう】

注意点は以下のとおりです。

・縦書きがベスト

・社名を省略しない(株式会社と記載すること)

・住所を略さない(建物名も略さず記載すること)

・個人名義宛のときは「様」をつける

・会社宛のときは「御中」をつける

・指定封筒に「行」と書かれてある場合は2重線で消す

企業名のみや部署名までの宛先である場合は「御中」だけで問題ありません。もし、担当者名を明記する場合は、御中ではなく「様」をつけるのが常識です。

もし、指定封筒を使用するときは、宛名の最後に書かれてある「行」の文字を2重線で消したあと、宛名にあった言葉を記載しましょう。

【封筒の裏には自分の住所氏名を明記する】

封筒裏の左下に、自分の住所と名前を縦書きで書きましょう。

宛名同様に、建物の名称も略さずに記載します。

封をするときは、簡単に剥がれてしまわないように、しっかりと端から端まで糊付けをして閉じましょう。

閉じたあとは、「〆」の証を付けるのが基本です。

〆のマークは未開封の意味を表しており、途中で誰も開封していない、ということの証にもなっています。〆マークを「×」と間違えて記載しないように十分注意しましょう。

【封筒の中身を明確にすること】

就活用に販売されているタイプは、表面に「履歴書在中」「応募書類在中」と赤字で明記されているものが多いです。すでに封筒に書かれてある場合は、郵便番号と住所、宛先を表面に、自分の住所氏名を裏面に記載します。

もし、書かれていない封筒を使用する場合は、赤文字で表面の左下に分かりやすく明記しましょう。手書きに抵抗のある人は、文房具店や100円ショップなどで販売されている「履歴書在中」のスタンプを購入するとよいでしょう。

「履歴書在中」と書くのには理由があります。

それは、確実に採用担当者まで届くようにするためです。

担当者の名前を明記していたとしても、中身がよくわからないことで封を開けずに放置されてしまう可能性があります。

どんな書類が入っている封筒なのか、ということが把握できた時点で重要度も増してくるでしょう。

【その他で注意すること】

・切手はまっすぐに貼ること

・郵便料金に不足が生じないようにすること

・書留は担当者の負担になる可能性があるため避けた方が無難

など

◆書類を送るときは添え状をつけよう

書類と一緒に「添え状」を同封するのはビジネスマナーの基本です。

添え状に関することと、書類を封筒に入れるルールも合わせてお話しましょう。

【添え状の書き方】

履歴書・職務経歴書と共に同封する「添え状」。

あくまでも、封筒に入っている書類の枚数を正確に伝えるための文書です。

添え状は市販されているものではないため、自分で作成する必要があります。一般的な書き方がテンプレート化されたものもあるため、ダウンロードもしくは参考にしつつ作成しましょう。

添え状には、ポストに投函する日を記載します。西暦・和暦はどちらでもOKですが、履歴書や職務経歴書と合わせるのがベストかもしれません。

添え状が同封されている場合、少なからず担当者にとって印象は悪くないはず…。しかし、添え状の有無が評価に直接つながるとも限りません。

同封されていなかったからといって評価が下がるわけではない、という企業も多く、個人の判断に委ねられる部分が大きいといえます。

【封筒に入れるときのルール】

おおまかなルールは以下のとおりです。

・書類の上下左右をすべて揃える

・折れや汚れがつかないように気をつける

・クリアファイルに入れる(個人の判断による)

基本的なことですが、書類の向きをすべて揃えることはとても大切なことです。

書類が逆さまに入っていたり、それぞれ向きが違っていたりすると、担当者の方の手を煩わせてしまうことになります。印象もよくないため、最終チェックの段階で、書類の向きを統一させることが重要です。

◆初めての就活も安心!書類作成の指導をしています 

当ハタラクティブでは、就職のサポート以外に、書類対策や就活時の基本マナーについての指導も行っています。

指導するのは、在籍しているプロの就活アドバイザーです。

就活自体がほぼ初めて、という方もご安心ください。

応募書類の郵送方法からその後のアフターフォローまで、完全バックアップによる快適な就活ライフを保証いたします!

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