履歴書をメールで送付する際のパスワードは複雑にする？マナーや例文も紹介

履歴書をメールで送るとき、「パスワードはいらない？」「パスワードはどんな文字すべき？」と悩んでいる方もいるでしょう。また、履歴書の作り方や、メール添付の仕方に不安がある方もいるはずです。このコラムでは、履歴書をメールで送るときの例文と基本マナーを詳しく解説。履歴書のPDFファイルにパスワードをかける方法ついてもステップごとにご紹介します。就職活動・転職活動の参考にしてみてください。

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履歴書をメールで送るときのパスワードは複雑なのが良い？

履歴書をメールで送るときに設けるパスワードは、英語だけや数字だけを選択するよりも、両方を混ぜたほうが複雑になり、より安全です。履歴書には個人情報が多く含まれているため、万が一メールが流出したとき予測しやすいパスワードだと、パスワードを知らなくても簡単に開けてしまいます。

そのため、送付日や自分の誕生日、アドレスに使用している文字など予測されやすいものは避け、ある程度複雑なパスワードを選択しましょう。あまりにも簡単なパスワードを選択すると、企業からも「危機管理能力が低い」と判断されてしまいます。

また、失念しないよう設定前にメモをすることも大切。念のため、自分が選択したパスワードで履歴書ファイルを問題なく開けるかどうかを確認しておきましょう。

「履歴書をメールで提出するときの貼付方法や送り方は？例文とあわせて紹介！」のコラムでも、履歴書をメールで送るときのパスワードについてまとめているので、参考にしてください。

履歴書作成からメールを送るまでの流れ

履歴書をメールで提出するよう求められたら、手書きではなくExcelやWordで作成しましょう。手書きの履歴書をスキャナーで取り込む方法もありますが、画質が粗く見づらくなります。また、あらかじめパソコンを使用したメールを指定されているので、作成にもパソコンを使用して問題ありません。

ExcelやWordで作成したら、PDF形式で保存します。保存した履歴書のファイルにパスワードを設定し、メールに添付。応募先企業へ「履歴書送付メール」と、「パスワード送付メール」の2通を送れば提出完了です。

履歴書の保存の方法とパスワードの付け方

ここでは、履歴書の保存方法とパスワードの付け方を解説します。

履歴書ファイルをPDF形式で保存する

履歴書をメールで送るときは、PDF形式で保存するのが望ましいでしょう。PDF形式は、文字化けや改変の恐れが少なく印刷もしやすいため、履歴書送付の際は最も一般的な保存形式といえます。ExcelやWordで作成した履歴書を、PDF形式に変換し保存する方法は以下の4ステップです。

• ・1.「ファイル」をクリック
• ・2.「名前を付けて保存」の「参照」を選択
• ・3.「ファイルの種類」のなかにある「PDF」を選択
• ・4.「保存」をクリック

ファイル名に明確な決まりはありませんが、一般的には「履歴書_氏名.pdf」と記載します。ほかのファイルに埋もれてしまわないよう、採用担当者がひと目見てすぐに「どのようなファイルか」を明記する必要があるからです。

なお、パソコンのバージョンや設定によっては、上記の方法でExcelやWordの履歴書ファイルをPDF形式へ変換できない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

履歴書ファイルにパスワードをかける

冒頭でも説明したように、個人情報が書かれている履歴書にはパスワードをかけるのが望ましいです。ただし、PDFファイルにかける場合、専用の圧縮ソフトがないと設定できないこともあるようです。

ここでは、履歴書ファイルをPDF形式に変換すると同時にパスワードをかける方法と、圧縮ソフトを使う場合のステップをそれぞれ紹介します。

履歴書のパスワードのかけ方

履歴書をPDFに変換する際にパスワードをかける方法は、以下の6ステップです。

• ・1.「ファイル」をクリック
• ・2.「名前を付けて保存」を開く
• ・3.「ファイルの種類」から「PDF」を選択
• ・4.「ツール」の「全般オプション」で「読み取りパスワード」を入力
• ・5.「OK」をクリック
• ・6.「名前を付けて保存」から「保存」をクリック

Wordの場合は1～3まで同じステップですが、その後「オプション（その他のオプション）」で「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択し、「パスワード」および「パスワードの再入力」に入力します。最後に「OK」をクリックすれば完了です。

すでに完成したPDFファイルにパスワード設定する場合

すでに作成が完了している履歴書のPDFファイルにパスワードを設定する方法は、以下の5ステップです。

• ・1.パスワード設定ができる圧縮ソフトをインストール
• ・2.新規フォルダを作成し、履歴書のファイルを格納
• ・3.履歴書ファイルを格納したフォルダを右クリック
• ・4.「圧縮」を選択し、「.zip（pass）」をクリック
• ・5.パスワードを入力し「OK」で完了

すでにPDFファイルを作成している場合は、別途圧縮ソフトのインストールが必要になります。インストールを避けたい場合は、変換の段階でパスワード設定を行ってください。

履歴書をメールで送るときの本文の書き方

履歴書を送る際のメールの書き方を項目ごとに紹介します。誰が送ったどのような内容のメールなのか、一目で分かるようにしましょう。

件名

メールの件名には「用件」と「自分の氏名」を必ず明記します。たとえば、「中途採用／△△部署応募の件／履歴書の送付／△△（氏名フルネーム）」のように、件名を見ただけで内容が伝わることを意識しましょう。

企業の採用担当者は日々多くのメールを受信しているため、分かりづらい件名は見逃されてしまいます。また、件名は長すぎると読みにくいため、簡潔かつ明確な件名を記載することが重要です。

宛先

ここから本文に記載していきます。「法人名＋会社名」「部署名」「担当者氏名」までが宛先です。部署名や氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書いて問題ないでしょう。

あいさつ

ビジネスメールでは「お世話になっております。△△（氏名）です」と書くのが基本。ただし、初めて送るメールでは「お世話になります。△△です」としましょう。現在ほかの職場で働いていても、ここに社名を記載する必要はありません。

内容

1通目のメールには、「履歴書送信メールであること」「添付した履歴書ファイルにパスワードを設定していること」「後ほど送信するメールでパスワードを知らせること」の3つを書きます。

2通目のメールには、「先ほど送信した履歴書ファイルのパスワードを伝えるメールであること」を伝えましょう。

締め

採用担当者に対して、履歴書確認のお願いと面接希望であることを伝えます。「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします」「ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです」など、採用担当者へ感謝の気持ちを述べると良いでしょう。

署名

署名は、「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を、それぞれ改行して記載します。メールアドレスと電話番号は、自分が確認しやすいものを記入しましょう。ここでも、現職の連絡先を記載する必要はありません。

「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムでも、企業とメールをやり取りするときのマナーについて触れています。

履歴書をメールで送るときの例文

先述したように、履歴書をメールで送るときは「履歴書ファイルを添付するメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通を準備するのが一般的です。

また、事前に応募先企業と連絡を取り、履歴書送付指示があったうえで送る場合と、求人を見て直接履歴書を送る場合があると考えられるため、以下で順に例文を紹介します。

1通目のメール例文：企業から履歴書送付指示があった場合

件名：応募書類ご提出の件／履歴書添付／氏名（フルネーム）

本文：

株式会社△△人事部 △△様（採用ご担当者様）

お世話になっております。氏名（フルネーム）と申します。

ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を、本メールに添付させていただきます。

お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどPDFファイルのパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。


-------------------------------------------------
氏名（フルネーム）
〒△△△-△△△△
住所：△△県△△市△△町△△丁目△△
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：△△@△△
-------------------------------------------------

1通目のメール例文：求人を見て応募する場合

件名：中途採用／△△職応募の件／氏名（フルネーム）

本文：

株式会社△△採用ご担当者様

はじめてご連絡させていただきます。

氏名（フルネーム）と申します。

このたび、△△に掲載されておりました貴社の求人情報を拝見し、前職の△△で得た経験を活かしたいと思い、応募させていただきます。

本メールにて履歴書と職務経歴書を添付させていただきますので、お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

尚、応募書類のPDFファイルにはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。


-------------------------------------------------

氏名（フルネーム

〒△△△-△△△△
住所：△△県△△市△△町△△丁目△△
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：△△@△△

-------------------------------------------------

2通目のメール例文：履歴書ファイルのパスワードを知らせる

件名：履歴書パスワード送付の件／氏名（フルネーム）
本文：

株式会社△△　人事部 △△様（採用ご担当者様）
お世話になっております。
先ほど履歴書のPDFファイルを送付いたしました氏名（フルネーム）です。
履歴書ファイルのパスワードは以下のとおりです。


=====================
パスワード：△△△△
=====================

お手数をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。


-------------------------------------------------

氏名（フルネーム）
〒△△△-△△△

住所：△△県△△市△△町△△丁目△△
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：△△@△△
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メールで送る履歴書に顔写真は必要？

メールで送付する場合も履歴書に変わりはないため、顔写真は、応募先企業から「不要」と言われない限り必要です。

履歴書メールに顔写真を添付するやり方は主に2つあり、1つ目は、事前に自分でスマホやデジタルカメラなどで撮影した写真データを自分のパソコンに取り込む方法。2つ目は、写真館やスタジオで撮影した写真データを、自分のパソコンに取り込む方法です。

パソコンに保存した顔写真は、手書きの履歴書と同様で「顔写真貼付け欄」に添付。顔写真はトリミングして、サイズを合わせてから履歴書へ貼り付けましょう。なお、プリンタで証明写真そのものをスキャンする方法もありますが、画像が乱れる可能性があるため、画質の調整を行う必要があります。

履歴書メールに顔写真を添付するステップは、「履歴書をメールで送るとき写真はどうする？添付方法を詳しく解説！」のコラムで、また添付する写真の撮影はスマホでもいいのかなどの疑問を解説している「Web履歴書の写真はスマホで良い？自撮りはNG?貼り付け方も解説」もあわせてご覧ください。

スマホで履歴書を作ってメールで送る方法

パソコンがない場合はスマホのアプリを利用して履歴書を作成し、メールで送る方法があります。基本的にスマホにはWordやExcelが搭載されていないので、履歴書作成のアプリを使うか、Web上の履歴書作成サービスを利用しましょう。

コンビニで印刷できる機能が付いているアプリを選べば、プリンターがなくても簡単に印刷できます。Web上のサービスを利用すると名前や職歴を入力するだけで履歴書が作れるので、ぜひ利用してみましょう。スマホやアプリを使用した履歴書作成の方法を詳しく解説しているこちらのコラム「履歴書作成を効率化！スマホやパソコンの活用方法と基本のルールを紹介」も参考にご覧ください。

応募から2～3日以内に送るのがベター

履歴書は応募から2～3日以内、可能であれば依頼を受けた後すぐに作成してメールで送るのがベター。採用担当者を何日も待たせると、「採用しても仕事が遅いのでは？」「メールをきちんとチェックしていない？」などとネガティブなイメージを与えてしまうこともあります。

また、メールは応募先企業の就業時間内に送るよう心掛けましょう。深夜や早朝などに送ると、一般常識がない人だと思われる可能性があります。

履歴書の作り方やメール送信の仕方に不安がある方は、就職・転職エージェントを活用するのも一つの手です。就職・転職支援サービスのハタラクティブでは、専任アドバイザーが一人ひとりに合った企業紹介を行うのが特徴。

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